Un elemento crucial para el proceso de implantación de la nueva tecnología es la designación de una instancia responsable de la administración del proyecto.
El tipo de estructura administrativa adoptada para cualquier proyecto específico dependerá de su magnitud y complejidad. Sin embargo, se pueden examinar algunos principios generales.
Como regla general, la estructura administrativa de un gran proyecto tecnológico debe depender o reportar directamente al presidente o director ejecutivo del organismo electoral. Este es un reflejo de la importancia de la tecnología en la administración electoral. La tecnología se ha vuelto tan crucial para el éxito de las elecciones que los más altos directivos deben estar muy compenetrados con su implantación.
La estructura administrativa puede establecerse como parte de la estrategia integral de información tecnológica del organismo electoral (ver Desarrollo de una Estrategia Integral de Tecnología Informativa). Esto garantizará que exista un enfoque consistente en toda la institución para administrar la tecnología y para que los oficiales apropiados sean conscientes del contexto general en que se ubica un proyecto específico.
Una estructura típica para la administración de un proyecto tecnológico dentro del organismo electoral puede comprender:
- Un comité directivo de alto nivel presidido por el más alto ejecutivo (o que le reporte directamente) e incluya a altos funcionarios u oficiales que resulte pertinente, que sea responsable de fijar la política general, recibir reportes de los comités de menor jerarquía y autorizar los proyectos.
- Un comité de nivel medio para cada serie de proyectos, presidido por un funcionario de alto nivel (miembro del comité directivo) y que incluya una combinación de administradores y técnicos de las áreas involucradas en el proyecto, que sea responsable de supervisar el proyecto, reportar al comité directivo, recibir reportes de los comités de menor jerarquía y aprobar aspectos concretos del proyecto.
- Un comité técnico de nivel operativo para cada proyecto, presidido por un miembro de comité de nivel medio y que comprenda una mezcla de oficiales y técnicos con participación directa en el proyecto, que sea responsable de la supervisión cotidiana, de la operación técnica del proyecto y de reportar al comité de nivel medio.
Los principales propósitos de la estructura administrativa son fijar la estrategia integral de la información tecnológica y aprobar y monitorear la instrumentación de sus distintas etapas. Los comités de alto nivel se ocupan de las cuestiones de política general y dirección estratégica, los de nivel medio de garantizar que los proyectos sean conducidos de acuerdo con la estrategia aprobada y los comités técnicos de asegurar que todos los detalles técnicos y operativos sean atendidos.
En particular, los comités de administración de la tecnología son medios para garantizar que se cumpla con los calendarios y los estándares previstos. Los proyectos que se desarrollan con lentitud, omiten pruebas cruciales o suprimen ciertos estándares suelen acabar en desastre en el campo electoral. Es responsabilidad de los administradores asegurar que se fijen calendarios y estándares realistas. También son responsables de formular planes de contingencia para casos en que surjan problemas.
También es muy importante que las responsabilidades sean definidas muy claramente, para que los oficiales encargados puedan manejarse con certeza y para que todos los aspectos del proyecto sean atendidos. Las áreas de responsabilidad se pueden especificar claramente en el plan de desarrollo e implantación del proyecto.
Los oficiales de alto nivel involucrados en la administración de tecnología no necesitan tener conocimiento o habilidades en la materia, aunque ello representaría una ventaja importante. Ya que la operación electoral se vuelve cada vez más dependiente de la tecnología, las políticas y decisiones administrativas tienen que ver cada vez más con cuestiones tecnológicas. Los administradores sin conocimiento o habilidades tecnológicas directas, tendrán que apoyarse en asesores técnicos. Para evitar la completa dependencia de otros o tomar decisiones poco informadas, es recomendable que los administradores obtengan habilidades tecnológicas por su cuenta.
Es probable que disminuya el número de administradores de alto nivel sin conocimiento técnico. A medida que la tecnología se vuelve más común para los organismos electorales y un número mayor de su personal más dependiente de la tecnología, será más probable que el personal reclutado para ocupar posiciones de alto nivel administrativo cuente con conocimientos en materia tecnológica. Esto servirá para mejorar la administración de la tecnología en el futuro.
