Los programas de cómputo para el procesamiento de palabra son probablemente la aplicación que más se utiliza en el moderno mundo de la computación. Estos programas tienen muchas aplicaciones en el campo electoral.
En su aplicación más simple, reemplazan a la máquina de escribir como medio para transcribir o capturar cartas, reportes y otro material escrito. Sin embargo, la moderna tecnología computacional convierte a estos programas en algo mucho más poderoso y flexible que la máquina de escribir manual.
A diferencia de las máquinas de escribir, los programas de cómputo permiten que los documentos se editen infinidad de veces. El texto puede ser transcrito, modificado, cortado, copiado, pegado y suprimido. Los procesadores de palabra generalmente utilizan "papeleras" donde se pueden almacenar textos e imágenes temporalmente.
El texto que se "corta" es eliminado del documento activo pero almacenado en la papelera electrónica. El texto que es copiado se almacena en la papelera sin ser removido del documento activo. Cualquier texto que se encuentre en la papelera puede ser copiado o "pegado" en cualquier parte del documento. El texto de cualquier documento puede ser trasladado de un lugar a otro y editado según se desea.
La facilidad para copiar textos es muy poderosa -significa que se pueden preparar fácilmente grandes documentos utilizando el material existente y luego editándolo según resulte conveniente. También implica que el texto que tiene diferentes aplicaciones sólo necesita ser capturado una vez y luego copiado. La tediosa retranscripción de la era de la máquina de escribir es ahora innecesaria con los modernos procesadores de palabra.
La capacidad de editar documentos utilizando procesadores de palabra es tan bien mucho más poderosa que en los días de los textos escritos a mano y transcritos en máquina de escribir. Los procesadores de palabra hacen más simple la edición de documentos y permiten, por tanto, "pulir" más fácilmente la prosa a lo largo del proceso de edición.
Los documentos también pueden ser guardados en múltiples versiones a las que luego se puede tener nuevo acceso según se requiera. Por ejemplo, cuando una persona cambia el texto escrito por otra, los procesadores pueden comparar las mismas versiones del documento para identificar que cambios fueron efectuados.
Además de estas mejoras en los procesos de transcripción y edición, los programas de cómputo son capaces de desplegar textos e imágenes de múltiples formas que no son posibles con las máquinas de escribir.
Los programas para el procesamiento de palabra también son capaces de:
- Especificar el tipo y tamaño de la letra así como el color del texto.
- Determinar al gusto los márgenes y tabuladores.
- Revisar ortografía y gramática.
- Búsqueda de texto específico.
- Corregir errores.
- Utilizar líneas, bordes y sombras.
- Resaltar el texto con cursivas, negritas, subrayado, color y movimiento (en pantalla).
- Numerar automáticamente páginas, párrafos o componentes de un listado.
- Crear viñetas automáticamente.
- Imprimir páginas de manera vertical u horizontal.
- Agregar títulos y notas de pie de página.
- Incorporar fotografías, imágenes, símbolos, gráficas y video (en pantalla).
- Crear e incorporar dibujos.
- Crear y manejar tablas.
- Incorporar información e imágenes de otros programas de cómputo, incluyendo hojas de cálculo y bases de datos.
- Incorporar ligas en la pantalla (conocidas como "hipervínculos") que pueden trasladar al usuario a otras partes del mismo documento, a otros documentos almacenados en un disco local o una red o a documentos y páginas de internet.
- Crear documentos rotulados para correspondencia, para generar cartas y documentos personalizados o ajustados a las características de los receptores enlistados en una tabla o base de datos.
La lista de características disponibles en los programas de procesador de palabra sigue aumentando a medida que se introducen mejoras o actualizaciones.
Las capacidades en el procesamiento de palabra son ahora tan avanzadas que, combinadas con impresoras láser de alta calidad, son capaces de producir documentos de alta calidad que alguna vez sólo podían ser producidos por linotipistas profesionales. Por tanto, los procesadores de palabra tienen el potencial de incrementar la cantidad y calidad de los documentos impresos producidos internamente por personal "ordinario" de la institución.
Son muchos los usos de procesadores de palabra para efectos electorales. Prácticamente cualquier aplicación que implique la producción de material escrito puede beneficiarse del uso de procesadores de palabra. Algunas de las aplicaciones que pueden ser utilizadas por el organismo electoral comprenden la producción de todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas; la composición, edición e impresión de toda la correspondencia en un estilo corporativo estándar y la impresión automática de logotipos.
Muchos libros, revistas y sitios de internet pueden ayudar a la selección de los programas de procesador de palabra apropiados para cada propósito. En muchos casos, estos programas se incluyen en los equipos de cómputo, ya sea como parte del acuerdo de compra o de una norma oficial del gobierno.
Es deseable que todos los usuarios de los programas de procesamiento de palabra sean capacitados para su uso. En muchos países existen capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de ofrecer la capacitación requerida utilizando a su propio personal calificado. La mayoría de los paquetes de programas de cómputo vienen acompañados de manuales del usuario (impresos o en pantalla) y algunos con instructivos detallados en pantalla.
