Utilizar una base de datos es una forma más sofisticada de almacenar, recuperar desplegar y analizar información que mediante hojas de cálculo. Los programas de bases de datos tienen muchas aplicaciones potenciales para efectos electorales. Por ejemplo, se pueden utilizar para resultados electorales, la regulación de partidos y candidatos, control de inventarios, y la administración de sitios de votación, incluyendo la asignación de personal y el financiamiento.
Antes de la incorporación de poderosos programas de bases de datos en los paquetes para la automatización de las oficinas que se realiza durante la década de 1990, la programación de bases de datos era virtualmente dominio exclusivo de programadores profesionales. Sin embargo, el desarrollo de programas de bases de datos más sencillas le ha ofrecido al usuario común la posibilidad de desarrollar bases relativamente complejas sin calificación profesional en tecnología informativa. Esto le ha permitido a los organismos electorales contar con la capacidad de desarrollar bases de datos de manera propia.
La información se almacena en bases de datos a través de tablas. Cada tabla comprende uno o más registros. Cada registro puede contener uno o más campos. Cada campo normalmente se relaciona con un tipo particular de información. Por ejemplo, una tabla llamada "personal" puede contener un registro de cada persona de la institución. Para cada registro, puede haber campos para: nombre, apellido, dirección, número de empleado, posición, etc.
La información almacenada en las tablas puede ser almacenada, manejada, actualizada, suprimida, desplegada o impresa dándole instrucciones a la computadora. Estas instrucciones se utilizan normalmente para efectuar consultas. Una consulta es un conjunto de instrucciones para la computadora que ordenan al programa de la base de datos ejecutar una o más actividades. Por ejemplo, una consulta puede solicitarle a la tabla "personal" que encuentre a todos los empleados que se apellidan Acosta y desplegarlos siguiendo el orden alfabético de su nombre.
Los formatos de una base de datos son representaciones gráficas en pantalla que muestran la información en forma simple y le permiten a los usuarios visualizarla y manejarla sin tener que utilizar el estilo de presentaciones de la hoja de cálculo que se limita a tablas planas.
Las bases de datos también pueden producir reportes impresos o electrónicos utilizando la información contenida en las tablas o la generada por las consultas.
Hay cinco tipos principales de bases de datos:
- Simple o plana.
- Red.
- Jerárquica.
- Relacional.
- Orientada a objetos.
Las bases de datos simples son similares a las hojas de cálculo, donde los registros se incluyen en listados simples. La flexibilidad de las bases de datos plana es limitada y solo son apropiadas para tareas relativamente sencillas, como el rotulado de correspondencia.
Las bases de datos jerárquicas tienen una estructura de árbol, donde cada nivel de registro se desagrega en un conjunto de categorías más pequeña. Este tipo de base de datos también es relativamente limitada, ya que solo contiene ligas simples entre conjuntos de registros en distintos niveles, con restricciones de flexibilidad.
Las bases de datos en red contienen ligas múltiples entre conjuntos de información, lo que permite una mayor flexibilidad.
Las bases de datos relacionales van más lejos que las de red al permitir que se utilicen las relaciones entre distintos conjuntos de información para generar consultas complejas. Por ejemplo, la tabla "personal" puede ser ligada a la de "puestos" para ofrecer una descripción completa de la posición ocupada por cada miembro de la institución, y la tabla "puestos" puede ser ligada a la de nómina" para mostrar el salario que se le paga a cada persona.
Las bases de datos orientadas hacia objetos tienen atributos similares a las relacionales. Sin embargo, se utilizan estructuras de información más complejas llamadas "objetos". Estas bases de datos son las más flexibles y maleables.
La mayoría de las bases de datos modernas son relacionables, orientadas a objetos o una mezcla de ambos.
Los programas de bases de datos que se ofrecen con los programas más modernos para la automatización de las oficinas son muy poderosas y permiten que personal relativamente poco especializado del organismo electoral pueda generar fácilmente bases de datos sencillas. Los usuarios experimentados pueden desarrollar productos muy sofisticados. Por ejemplo, una autoridad electoral puede utilizar programas de bases de datos para:
- Capturar, almacenar y utilizar información sobre el registro de electores.
- Automatizar distintas partes del proceso electoral, como la emisión y recepción de votos postales.
- Capturar y analizar resultados electorales.
- Almacenar y manejar registros del personal.
- Automatizar la correspondencia personalizada a gran escala.
- Control de inventarios.
- Registrar información sobre los candidatos, facilitar la impresión de papeletas y reportes sobre donaciones y gastos electorales.
