Son muchos y muy diversos los tipos de tecnología que pueden ser utilizados para propósitos electorales (ver Tipos de Tecnología con Aplicación Electoral). Muchos de ellos tienen la capacidad de compartir programas e información. El poder de la tecnología puede ser ampliado si esos sistemas se integran y hacen compatibles.
La mejor forma de integrar y compatibilizar los sistemas es incluir estos dos elementos en la estrategia integral de tecnología informativa de la organización (ver Desarrollo de una Estrategia Integral de Tecnología Informativa). Esta estrategia puede ser utilizada para asegurar que en toda la organización se adquieran equipos y programas compatibles.
Integración de los sistemas
La mayoría de los sistemas de cómputo electorales dependen de información. Gran parte de la información que poseen los organismos electorales se utiliza para más de un propósito. Por ejemplo, las listas con el nombre de los electores se utilizan para el registro, el diseño de papeletas, la administración de los sitios de votación, la asignación de personal, la postulación de candidatos, etc.
Al integrar los distintos sistemas utilizados por el organismo electoral, es posible minimizar la captura o registro de información y maximizar su precisión asegurando que determinados datos ingresen, sean almacenados y mantenidos en un solo sitio. Por tanto, un archivo que contenga el nombre de los electores puede ser capturado y mantenido por el personal responsable de la redistritación y compartido para todas las otras aplicaciones que requieran usar esa información. El mismo principio se puede aplicar a cualquier archivo de datos en un sistema integrado.
Presenta dos ventajas importantes para evitar la duplicación de información. Puede reducir significativamente los costos de personal suprimiendo los esfuerzos redundantes para capturar la información varias veces. También reduce el riesgo de que el organismo electoral cuente con información contradictoria o desactualizada.
Otro beneficio de la integración es que, para el usuario, las diferencias entre los distintos sistemas pueden ser menores que si se utilizan los sistemas por separado, e incluso en algunos casos las diferencias pueden ser imperceptibles. Los sistemas pueden ser integrados al punto que, en lo que concierne al usuario, exista en la práctica un solo sistema. Esto puede reducir los costos de capacitación e incrementar la productividad.
La integración y la posibilidad de compartir información entre distintos sistemas plantea algunos riesgos. La integración tiene que ser cuidadosamente planeada y documentada para que los cambios en un sistema no tengan consecuencias imprevistas en los otros. Cuando se requieren cambios, el trabajo necesario para cambiar un sistema integrado es mucho mayor que para los sistemas por separado, ya que se le tiene que conceder atención a todos los sistemas implicados y no solo a uno. La falla de un sistema también puede provocar problemas en los otros sistemas integrados, algo que no ocurre cuando los sistemas funcionan por separado. Sin embargo, en muchos las ventajas de los sistemas integrados compensan por mucho sus costos.
Compatibilidad de sistemas
La compatibilidad se relaciona con la integración de los sistemas. Para que la información pueda ser compartida y para que los usuarios tengan acceso a sistemas semejantes con interfases comunes, los sistemas tienen que ser compatibles. En este contexto la compatibilidad significa compartir equipos, sistemas operativos y programas.
Una forma de asegurar la compatibilidad de los sistemas es utilizar equipos con sistemas operativos y capacidades comunes, lo cual es más fácil comprando todo el equipo a un solo proveedor, y al mismo tiempo utilizar "circuitos" de programas integrados del mismo proveedor. Si bien, esta alternativa puede atar al organismo electoral a una relación de largo plazo con una determinada serie de proveedores, reduciendo la posibilidad de generar ahorros a través de la competencia en el mercado, maximiza la compatibilidad de los distintos componentes de los sistemas.
Otra ventaja de utilizar sistemas compatibles en un organismo electoral (y en otras dependencias gubernamentales) es que tiene el potencial de reducir significativamente los costos de mantenimiento y actualización. Cuando los sistemas son comunes, el personal técnico necesita estar familiarizado con un número menor de equipos y programas que si se utiliza una variedad de sistemas. También se pueden generar economías a escala cuando el equipo y programas se compran en paquete.
Los costos de capacitación también se reducen si los sistemas son compatibles. En particular, si todos los programas utilizados proceden del mismo proveedor, generalmente los mismos procedimientos y comandos se utilizarán en todos los sistemas, facilitando así la capacitación de los usuarios.
Los programas compatibles son útiles incluso cuando los sistemas no están integrados. El uso de programas compatibles asegura que diversos tipos de archivos como los documentos, las hojas de cálculo, los archivos y los correos electrónicos puedan ser compartidos por el personal en distintos lugares sin ninguna preocupación sobre su conversión o incapacidad para leer otros archivos.
Hay que poner atención a la compatibilidad entre las distintas versiones de un mismo programa. Los programas son periódicamente actualizados, muchos de ellos como promedio cada dos o tres años. Durante el periodo que media entre una gran actualización y otra, se pueden producir mejoras o actualizaciones menores, destinadas principalmente a corregir problemas identificados en la actualización previa. Es importante manejar este proceso, conocido como "control de versiones", para asegurar que todos los usuarios estén equipados con la misma versión de los programas. Si los usuarios tienen versiones distintas, se pueden crear problemas de compatibilidad; incluso contando con el mismo programa los archivos creados en la misma versión, los archivos creados con una pueden resultar incompatibles con otra. (Para mayores detalles ver
Sistema de Biblioteca y Distribución.)
También se puede lograr una mayor eficiencia adoptando sistemas que resulten compatibles con otras dependencias o instituciones. Algunos gobiernos han adoptado estándares o normas tecnológicas globales que permiten que los beneficios o economías del uso a escala de sistemas comunes se realice entre todo un conjunto de dependencias o instituciones.
