La tecnología no funciona por si misma, requiere gente que la opere. Los organismos electorales deben emplear personal para estos efectos.
Personal interno o externo
Quizá la decisión más importante que tiene que tomar un organismo electoral en relación al personal encargado de manejar la tecnología es, si debe ser interno o externo (contratistas o proveedores). Hay ventajas y desventajas en cualquiera de esas opciones y quizá la solución más efectiva radique en usar una combinación de ellas.
Cuando existe la necesidad de apoyo de tiempo completo para llevar a cabo las funciones tecnológicas, es probable que resulte más económico y efectivo en el largo plazo emplear personal permanente (dependiendo de los términos y condiciones aplicables a nivel local). Esto debido a que los contratistas externos suelen tener un costo por hora mayor que el personal permanente.
Sin embargo, cuando las necesidades de personal relacionados con la tecnología son intermitentes, especialmente durante la fase de instrumentación y capacitación en su uso, puede resultar más económico y efectivo contratar personal externo. El uso de personal externo para proyectos con duración limitada elimina la necesidad de buscarle asignación a ese personal cuando el proyecto termina o la necesidad de realizar pagos por indemnización.
Otra ventaja de utilizar personal externo, en particular para funciones altamente especializadas, es que es más probable que los especialistas externos cuenten con la experiencia necesaria. Esto es más importante cuando se trata de tecnología novedosa para el organismo electoral y es poco probable que el personal interno haya tenido contacto con ella. Sin embargo, incluso con sistemas permanentes, es más probable que el personal externo que haya trabajado con distintos clientes y accedido a capacitación especializada resulte más efectivo que el personal interno que no ha contado con esas oportunidades.
Por el contrario, una ventaja de utilizar personal interno, en particular para un uso permanente de tecnología, es que es más probable que el personal interno tenga una mejor comprensión de los sistemas especializados del organismo electoral que los consultores externos. Esto es especialmente cierto cuando el organismo electoral utiliza sistemas especiales que no son de uso general en otro lado.
Cuando se utiliza personal interno, existe el riesgo de depender de un grupo pequeño de individuos que monopoliza todo el conocimiento. Esto es una situación peligrosa, ya que al final todo el personal tiende a moverse ya sea por elección propia o accidental. El organismo electoral puede tomar medidas para asegurar que la salida de personal clave no ponga la operación de su tecnología en riesgo. Se puede requerir que estas personas documenten sus conocimientos para que otras puedan manejar los sistemas en su ausencia. Otra solución consiste en garantizar que determinado personal, interno o externo, sea capaz de operar cada sistema, para que ninguno tenga el monopolio en el conocimiento de alguno de ellos.
Ya que existen pros y contras en el uso tanto de personal interno como externo, la mayoría de los organismos electorales tienden a usar una combinación de ambos. El personal interno suele ser utilizado en funciones permanentes y para garantizar que se mantenga en la memoria institucional. El personal externo es utilizado para tareas de corto plazo, las de implantación y capacitación, pero también es útil para tareas especializadas que requieren calificación técnica o amplia experiencia.
Un organismo electoral también empleará personal cuyo propósito no sea implantar la tecnología, pero que sin embargo tendrá que utilizarla cotidianamente. Virtualmente todo el personal operativo utiliza tecnología diariamente, aún si no se perciben a si mismos como personal especializado en esta materia. En estos casos, la decisión de utilizar personal interno o externo dependerá de sus funciones principales, más que de sus habilidades tecnológicas. A medida que el uso de la tecnología se vuelve más común, es probable que las habilidades en la materia de ese personal se vuelvan más relevantes para su selección y empleo permanente.
