Los sistemas de cómputo no se cuidan por si solos, requieren mantenimiento. Su mantenimiento puede ser dividido en tres grandes categorías:
- De equipos.
- De sistemas.
- De información.
Mantenimiento de equipos
La estrategia integral de tecnología informativa puede precisar un calendario de mantenimiento de los equipos. Es probable que cada componente requiera un mantenimiento de rutina. Los fabricantes o proveedores de equipos generalmente ofrecen orientación sobre las necesidades de mantenimiento de cada componente de los equipos.
Las responsabilidades por el mantenimiento de rutina pueden establecerse en la estructura de administración de la tecnología. Es preferible (y en algunos casos esencial) que el mantenimiento sea efectuado por técnicos calificados. Esto normalmente requiere contratar apoyo externo.
En algunos casos, el mantenimiento regular puede ser incluido en los acuerdos de compra o renta relacionados con el suministro de equipos. Esta práctica es recomendable porque asegura que el mantenimiento sea considerado en el presupuesto inicial y evita el riesgo de que no se cuente con fondos disponibles para mantenimiento en una fecha posterior.
El mantenimiento también puede ser necesario cuando el equipo se daña o rinde por debajo de los estándares esperados. Los arreglos para responder a mantenimientos no rutinarios pueden ser incluidos en la estrategia integral de la institución. Los arreglos permanentes con técnicos de mantenimiento y reparación permiten que los problemas sen atendidos rápidamente. Darle prioridad a las necesidades con antelación permite que las solicitudes de mantenimiento sean atendidas en el momento que se requiera a un precio preestablecido.
Por ejemplo, se puede elaborar un calendario que muestre los componentes clave que deben ser reparados dentro de la hora siguiente a su descompostura, aquellos importantes pero menos cruciales que deben ser reparados en menos de 24 horas y aquellos menos importantes que pueden ser reparados dentro de una semana. El costo de estos distintos niveles de servicio generalmente será mayor cuando se requiera una respuesta rápida.
Mantenimiento de los sistemas
Los sistemas de cómputo requieren mantenimiento constante. Algunas de las tareas en esta materia son:
- Establecer estructuras lógicas para los archivos y asegurarse que los usuarios sepan como usarlas.
- Controlar el acceso de los usuarios a los sistemas.
- Obtener licencias para el uso de los programas y asegurar que no se violen las condiciones estipuladas.
- Mantener la consistencia entre los distintos sistemas para asegurar que sean compatibles y no se duplique el trabajo.
- Dar mantenimiento a los servidores de la red.
- Dar seguimiento a las capacidades disponibles del sistema, como espacios de almacenamiento y velocidad del sistema, para asegurar que los discos no se saturen o que el desempeño del sistema resulte deficiente.
- Atender solicitudes de asistencia de los usuarios.
- Administrar los medios de enlace con otros sistemas, como internet, correo electrónico e Intranet.
- Identificar y reparar fallas en los programas.
- Actualizar los programas cuando resulte necesario.
- Ofrecer, vigilar y mejorar las medidas de seguridad como la protección contra virus, encriptamiento, "fire walls" y prevención de "hackers".
Mantenimiento de la información
A la información automatizada, particularmente los programas de cómputo e información, también se les debe dar mantenimiento para asegurar que no surjan problemas y que la información esté disponible para los usuarios cuando la necesiten.
Respaldo de la información
Generalmente se acepta que la información debe ser respaldada de manera periódica al menos una vez cada jornada laboral, o con mayor frecuencia si se trata de información crítica, como durante el desarrollo de una jornada electoral. La información puede ser respaldada en muy distintos formatos: discos removibles de diverso tipo, discos duros múltiples o cintas magnéticas, por ejemplo.
La estrategia integral de tecnología informativa de la organización puede estructurar un régimen formal de respaldo. Lo ideal es que el respaldo funcione de manera automática para asegurar que los errores humanos no causen problemas. Sin embargo, seguirá siendo necesaria una revisión periódica de los respaldos automáticos para asegurar que los errores de la computadora no causen problemas.
La información "viva" puede ser respaldada al mismo tiempo que es creada, utilizando un disco duro como espejo, que puede estar localizado en el mismo servidor o en uno distinto. Al utilizar discos espejo, la misma información es almacenada de manera simultánea en dos o más discos. Esto significa que si un disco falla, la información puede ser restaurada de otro. Es preferible utilizar servidores separados para los discos espejo, ya que el segundo se puede utilizar si el primero falla completamente.
Los programas, tanto los comerciales como los desarrollados internamente, también pueden ser respaldados para que se puedan recargar si las versiones originales se pierden o dañan. La mayoría de los programas vienen cargados en discos. Sin embargo es cada vez más frecuente que los programas se puedan descargar de internet. En este caso las copias de respaldo deben ser almacenadas localmente, ya que no existe garantía de que estarán disponibles en línea en el futuro. Los discos de programa que son almacenados en una biblioteca administrada por una unidad u oficial responsable pueden ser fácilmente ubicados y utilizados, de ser necesario.
Cuando se respalda la información de programas, se debe tener cuidado de no violar los permisos legales. La mayoría de las licencias o permisos legales permiten conservar copias de respaldo.
Medidas de seguridad de la información
Otro aspecto del mantenimiento de la información es el de conservarla segura, los sistemas de cómputo pueden ser protegidos por sistemas de seguridad para garantizar que sólo puedan acceder a ellos usuarios autorizados.
Para mayor información sobre medidas de seguridad de la información, ver Seguridad.
