Los programas de hoja de cálculo se utilizan ampliamente para ejecutar cálculos matemáticos. Estos programas también tienen muchas aplicaciones en el campo electoral.
Los programas de hoja de cálculo permiten que el usuario incluya cuadros de información divididos en filas y columnas. El punto donde una fila y una columna se interceptan se llama "celda". El usuario puede definir fórmulas en las celdas para ejecutar cálculos utilizando la información de otras celdas. Los resultados de las fórmulas se calculan automáticamente a medida que se agregan las cantidades. Cuando se efectúan cambios a la información contenida en las celdas, el programa recalcula las fórmulas y muestra automáticamente los nuevos resultados.
Los usos de las hojas de cálculos pueden ir desde simples cálculos aritméticos, como sumar columnas de números, hasta sofisticados análisis de información. En el campo electoral, se les utiliza para calcular y desplegar resultados electorales. También se les usa comúnmente para llevar registros financieros y realizar cálculos con ellos.
Los programas de hoja de cálculo también pueden tomar información "bruta" y mostrarla gráficamente. Esto es útil para determinar tendencias y para realizar presentaciones con gráficas. Muchos de los programas modernos de hoja de cálculo incorporan buena parte de las características de los programas de procesador de textos (ver Procesador de Palabras).
Por ejemplo, el texto puede ser transcrito, modificado, cortado, copiado, pegado y suprimido. Los procesadores de palabra generalmente utilizan "papeleras" donde se pueden almacenar textos e imágenes temporalmente. El texto que se "corta" es eliminado del documento activo pero almacenado en la papelera electrónica. El texto que es copiado se almacena en la papelera sin ser removido del documento activo. Cualquier texto que se encuentre en la papelera puede ser copiado o "pegado" en cualquier parte del documento. El texto de cualquier documento puede ser trasladado de un lugar a otro y editado según se desea.
Los documentos de las hojas de cálculo también pueden ser guardados en múltiples versiones a las que luego se puede tener nuevo acceso según se requiera. Además son capaces de desplegar textos e imágenes en forma similar a la que se puede hacer utilizando programas de procesador de palabra. Algunos programas de hoja de cálculo también permiten:
- Especificar el tipo y tamaño de la letra así como el color del texto.
- Determinar al gusto los márgenes y tabuladores.
- Revisar ortografía y gramática.
- Búsqueda de texto específico.
- Corregir errores.
- Utilizar líneas, bordes y sombras.
- Resaltar el texto con cursivas, negritas, subrayado, color y movimiento (en pantalla).
- Numerar automáticamente páginas, párrafos o componentes de un listado.
- Imprimir páginas de manera vertical u horizontal.
- Agregar títulos y notas de pie de página.
- Incorporar fotografías, imágenes, símbolos, gráficas y video (en pantalla).
- Incorporar ligas en la pantalla (conocidas como "hipervínculos") que pueden trasladar al usuario a otras partes del mismo documento, a otros documentos almacenados en un disco local o una red o a documentos y páginas de internet.
La lista de características disponibles en los programas de hoja de cálculo sigue aumentando a medida que se introducen mejoras o actualizaciones.
Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.
Es deseable que todos los usuarios de los programas de hojas de cálculo sean capacitados para su uso. En muchos países existen capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de ofrecer la capacitación requerida utilizando a su propio personal calificado. La mayoría de los paquetes de programas de cómputo vienen acompañados de manuales del usuario (impresos o en pantalla) y algunos con instructivos detallados en pantalla.
Es mejor utilizar los programas de hoja de cálculo cuando la información está siendo utilizada en dos dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintas clase de variables o cuando existen múltiples interrelaciones entre ellas, las bases de datos relacionables son un método más eficiente para registrar y analizar la información (ver Bases de Datos ).
