Generalmente, cuando la información es utilizada para generar un reporte o un producto como un registro impreso, requiere ser clasificada de manera lógica. Algunas formas de clasificar la información son:
- Apellido (alfabéticamente, con una subclasificación en los nombres para facilitar las búsquedas).
- Número de registro (cuando tiene una aplicación lógica, como para identificar al elector).
- Distrito Electoral (usualmente como una categoría primaria antes de la clasificación por un criterio adicional como el apellido).
- Número o nombre de calle o localidad (para usarlo en visitas domiciliarias, por ejemplo).
- Zonas o sitios de votación.
- Criterios requeridos por los contendientes políticos (cuando tienen derecho de obtener información).
- Información solicitada para efectos no electorales (cuando otras agencias pueden obtener información, como listas de jurados suministradas por las cortes).
Es necesario considerar los posibles criterios de clasificación cuando se diseña la base de datos. Algunos programas de bases de datos ofrecen índices de campos que pueden ser utilizados para clasificación o búsqueda. Estos campos ayudan a acelerar el desempeño de las bases de datos grabando la información clasificada a medida que es almacenada, reduciendo así el tiempo requerido cuando se solicita una clasificación o búsqueda.
Puede ser deseable incluir campos de clasificación especial en una base de datos. Por ejemplo, hay varias convenciones relacionadas con la clasificación por apellidos en algunos países. Por ejemplo, los prefijos "Mac" y "Mc" en Escocia son a menudo impresos en una lista clasificada como si todos empezaran con "Mac" para ayudar a los usuarios a encontrar los nombres cuando no están seguros de cómo se escribe.
