الأدوات والأساليب المستخدمة في العلاقات الإعلامية
هناك نطاق متباين من الأساليب والأدوات التي يمكن أن تستخدمها هيئات إدارة الانتخابات للوصول إلى الجماهير من خلال الإعلام وضمان وصول رسائلها إلى الهدف بدقة وفاعلية. تتضمن هذه الاختيارات أو الأساليب: الملخصات الإعلامية، والمؤتمرات الصحفية والبيانات الصحفية، ومجموعات الإحاطة، والمواقع الإلكترونية ووسائط الإعلام الحديثة والجولات الصحفية وهلمّ جرا. من المهم التأكيد على هذه النقاط بخصوص وضع هذه الأساليب وتنفيذها:
• كلما أمكن، يجب أن يتم التعامل مع العلاقات الإعلامية من خلال إدارة خاصة للعلاقات الإعلامية (أو من خلال مسؤول إعلامي متخصص إن تعذر ذلك، ويفضل أن يكون له خبرة في التعامل مع الإعلام).
أساليب العلاقات الإعلامية جزء من استراتيجية أكبر تجاه الإعلام تضعها هيئة إدارة الانتخابات. إدارة العلاقات الإعلامية تعتبر مكونًا، إلا أنه مكون حيوي، ضمن جهد أشمل للوصول إلى الناخبين وتحقيق الشفافية في إدارة الانتخابات. لذا فمن الضروري استمرار التنسيق عن كثب بين إدارة العلاقات الإعلامية والإدارات الأخرى في هيئة إدارة الانتخابات مثل إدارات التوعية المدنية وتوعية الناخبين، والإطار القانوني والعمليات والمراقبة والمسائل المتعلقة بالنوع الاجتماعي. ليس فقط لأن العديد من الأسئلة التي سوف تواجهها إدارة العلاقات الإعلامية سوف تتعلق بهذه الإدارات وأنشطتها، ولكن لأن غياب التنسيق يمكن أن يؤدي أيضًا إلى رسائل متعارضة، سوف تقوض مصداقية هيئة إدارة الانتخابات في نظر الجمهور.
• ورغم أن هيئات إدارة الانتخابات يجب أن تكون لديها القدرة على الاستجابة بسرعة للأحداث، إلا أن معظم أساليب العلاقات الإعلامية يمكن إعدادها مسبقًا وتخطيط استخدامها بحرص.
• بالإضافة إلى استمرار الإلمام بأنشطة إدارات هيئة إدارة الانتخابات الأخرى، سوف تستفيد إدارات العلاقات الإعلامية من مراقبة المستجدات السياسية والاجتماعية في البلاد ذات الصلة بالانتخابات أو التي قد تؤثر فيها. وسوف يضمن هذا ألا يفاجأ طاقم العمل المختص بالعلاقات الإعلامية بأن تُعلِمهم وسائل الإعلام بقضايا وتطلب منهم تعليقًا (سواء كانت الأسئلة تقتضي تعليقًا أم لا) دون أن يكونوا مستعدين لذلك. كما سوف يساعد الحفاظ على الإلمام بالموضوعات إدارة العلاقات الإعلامية على التنبؤ بالأسئلة أو المخاوف التي قد تنشأ والإجابات المتنوعة عن السيناريوهات المحتملة.
سوف يتم استعراض مختلف الأساليب والأدوات المتاحة أمام هيئات إدارة الانتخابات في صفحات منفصلة:
• ملخصات أو كتيبات الإحاطة؛
• المواد الصوتية والمرئية مسبقة التسجيل؛
• البيانات الصحفية؛
• المواقع الإلكترونية؛
• المؤتمرات الصحفية؛
• البيانات الإعلامية الموجزة؛
• الجولات الإعلامية؛
• المركز الإعلامي؛
• المقابلات.
