Administrar la variedad y cantidad de materiales que un organismo electoral necesita para llevar a cabo sus funciones es una actividad larga y compleja que también resulta apropiada automatizar.
Se pueden utilizar programas de cómputo para identificar:
- Tipos y cantidades de material requerido.
- Dónde almacenarlos.
- Dónde se van a utilizar.
- Que materiales están disponibles y cuáles se requiere ordenar.
Se pueden utilizar programas para el proceso de adquisición, no solo para determinar las cantidades y tiempos de entrega requeridos sino para la administración de los contratos. Se pueden usar para desarrollar propuestas y contratos de licitación y para apoyar el proceso de toma de decisión.
Los programas de cómputo también son particularmente útiles para control de inventarios. Cuando se almacena gran cantidad de material en bodegas, es importante llevar un registro de que material está almacenado en cada sitio. Los programas de cómputo pueden ejecutar esta tarea de manera mucho más efectiva que un sistema manual.
También se pueden utilizar programas de cómputo para llevar un control de distribución y transporte. Esto es particularmente importante cuando el material es enviado a sitios geográficos dispersos, como centros regionales o sitios de votación.
