Antes de tomar una decisión para introducir o actualizar la tecnología, se debe considerar si resulta asequible financieramente.
Se deben obtener costos estimados de la tecnología propuesta para determinar si los gastos calculados son realistas dadas las circunstancias prevalecientes. Cuando se estén considerando distintas nuevas tecnologías, puede ser necesario priorizar las opciones disponibles y, de ser el caso, descartar las de menor prioridad que no son asequibles dadas las restricciones financieras existentes.
La facilidad con la que se puedan obtener los costos estimados dependerá de las características de la tecnología considerada. Cuando se trate de tecnología estándar (equipos y programas) puede ser muy fácil obtener los costos de los proveedores locales. De ser posible, se deben obtener cotizaciones de distintos proveedores.
Cuando la tecnología considerada no se encuentre disponible porque no se trata de un sistema producido en serie, como un programa de cómputo especializado o un equipo a la medida, la obtención de cotizaciones puede ser más difícil. En este caso se pueden seguir diferentes cursos de acción. Puede ser posible encontrar a otro organismo electoral o institución que utilice una tecnología idéntica o análoga a la pretendida. Esas otras organizaciones pueden estar en la mejor disposición de proveer la cotización de los sistemas que utilizan.
Otra vía es acercarse a los posibles proveedores y preguntarles si ellos podrían preparar una cotización a partir de una especificación preliminar del sistema deseado. Se necesita tener cuidado con este enfoque para asegurar que el sistema deseado sea descrito con suficiente detalle para permitir que la cotización sea relativamente precisa.
Un enfoque más estructurado para obtener cotizaciones puede ser el de seguir un procedimiento formal similar pero sin en carácter vinculante de un proceso de licitación. Conocido en algunos lugares como "solicitud de propuesta" (RFP por sus siglas en inglés), este procedimiento implica emitir una serie de especificaciones similares aunque no tan detalladas como las de una licitación y buscar entre los proveedores estimaciones de costo de las soluciones capaces de reunir esas especificaciones. Este procedimiento puede servir no solo para obtener cotizaciones para efectos presupuestales sino también para detallar las especificaciones de la tecnología considerada.
Al determinar si la tecnología considerada es asequible presupuestalmente, es necesario tener cuidado que se hayan calculado los costos a lo largo de todo su ciclo de vida. En muchos casos, los costos no solo incluyen la compra o renta si no también los costos de mantenimiento, programas, accesorios, desarrollo, comunicaciones y actualización.
Para mayores detalles sobre los cálculos de los costos para un ciclo de vida de la nueva tecnología, ver Presupuestación.
