Una vez que se ha decidido que una tecnología en particular es asequible, es decir, que está al alcance de los recursos disponibles, el siguiente paso consiste en preparar un presupuesto detallado. El presupuesto necesita tomar en cuenta tanto los costos inmediatos como los costos permanentes.
Existen esencialmente cuatro componentes para presupuestar una tecnología: la lista de bienes o servicios que requieren ser adquiridos; el costo de cada uno de ellos; el calendario de pagos y cualquier ahorro esperado que se puede lograr con la adopción de la nueva tecnología. Excepto en el caso de los componentes que solo vayan a ser utilizados en una ocasión y luego desechados, la mayoría requerirán financiamiento permanente para su mantenimiento y reutilización. Cuando se busque asegurar financiamiento para la tecnología es importante que también se garanticen fondos para cubrir los gastos de mantenimiento y uso de por vida de la tecnología.
Artículos que se pueden incluir en el presupuesto
Dependiendo del tipo y alcance de la tecnología considerada, algunos de los artículos que se pueden estimar en la propuesta presupuestal son los siguientes:
- Equipo (compra o renta), por ejemplo computadoras, monitores, impresoras, fotocopiadoras, equipos de votación electrónica.
- Programas (compra o renta).
- Actualizaciones o mejora del equipo.
- Actualizaciones o mejora de los programas.
- Comunicaciones como por ejemplo, cargos por red, enlace con satélite, cableado, radio, telecomunicaciones.
- Accesorios como por ejemplo, teclados, modems, amplificadores, fuentes de energía de emergencia.
- Consumibles, por ejemplo tinta para impresora, papel, discos.
- Soporte, por ejemplo, técnicos en reparación o mantenimiento.
- Salarios.
- Consultores.
- Transporte.
- Energía, por ejemplo electricidad para operar la tecnología, iluminación, aire acondicionado, generadores de energía en casos de emergencia.
- Almacenamiento.
- Capacitación.
- Información pública, como por ejemplo conducir una campaña para el uso de nueva tecnología o de sistemas de votación electrónica
- Documentación.
- Impresión
- Sistemas de respaldo.
- Disposición de costos.
- Cálculos de depreciación y amortización (ver Políticas de Depreciación y Amortización)
Estimación de costos
Una vez que se han identificado todos los posibles rubros o artículos de gasto, se necesita presupuestar o calcular el costo de cada uno de ellos. Los costos deben ser estimados sobre la base de la duración prevista del equipo o proyecto.
Para mayores detalles sobre la forma de estimar los costos, ver Precios Asequibles.
Cronograma del proyecto
No todos los costos de la nueva tecnología se tienen que cubrir de inmediato. Después de los costos iniciales de compra e instalación, habrá costos permanentes de mantenimiento y desarrollo de la duración del proyecto. A fin de calcular el presupuesto requerido a lo largo del tiempo, será necesario un cronograma o calendario, que indique las actividades críticas o más relevantes, así como las fechas de pago.
Cuando el proyecto comprenda una etapa de prueba o evaluación, es conveniente efectuar pagos progresivos dependiendo de los avances. Si existen disposiciones para detener el proyecto en caso de que el sistema no supere pasos esenciales, el calendario de pagos debe ser estructurado de tal forma que minimice los costos para el organismo electoral.
Cuando un sistema va a ser utilizado en una elección u otro evento importante, es conveniente efectuar el pago final a los proveedores a hasta que ha finalizado exitosamente el proyecto. Esta es una forma útil de asegurar el compromiso de los proveedores con el proyecto hasta su conclusión. Otra forma de asegurar el compromiso de los proveedores es utilizando cláusulas de sanción, que pueden ser invocadas si no se cumple con fechas o compromisos clave.
El calendario debe extenderse a lo largo del ciclo de vida esperado de la tecnología. Esto permitirá identificar todos los costos previsibles y también los gastos que se tendrían que hacer cuando la tecnología deba ser reemplazada o actualizada.
Para un ejemplo de un calendario de proyecto, ver Metodologías para el Desarrollo e Implantación de Proyectos. Este calendario puede ser utilizado para identificar aquellos momentos donde resulta apropiado hacer pagos relacionados con la implantación y mantenimiento del sistema.
Ahorros potenciales
El presupuesto preparado para la implantación de la nueva tecnología debe identificar cualquier ahorro que se pueda generar a lo largo del proyecto. Por ejemplo, cuando se piensa en una solución tecnológica para reemplazar un procedimiento manual, los costos del nuevo sistema pueden ser deducidos de los costos generados por la cancelación del viejo sistema. En algunos casos, los costos del nuevo sistema pueden ser menores que los del precedente, generando un ahorro neto. Este es el tipo de nuevo sistema que resulta más fácil de vender a las autoridades encargadas del financiamiento.
Es probable que, en el corto plazo, un nuevo sistema genere costos mayores que el anterior. Esto es particularmente cierto cuando existe una fase de traslape en que ambos sistemas operan en paralelo antes de adoptar por completo el nuevo. Además, a menudo habrá costos significativos de instalación y quizá imprevistos al inicio de un nuevo sistema. En estos casos es particularmente importante calcular los costos probables del proyecto a lo largo de su ciclo de vida, así como los ahorros potenciales, sobre todo cuando sea más probable que los ahorros netos se generen en el largo plazo.
