La administración de personal es un proceso muy complejo que resulta apropiado para la automatización. Se pueden utilizar programas de cómputo para automatizar muchas actividades rutinarias y almacenar y seguir la pista de la gran variedad de información necesaria en un sistema de administración de personal.
Estas son algunas de las actividades que pueden ejecutar esos sistemas:
- Almacenar información sobre cada miembro del personal.
- Almacenar la descripción de cada puesto.
- Almacenar tabuladores de pago.
- Apoyar el procedimiento de reclutamiento almacenando listas de personas que han solicitado empleo e identificar a los solicitantes con el perfil requerido (especialmente cuando se requiere contratar a un gran número de personal eventual para propósitos electorales).
- Producir ofertas y contratos de empleo.
- Registrar el tiempo laborado por el personal.
- Calcular los pagos que se le adeudan al personal, incluyendo salarios, tiempo extra, viáticos y otros estímulos, y deducciones de impuestos.
- Producir los pagos al personal, incluyendo transferencias automáticas de fondos a cuentas bancarias o la producción de cheques.
- Generar declaraciones anuales de pagos y deducciones para efectos impositivos.
- Calcular los derechos y registro de salidas.
Si bien existen muchos programas especiales para ejecutar estas funciones, se debe tener cuidado que aquellos adoptados puedan atender las, con frecuencia complejas, necesidades de los organismos electorales. En particular, el programa de administración de personal utilizado por un organismo electoral requiere ser lo suficientemente flexible para incluir el empleo del personal eventual necesario en cada elección. También debe permitir cualquier requerimiento oficial sobre pagos y deducciones relacionadas con los impuestos.
