La sustentabilidad de cualquier tecnología debe ser tomada en cuenta antes de comprometerse con ella. En muchos casos, será deseable asegurar que la tecnología adoptada para la siguiente elección será útil también para la subsecuente. Adoptar nueva tecnología para cada elección puede ser costoso e insostenible en el largo plazo.
Por otra parte, la tecnología mejora con tal velocidad que la de hoy en día puede ser caduca para cuando se organice una próxima elección en tres o cuatro años. La capacidad de los procesadores personales es un buen ejemplo de cómo la tecnología de vanguardia puede ser rápidamente superada. Cuando el cambio es rápido, puede ser más conveniente en términos de costo efectividad arrendar equipo que comprarlo para optimizar las capacidades en cada elección sucesiva.
Cuando se adopta una nueva tecnología, incluso si se utiliza por un lapso relativamente breve, es importante asegurarse que se cuente con los mecanismos de soporte y capacidades básicas necesarias para sostenerla.
Es posible que la nueva tecnología pueda ser administrada de manera interna, si se cuenta con personal calificado para ello, o puede ser necesario apoyarse en proveedores de servicios externos. Capacitar personal interno tiene sus costos, y puede haber demoras mientras se concluye el proceso de capacitación. Sin embargo, una vez que el personal está capacitado, el costo de darle mantenimiento interno a la tecnología puede ser menor que el de contratar a proveedores externos.
Si el organismo electoral se apoya en proveedores externos requerirá tomar en cuenta sus costos probables e incluirlos en los cálculos presupuestales. Cuando los proveedores externos se requieran de manera intermitente, pueden ser menos costosos y más confiables que el personal interno ya que es probable que se trate de gente más experimentada en su campo que el personal interno.
Sin embargo, si los proveedores externos van a necesitarse de manera regular o de tiempo completo su costo puede ser mucho mayor que el del personal interno que desarrolle esas funciones. Si se cuenta con un mercado competitivo de proveedores externos, el organismo electoral puede reducir costos si revisa regularmente sus contratos y proveedores. Por otra parte, si los proveedores tienen un monopolio de su producto o el organismo electoral está atado a un contrato ilimitado, puede verse forzado a pagar costos más altos de los necesarios.
Otro elemento relativo a la sustentabilidad de la nueva tecnología es asegurar fondos no solo para la instrumentación inicial, sino para su ciclo de vida previsible. Los costos de operación, mantenimiento y actualización de algunos componentes tecnológicos pueden ser considerables. Estos fondos deben ser presupuestados y garantizados antes de comprometerse con nuevas tecnologías.
