Una vez que la información ha sido capturada en un sistema de cómputo, debe ser almacenada de manera segura y estar disponible para los usuarios cuando la necesiten. La información también debe ser mantenida y utilizada de tal forma que su integridad no se vea comprometida.
Hay dos componentes principales para asegurar la disponibilidad de la información y, por tanto, de minimizar el riesgo de confiarle información valiosa a la tecnología. Estos son asegurar que los sistemas operen para presentar la información cuando se requiera y contar con información de respaldo para prevenir fallas del sistema o pérdida de información.
Tener disponible la información
Tener disponible la información para los usuarios es uno de los propósitos principales de un sistema de cómputo. Empero, al mismo tiempo es importante asegurar su integridad. Solo aquellos usuarios con una "necesidad de saber" deben tener acceso a la información, particularmente cuando es sensible. El acceso se puede restringir utilizando contraseñas y permisos de ingreso al sistema (ver Seguridad en el Acceso a la Información).
Incluso cuando los usuarios tienen necesidad de acceder a la información, no es necesario que todos ellos efectúen cambios. Una vez más los permisos y contraseñas de acceso se pueden utilizar para restringirlo a quienes necesitan hacer cambios. Cuando a los usuarios se les permite efectuar cambios, se pueden utilizar técnicas de verificación para disminuir la posibilidad de errores (ver Asegurar la Confiabilidad de la Información).
También se pueden emplear medidas de seguridad para evitar que personas no autorizadas tengan acceso a la información (ver Seguridad).
Ver los siguientes apartados que contienen temas relevantes en esta materia:
Respaldo de la información
El resguardo final contra cualquier falla del sistema o pérdida de la información son los respaldos. Un respaldo regular requiere tomar este tipo de precauciones al menos una vez cada jornada laboral, o con mayor frecuencia si se trata de información crítica, como durante el desarrollo de una jornada electoral. La información puede ser respaldada en muy distintos formatos: discos removibles de diverso tipo, discos duros múltiples o cintas magnéticas, por ejemplo.
La estrategia integral de tecnología informativa de la organización puede estructurar un régimen formal de respaldo. Lo ideal es que el respaldo funcione de manera automática para asegurar que los errores humanos no causen problemas. Sin embargo, seguirá siendo necesaria una revisión periódica de los respaldos automáticos para asegurar que los errores de la computadora no causen problemas.
La información "viva" puede ser respaldada al mismo tiempo que es creada, utilizando un disco duro como espejo, que puede estar localizado en el mismo servidor o en uno distinto. Al utilizar discos espejo, la misma información es almacenada de manera simultánea en dos o más discos. Esto significa que si un disco falla, la información puede ser restaurada de otro. Es preferible utilizar servidores separados para los discos espejo, ya que el segundo se puede utilizar si el primero falla completamente.
Los programas, tanto los comerciales como los desarrollados internamente, también pueden ser respaldados para que se puedan recargar si las versiones originales se pierden o dañan. La mayoría de los programas vienen cargados en discos. Sin embargo es cada vez más frecuente que los programas se puedan descargar de internet. En este caso las copias de respaldo deben ser almacenadas localmente, ya que no existe garantía de que estarán disponibles en línea en el futuro. Los discos de programa que son almacenados en una biblioteca administrada por una unidad u oficial responsable pueden ser fácilmente ubicados y utilizados, de ser necesario.
Cuando se respalda la información de programas, se debe tener cuidado de no violar los permisos legales. La mayoría de las licencias o permisos legales permiten conservar copias de respaldo.
Para mayor información sobre las estrategias de mantenimiento informativo, ver Mantenimiento.
