Cuando se adopta nueva tecnología, habrá un periodo de transición entre el viejo y el nuevo sistema. La fase de transición necesita ser cuidadosamente administrada para asegurar que no ocurran problemas y que el organismo electoral puede seguir desempeñando efectivamente sus funciones.
Las estrategias para minimizar los efectos de la adopción de nueva tecnología en la oportunidad de la provisión del servicio comprenden:
- Permitir tiempo suficiente para la instrumentación -nunca iniciarla justo antes de una elección-, y recordar que siempre tomará más tiempo de lo que se espera.
- Planear que los nuevos sistemas hayan sido instalados con suficiente antelación a la fecha de la próxima elección y determinar una fecha límite después de la cual no se permiten cambios en el sistema.
- Contar con un sistema de respaldo en caso de que se tenga que ir a una elección antes de que la nueva tecnología esté lista.
- Manejar las expectativas de tal manera que los interesados no impongan plazos poco realistas o inviables.
- Protegerse contra una imposición externa de tecnología inapropiada.
- Recordar que es necesario programar un tiempo para probar los nuevos sistemas y capacitar al personal para cualquier otra parte esencial del proceso de instrumentación, como una campaña de información al público.
Los calendarios de instrumentación se verán influenciados por el hecho de que las elecciones se lleven a cabo en plazos preestablecidos o variables. Cuando los plazos son preestablecidos, los calendarios de instrumentación pueden basarse en una fecha electoral conocida. Cuando se trata de plazos variables, los nuevos sistemas deben estar idealmente instalados y listos para operar antes de la fecha preliminar más probable para la elección.
