Otra forma de minimizar los riesgos en el uso de tecnología reside en contar con políticas claras acerca de la información en poder de un organismo electoral que puede ser revelada públicamente y cual debe permanecer en secreto.
Muchos sistemas tecnológicos son tan buenos como la calidad de la información que contiene. Esto es particularmente importante tratándose de tecnología electoral, donde la información utilizada la forman a menudo datos personales de los electores o información sobre la votación.
Para que la información electoral sea precisa, es necesario que quienes la suministran estén convencidos de que sus datos personales serán conservados de manera segura y de que cualquier información sensible se mantendrá en reserva. Por otra parte, quienes requieran de la información electoral, como partidos y candidatos, necesitan estar convencidos de que la información es genuina, por lo que es deseable algún tipo de escrutinio público.
Estas necesidades divergentes entre privacidad de los datos individuales y transparencia de la información electoral clave deben ser equilibrados para disminuir los riesgos de todos los implicados.
Conservar normas de privacidad
Un organismo electoral puede establecer normas de privacidad claras y por escrito que sean del dominio público, entre ellas:
- Qué tipo de información se encuentra en su poder.
- Qué tipo de información personal es de acceso público.
- Qué tipo de información personal no puede ser de dominio público.
- Si algún tipo de información personal que no es de dominio público puede estar al alcance de determinadas organizaciones (como agencias de seguridad social, investigación médica o aplicación de la ley).
- Si se les puede proveer algún tipo de información personal a los candidatos, partidos o miembros del parlamento.
- Si las personas tienen el derecho de solicitar que cierto tipo de información no sea revelado públicamente (como el del domicilio de las personas que consideren que con ellos se pone en riesgo su seguridad o la de sus familiares).
- Si la persona tiene el derecho de solicitar revisar su información privada y que se corrija cualquier imprecisión.
En muchos países, las leyes de privacidad existentes son aplicables a la información electoral. Sin embargo, cuando no existan leyes vigentes en esta materia, es recomendable que el organismo electoral adopte sus propios códigos de privacidad voluntaria.
Disponibilidad de la información
Si bien un organismo electoral debe asegurar que la información personal sensible se mantenga bajo reserva, también debe contar con una política clara sobre cual información es de acceso público. Proveer información de dominio público es importante para asegurar que el proceso electoral sea transparente y esté abierto al escrutinio público. La transparencia ayuda a generar confianza en el proceso electoral en su conjunto.
Como con las políticas de privacidad, la política de información del organismo electoral puede establecer claramente cual es de dominio público y qué se requiere para tener acceso a ella. La lista de la información que puede tener disponible un organismo electoral es muy amplia y puede incluir desde todo lo que se considere no sensible, como ciertos datos personales, hasta ciertos documentos internos de trabajo, como recomendaciones al gobierno.
Algunos tipos de información que pueden ser publicados o estar disponibles para consulta de manera rutinaria son los siguientes:
- Información sobre el registro electoral, excepto datos personales privados.
- Resultados electorales.
- Relación de sitios o mesas de votación.
- Leyes, procedimientos e instructivos electorales.
- Lista de funcionarios u oficiales electorales.
- Informes financieros de los partidos y candidatos.
Algunos países contarán con leyes de libertad de información que exigirán que los organismos electorales revelen públicamente ciertos tipos de información. Una vez más, cuando no se encuentren vigentes leyes de libertad informativa, será recomendable que el organismo electoral establezca sus propios procedimientos voluntarios.
La tecnología se puede utilizar para facilitar la difusión de información. En particular cuando se encuentran disponibles grandes volúmenes de información puede ser más útil y conveniente, ofrecerla en formatos electrónicos: en las páginas de internet del organismo electoral o en cd-roms por ejemplo.
