La primera etapa de una estrategia para el desarrollo e implantación de un proyecto es una evaluación de necesidades. ¿Qué se está haciendo actualmente? ¿Qué se quiere mejorar? ¿Qué esperan los involucrados? ¿Qué piensa el personal de la introducción de nueva tecnología? ¿Puede la nueva tecnología satisfacer las necesidades y expectativas generadas? Al final del proceso de evaluación, se podrá o no concluir sí la tecnología es lo que se necesita.
Una vez que se decide incorporar nueva tecnología o actualizar la existente, se necesitará delinear un plan detallado para asegurar el apoyo de los interesados y los fondos para su implantación. Se requiere un buen plan de negocios para asegurar el compromiso y financiamiento de los interesados. Se necesitan especificaciones detalladas al momento en que, una vez que se ha logrado un acuerdo y obtenido financiamiento, el organismo electoral esté en condiciones de iniciar el proceso de selección y compra.
Evaluación de necesidades
La evaluación de necesidades frecuentemente empieza con un análisis riguroso de los procesos existentes. Este proceso permitirá identificar carencias y potenciales áreas de mejora. Habiendo identificado las necesidades de mejora, un análisis de la tecnología disponible, incluyendo una investigación de los métodos empleados por otras autoridades, puede indicar que existen una o varias soluciones tecnológicas a esas necesidades.
En esta etapa es posible seguir diferentes cursos de consulta de manera simultánea:
- Los asesores técnicos pueden determinar si la solución tecnológica propuesta es apropiada para el propósito fijado.
- Los asesores financieros pueden estimar su costo y determinar si es asequible (ver Precios Asequibles y Presupuestación).
- Los administradores del proyecto pueden determinar si existe apoyo dentro del organismo electoral para su incorporación.
- Los altos oficiales pueden consultar a los interesados a propósito del cambio propuesto, si así resulta conveniente.
- Se pueden explorar soluciones alternativas para determinar si existen opciones menos costosas o más efectivas -no necesariamente todas las soluciones deben ser tecnológicas.
Al final de la evaluación de necesidades, es probable que el organismo electoral tenga una sólida comprensión de la necesidad de cambio y una clara indicación sobre la opción más apropiada para atender las necesidades. Esta información puede ser utilizada para preparar la siguiente fase de la estrategia de desarrollo e implantación del proyecto, el plan de negocios.
Plan de negocios
Los planes de negocios se utilizan para persuadir tanto a los administradores internos como a los usuarios o interesados externos sobre la necesidad de la nueva tecnología propuesta. Un buen plan de negocios deberá estar bien estructurado, ser lógico y persuasivo y contener suficientes detalles para los públicos interesados. Mostrar más elementos de los que la audiencia necesita o puede comprender puede resultar negativo. Debe mostrar claramente los costos y beneficios de la propuesta. Idealmente, la propuesta debe estar presupuestada para todo el ciclo de vida esperado del proyecto y no solo para el siguiente año financiero.
Es probable que el trabajo más arduo para preparar el plan de negocios haya sido realizado durante la fase de evaluación de necesidades. Tanto el plan como la evaluación de necesidades están orientados para persuadir, aunque se dirigen a audiencias distintas. Si la evaluación de necesidades ha tenido éxito al persuadir a los promotores de la propuesta, tendrá todavía que recorrer un largo camino antes de fundamentar el plan de negocios para venderle la propuesta a los demás interesados.
Un plan de negocios típico puede contener los siguientes elementos:
- Una manifestación clara de la opción propuesta.
- Una sólida fundamentación de su necesidad.
- Una indicación clara de cualquier otra información relevante sobre la propuesta.
- Un examen de las otras opciones disponibles y una fundamentación del porqué se prefiere la opción propuesta.
- Un señalamiento sobre los costos y beneficios no monetarios de la opción propuesta.
- Una evaluación de los costos y ahorros monetarios asociados con la propuesta, incluyendo una presupuestación a lo largo de su ciclo de vida estimado.
- Una indicación sobre los pasos necesarios para la aprobación de la propuesta, por ejemplo una autorización del gabinete o una iniciativa legal del parlamento.
- Una indicación sobre las consultas que se han realizado o requieren llevarse a cabo con todos los interesados o implicados.
- Un cronograma.
- Una recomendación para proceder con la propuesta.
Especificaciones
Una vez que el plan de negocios ha sido aprobado por las autoridades competentes y se ha asegurado la provisión de fondos (ver Obtención de Fondos), el siguiente paso consiste en seleccionar a los proveedores de los bienes y servicios necesarios. Dependiendo del tamaño, costo y complejidad del proyecto, esto puede implicar un proceso de licitación. Los proyectos de menor tamaño se pueden avanzar solicitando cotizaciones de los proveedores. Para mayores detalles para la selección de proveedores por licitación o cotización, ver:
Un componente clave de una solicitud de licitación o cotización es el de definir con toda precisión y claridad las especificaciones de la tecnología requerida. Con las especificaciones normalmente se persiguen objetivos técnicos, por lo que deben ser muy precisos y detallados. Deben indicar claramente y sin ambigüedad que productos o servicios se buscan.
Las características de las especificaciones pueden variar ampliamente dependiendo de los productos o servicios requeridos. Como regla general, las especificaciones pueden contener:
- Una indicación clara de los productos o servicios requeridos, ofreciendo todos los detalles necesarios para su identificación.
- Una explicación clara sobre el objetivo esperado de los productos o servicios.
- La inclusión de cualquier otra información relevante.
- De ser el caso, una indicación de los costos estimados de los bienes o servicios requeridos.
- Una indicación de los pasos que tendrán que tomarse antes de que el proyecto pueda iniciarse, como por ejemplo una aprobación por parte del gobierno o la promulgación de una ley.
- Un cronograma del proyecto.
- Una indicación de que requerimientos son obligatorios y cuáles opcionales.
- Una indicación de si los bienes o servicios tienen que ajustarse a cualquier norma o control de calidad reconocido.
- Una lista de los requerimientos de prueba que deben ser satisfechos antes de iniciar su implantación.
- Una descripción de los niveles exigidos de seguridad, de ser el caso.
- Una descripción de cualquier documentación que se requiera, como manuales técnicos o del usuario.
- La indicación sobre si la capacitación forma parte del servicio.
- Una indicación de cómo serán evaluadas las propuestas de los proveedores.
- Una solicitud para indicar la forma en que las variaciones de las especificaciones afectarán el costo del proyecto (por ejemplo, si se lleva a cabo trabajo extra, ¿en qué costos adicionales se incurrirá?)
La lista anterior no es exhaustiva y otras consideraciones pueden ser aplicables a un caso en particular.
La información más importante que se debe incluir son los detalles específicos sobre los bienes o servicios deseados. De ser posible, es muy recomendable anticipar todas las posibles variaciones a las especificaciones de un proyecto y considerarlas desde una principio. Normalmente se incurre en costos adicionales cuando las especificaciones son alteradas una vez que se ha elegido a los proveedores. Una cuidadosa valoración en la etapa de especificaciones puede evitar que un proyecto exceda el presupuesto estimado e incrementar sus posibilidades de éxito.
