Il existe une vaste panoplie d’outils et de techniques auxquels l’OGE peut avoir recours pour mener ses opérations de communication auprès du public à l’aide des médias et garantir la pertinence, l’exactitude et l’efficacité de ses messages. Cette panoplie comprend les points de presse, les conférences de presse, les communiqués de presse, les dossiers de presse, les sites Internet, les nouveaux médias, les visites de presse, etc. Pour élaborer et mettre en œuvre ces techniques, il est important de souligner les points suivants :
- Dans la mesure du possible, les relations avec les médias devraient être assumées par un service spécialisé dans ce domaine ou, à défaut, par un spécialiste des médias, de préférence une personne ayant déjà travaillé en tant qu’attachée de presse.
Les techniques de relation avec les médias font partie de la stratégie médiatique globale élaborée par l’OGE. Le service des relations avec les médias n’est qu’un acteur, bien qu’essentiel, du processus de plus grande ampleur de communication d’informations destinées aux électeurs et de transparence de l’administration électorale. Il est dès lors crucial que ce service travaille de concert avec les autres services de l’OGE, tels que les services chargés de l’éducation civique et électorale, du cadre législatif, des opérations, de l’observation et de la parité. Non seulement un grand nombre des questions auxquelles le service des relations avec les médias sera confronté auront un lien avec les autres services et leurs activités, mais l’absence de coordination peut également entraîner la communication de messages contradictoires qui saperont la crédibilité de l’OGE aux yeux du public. - Les OGE doivent être capables de réagir rapidement aux événements, mais la plupart des techniques de relations médias peuvent être préparées et soigneusement planifiées.
- Le service des relations avec les médias doit non seulement se tenir au courant des activités des autres services de l’OGE, mais il peut aussi tirer profit de l’observation étroite des événements politiques et sociaux à l’intérieur du pays qui sont pertinents pour les élections ou qui peuvent avoir une incidence sur ces dernières. En procédant de cette manière, les membres du personnel du service ne seront pas pris au dépourvu lorsque les médias attireront leur attention sur certains sujets et leur demanderont de faire part de leur analyse (qu’il soit ou non nécessaire de répondre à leurs questions). En se tenant informé des événements, le service des relations avec les médias pourra également anticiper les questions ou les sujets de préoccupation qui pourraient être soulevés et préparer des réponses s’y rapportant.
Différents outils et techniques à la disposition des OGE seront examinés sur des pages distinctes :
- les dossiers de presse ;
- le matériel audio et vidéo préenregistré ;
- les communiqués et les déclarations de presse ;
- les sites Internet ;
- les conférences de presse ;
- les points de presse ;
