En la mayoría de los casos, la nueva tecnología no puede ser implantada rápidamente sin correr el riesgo de fallas. Esto es particularmente cierto en el ámbito electoral, donde la tecnología especializada debe operar a la perfección a la primera oportunidad. Tratándose de una elección, normalmente solo hay una oportunidad de hacer las cosas bien.
El tiempo necesario para el desarrollo e implantación de la nueva tecnología dependerá de su complejidad. Si se trata de tecnología estándar la implantación puede hacerse con relativa rapidez.
Sin embargo, muchas aplicaciones tecnológicas en el campo electoral comprenden algo más que productos estándar. En algunos casos, los productos estándar tienen que ser adaptados o modificados para ejecutar tareas distintas a aquellas para las que fueron diseñados. En otros se tienen que diseñar o fabricar nuevos productos para satisfacer necesidades electorales específicas. En estos casos el tiempo necesario para completar el proceso de desarrollo de un proyecto no debe ser subestimado.
Las metodologías para el desarrollo e implantación del proyecto que se recomienda seguir cuando se incorporan nuevas tecnologías para propósitos electorales se indican en Metodologías para el Desarrollo e Implantación de Proyectos. Las listas de revisión incluidas en esta sección tratan de ofrecer un indicador sobre el número y complejidad de las tareas que deben ser realizadas antes de operar la tecnología electoral.
Es fácil advertir que las tareas requeridas para implantar un proyecto tecnológico complejo como un registro electoral automatizado o un sistema de votación electrónica pueden tomar varios meses, un año o más para su concreción. Entre más tiempo se tome, es más probable que el proyecto resulte exitoso.
No resulta aconsejable fijar un tiempo "promedio" para la instrumentación de un proyecto de tecnología electoral, ya que el tiempo puede variar en función de su complejidad y de los recursos disponibles para llevar a cabo las distintas actividades requeridas. Sin embargo, se pueden ofrecer algunas directrices generales basadas en proyectos tecnológicos que han sido aplicados.
La instrumentación de un tipo particular de tecnología electoral debe formar parte de una estrategia integral de tecnología informativa del organismo electoral. Esta estrategia debe ubicar el proyecto particular en el contexto de las necesidades tecnológicas globales del organismo electoral y asegurar que se cuente con el tiempo y recursos necesarios para llevarlo a cabo.
Los tiempos relacionados con el ciclo electoral del organismo electoral impactan de manera significativa los tiempos disponibles para la conclusión de los proyectos. Los organismos electorales con un ciclo electoral corto (por ejemplo, dos años entre una elección y otra) deben evaluar si es posible introducir nueva tecnología dentro del breve lapso que media entre una elección y otra o si es necesario llevar a cabo la planeación y desarrollo considerando un ciclo completo.
Los organismos electorales que enfrentan ciclos electorales más largos (cuatro o cinco años entre una elección y otra) cuentan con un mayor espacio de maniobra para la planeación e introducción de cambios.
Sin embargo, puede ser un error permitir que se tome mucho tiempo el completar un proyecto de tecnología electoral. El ritmo de cambio tecnológico al inicio del siglo XXI es tan acelerado que algunos productos solo tienen un ciclo de vida de entre uno y tres años. Esto es una razón para tomar una decisión relacionada con la adquisición e instalación de un nuevos sistema hasta el último momento posible.
Existen esencialmente cuatro fases en la metodología que se recomienda para el desarrollo e implantación de un proyecto:
Se requiere concederle suficiente tiempo a cada etapa para asegurar que la tecnología es aplicada de manera efectiva.
La primera etapa, donde se evalúan las necesidades, se busca la aprobación y financiamiento del proyecto mediante la preparación de un plan de negocios y se busca obtener los bienes y servicios a través del desarrollo de especificaciones, que puede tomar más tiempo del estimado. Toda vez que se tiene que consultar a actores o interesados externos y a menudo se dependen de decisiones externas, como la aprobación del gobierno o la promulgación de una ley o reforma legal, el organismo electoral suele tener poca capacidad para acelerar este proceso.
En particular, las solicitudes de financiamiento tienen que sujetarse al ciclo presupuestal del gobierno, lo que significa que solo puede haber una ventana de oportunidad para obtener fondos en cada ciclo presupuestal. Si no se aprovecha esa ventana de oportunidad, es probable que el organismo electoral tenga que esperar hasta el próximo año.
Una forma de acelerar esta etapa del proyecto consiste en llevar a cabo diversas actividades de manera simultánea y no de manera secuencial. Por ejemplo, una vez que se ha determinado la necesidad de nueva tecnología y se ha logrado una aprobación en principio, acciones tan diversas como la formulación del plan de negocios, la aprobación financiera, el proceso de consulta externa, la elaboración de especificaciones y los cambios legislativos o reglamentarios requeridos se pueden realizar de manera concurrente. Sin embargo, se debe tener cuidado de que el organismo electoral no sobre valore sus capacidades y propicie que, por ejemplo, se niegue el financiamiento requerido por no haber estructurado de manera sólida su plan de negocios.
La temporalidad de la segunda fase, el desarrollo del proyecto, dependerá de su complejidad. Los potenciales proveedores deben ser capaces de ofrecer un tiempo estimado para proyectos específicos. Una vez más, los productos estándar pueden ser desarrollados más fácilmente que aquellos que tengan que ser diseñados, programados o manufacturados de forma especial.
Hay que tomar en cuenta que el organismo electoral requiere contar con personal que apoye a los proveedores para que logren cumplir con los plazos estipulados, especialmente cuando los productos tienen que ser manufacturados conforme a las exigencias particulares del organismo electoral.
La tercera fase, el proceso de prueba, puede también tomar más tiempo del estimado. El tiempo requerido dependerá de la complejidad y novedad de un proyecto. Un producto manufacturado especialmente requerirá varias semanas o meses de prueba. En caso de que las pruebas iniciales indiquen que el producto requiere cambios o mejoras, se requerirá más tiempo para los procesos de desarrollo y prueba.
Es muy importante resistir la tentación de quemar tiempos durante la etapa de prueba, ya que un proceso riguroso de prueba puede identificar deficiencias o vulnerabilidades que de otra forma pueden derivar en desastres.
La consulta con otros organismos electorales o instituciones afines puede ayudar a identificar proyectos análogos al que se está considerando y, por tanto, a determinar el tiempo requerido para la ejecución de las diversas etapas del proyecto.
Finalmente, la fase de implantación es aquella en la que la tecnología se instala y despliega para su uso. La lista de actividades que deben ser completadas en esta etapa es larga y diversa (ver Proceso de Implantación). Ya que una efectiva implantación es crucial para el éxito del proyecto, se le debe conceder tiempo suficiente a esta fase.
Una vez más, puede ser posible desarrollar diversas actividades de manera simultánea en la fase de implantación. Por ejemplo, el despliegue del sistema puede ocurrir a la par de la capacitación de los usuarios; la incorporación de información preliminar puede ocurrir al mismo tiempo que la planeación de respaldo y así sucesivamente. Sin embargo, algunas actividades tienen que completarse antes de iniciar otras. Por ejemplo, los materiales para la capacitación de los usuarios tienen que estar listos y se tiene que llevar a cabo el reclutamiento del personal antes de dar inicio a la capacitación de los usuarios.
En suma, desarrollar e implantar nueva tecnología requiere generalmente más tiempo del estimado y se debe realizar cualquier esfuerzo para dedicarle la mayor cantidad de tiempo posible a cualquier proyecto de nueva tecnología.
