Manejo de los materiales del registro
El registro para la lista periódica requiere del manejo de un gran volumen de archivos. Si bien el uso de computadoras ofrece un medio eficiente para manejar grandes volúmenes de información, puede que no siempre sea práctico o posible. Sea computarizado o no, existen dos temas claves en la administración de los materiales de registro. El primero es el almacenaje de los formularios de registro, debido a que son importantes documentos legales que deben ser debidamente completados y asegurados. En última instancia, son la única prueba de registro múltiple y resultan esenciales en el caso de una investigación legal por duplicación de registros.
En segundo lugar, existe la necesidad de transferir la información de los formularios de registro a las listas de votantes, lo cual puede implicar la creación de una base de datos adicional de los votantes. Como alternativa, en el caso de que no sea posible el uso de computadoras, el desarrollo manual de las listas de votantes debe hacerse rápidamente, después de la recopilación de información. Esto generalmente significa que la lista preliminar esta en preparación inclusive antes de que toda la información haya sido recopilada.
Otro tema clave en la administración de los materiales de registro es el de cómo se ha manejado la recopilación de la información. El requisito básico es el uso de una estructura o un esquema geográfico, que implica que entre más pequeñas sean las unidades más fácil será su manejo. Si se trata de un distrito electoral de 40,000 votantes, el manejo del registro en un solo archivo se torna muy difícil,. El manejo de 100 unidades administrativas de 400 votantes es considerablemente más fácil.
La capacidad de almacenamiento a corto plazo que se requiere
Ya sea que se utilicen computadoras o no, siempre existirá la necesidad de almacenaje a corto plazo de los formularios de registro de los votantes mientras se desarrolle, verifique, y complete la lista de votantes. Muchos países ponen como requisito que los formularios de registro originales sean retenidos por la autoridad electoral. Si se utilizan enumeradores, ellos serán responsables de guardar los formularios de las zonas geográficas a su cargo. Harán una compilación de la lista del área o de los nombres que les han sido asignados. Después de que han preparado sus listas, otros funcionarios del registro generalmente formulan una lista maestra para la región. En muchas jurisdicciones puede no existir una lista nacional. En un sistema basado en distritos uninominales, la lista puede mantenerse a nivel local.
Los formularios del registro de votantes son frecuentemente utilizados para verificar las firmas incluidas en las solicitudes de postulación de candidaturas, iniciativas populares y referéndos. Este último uso, sin embargo, se asocia más al registro permanente que a la lista periódica. Se deben hacer arreglos para el almacenaje seguro de las tarjetas de registro, al igual que de los formularios en blanco.
Transferencia de información
La información también tendrá que ser enviada de los puntos de recolección locales (los centros de registro locales o las oficinas de registro en el caso de enumeraciones) a la autoridad electoral central para el desarrollo de las listas nacionales de votantes. Con una base de datos central computarizada, la transmisión sería llevada a cabo con altos niveles de seguridad e integridad para garantizar que cada archivo fue enviado y recibido de forma íntegra. Cuando no se utilizan computadoras, se tendrán que enviar las listas escritas a mano o mecanografiadas. En cada situación, se deben fijar las políticas que rigen asuntos como los puntos precisos de la entrega, por que métodos se llevará a cabo y cuantas copias se deben generar.
Automatización
En el caso de que exista una lista nacional, la transferencia de datos de un sitio local a la autoridad electoral nacional puede llevarse a cabo de manera altamente eficiente a través de sistemas automatizados. En otros contextos, sin embargo, la lista puede sólo ser relativa a un área geográfica específica, como puede ser un distrito electoral. Cuando existe un sistema basado en diversos distritos electorales, usualmente los electores sólo pueden votar en la zona específica que corresponde a su lugar de residencia. La lista puede ser desarrollada y mantenida incluso a nivel de sitio o mesa de votación. Un sistema de representación proporcional, en el cual la votación se puede llevar a cabo sin considerar necesariamente las limitaciones territoriales, puede requerir la centralización de la información. En las provincias canadienses, la lista periódica se guarda únicamente a nivel del distrito electoral.
Se pueden desarrollar programas de cómputo para recopilar una gran cantidad de información sobre el registro de votantes, al igual que para la producción de las listas de electores, lo cual permite que este proceso altamente detallado y laborioso sea completamente automático. Los programas de cómputo específicos para el registro invariablemente están diseñados para las necesidades de cada localidad y resultan altamente costosos.
