La mise en place d’un service spécifique entièrement axé sur la relation avec les médias fait partie intégrante de la création d’un OGE. Un service des relations avec les médias (parfois appelé centre de presse) est le point focal des médias pour recevoir des informations récentes et continues sur les progrès réalisés quant à la gestion des élections. Dans certains cas, il est intégré à un service de relations publiques (ou affaires publiques) plus important, qui s’occupe à la fois des médias et du grand public. Pour davantage de clarté et de cohérence avec le thème principal « Médias et élections », cette discussion porte uniquement sur les relations spécifiques aux médias. Comme nous l’avons vu précédemment, le service des relations avec les médias est un service différent de celui ou ceux consacrés à l’information des électeurs, à l’éducation des électeurs et à l’éducation civique, même si bon nombre de leurs activités respectives bénéficient de la collaboration et de la communication régulière entre ces services.
La structure physique d’un service des relations avec les médias dépend de l’ampleur de la tâche et des ressources à la disposition de l’OGE. Un service peut ou non disposer d’un centre de presse (voir la section Centre de presse ci-dessous pour de plus amples informations), dans lequel les médias peuvent se rassembler pour divers événements, tels que des conférences de presse ou des réunions. Sa création dépend du financement, de l’espace disponible et des considérations de sécurité, mais il constitue généralement une ressource précieuse pour le service des relations avec les médias, car il réduit le temps de préparation d’un événement et garantit une certaine cohésion (pour les médias comme pour le personnel du service) et la fiabilité de l’équipement.
Dans certains cas, le centre est composé d’un siège central avec des antennes sur le terrain où se trouve la majorité du personnel chargé des relations avec les médias. Dans ce cas, un petit local suffit pour le siège. Si toutefois, l’essentiel des activités des médias se déroule dans un lieu principal, alors les locaux doivent être suffisamment grands pour pouvoir accueillir un personnel nombreux.
Il va sans dire qu’un service des relations avec les médias efficace (y compris les antennes) dispose des équipements essentiels, y compris une connexion Internet fiable et à haut débit, des ordinateurs, photocopieurs, scanneurs, téléphones fixes, téléphones portables, etc.
Le personnel est sans doute plus important encore que le matériel. Ce service dispose généralement d’au moins un porte-parole, qui est le principal interlocuteur des médias pour les échanges « officiels », c’est-à-dire les conversations entre cette personne et les médias que ces derniers sont libres de citer ou du diffuser sans y apporter aucune modification. Ce porte-parole répond également aux demandes de déclarations ou de commentaires sur des questions précises de la part des médias. Il s’agit souvent d’un membre de la commission électorale, reflétant l’importance et l’ancienneté de ce poste. Le porte-parole sera le « représentant » de l’OGE ; il est donc essentiel que cette personne soit neutre, compétente en matière de diplomatie et capable de répondre succinctement et clairement aux questions (parfois sensibles) des médias. Les dangers que représente un porte-parole d’OGE qui se comporte de façon partisane ont été illustrés lors des élections présidentielles de 2007 au Timor oriental : le porte-parole d’un OGE, également membre d’une commission électorale, a exprimé son soutien à un candidat et en a critiqué un autre, portant ainsi atteinte à la réputation de l’OGE[i].
Outre un ou plusieurs porte-parole, le nombre de membres du personnel du service dépendra de la charge de travail. Le personnel devra être suffisant pour faire face à une éventuelle recrudescence des demandes des médias, notamment lors des phases sensibles des élections comme le jour du scrutin, la période de dépouillement et la proclamation des résultats. D’ordinaire, certains membres du personnel sont chargés d’effectuer des recherches afin de pouvoir proposer des comptes-rendus réguliers aux autres membres du service sur les sujets d’actualité du jour ou de la semaine. Le service peut également se doter de personnes expérimentées dans la rédaction de messages et de sujets d’actualité, capables d’écrire des textes pertinents, accrocheurs et succincts. Les membres du personnel ayant des antécédents dans le journalisme, les relations publiques ou des domaines associés offrent un savoir-faire précieux pour la rédaction de communiqués de presse, points de discussion, réseaux de médias, etc.
[i] « Democratic Republic of Timor-Leste, Final Report: Presidential and Parliamentary Elections, April, May & June 2007 », (mission d’observation électorale de l’Union européenne, 2007), p. 17, http://www.eeas.europa.eu/eueom/pdf/missions/final_report-timorleste-2007_en.pdf
