Cuando se cargan programas en las distintas computadoras de una organización, es muy recomendable que en todas se utilice la misma versión. El uso de una versión común garantiza que las distintas clases de archivos, como procesador de palabra, hojas de cálculo y correo electrónico, puedan ser compartidos por el personal ubicado en los sitios distintos sin ninguna preocupación sobre la conversión de la información o sobre la incapacidad para leer los archivos de otros usuarios (ver Integración y Compatibilidad de los Sistemas).
La forma de lograr esta comunidad dentro de una organización, particularmente de una grande, es estableciendo un sistema de biblioteca de programas y controlando su distribución mediante un proceso documentado. El propósito de este proceso es conservar un registro de las diferentes versiones de un mismo programa.
Los programas de cómputo son actualizados regularmente, en promedio cada dos o tres años. Durante el periodo que media entre las grandes actualizaciones, suelen hacerse ajustes menores o "paquetes de servicio", cuyo propósito principal es corregir problemas. Es importante administrar este proceso, conocido como "control de versiones", para asegurar que todos los usuarios estén equipados con la misma versión de los programas. Si los usuarios tienen versiones distintas pueden producirse problemas de compatibilidad, ya que incluso los archivos creados por determinada versión de un programa pueden no ser compatibles con una versión distinta.
La forma más efectiva de manejar el control de versiones es negar a los usuarios la posibilidad de actualizar los programas o instalar nuevos por si mismos. Las actualizaciones deben llevarse a acabo por indicaciones de los administradores del sistema y de una manera controlada de acuerdo con el plan tecnológico.
Esto plantea la cuestión de cuando actualizar los programas o introducir una nueva versión. Este asunto es discutido en
Casos de Obsolescencia.
