Gestion du matériel d'inscription
L'inscription au moyen d'une liste périodique exige la gestion d'un grand nombre de fichiers. L'informatisation permet de gérer efficacement ces renseignements, mais elle n'est pas toujours pratique ou possible. Qu'elle soit informatisée ou non, la gestion de ces documents connaît deux préoccupations principales. La première est l'entreposage des formulaires d'inscription puisqu'ils sont des documents légaux qui doivent être classés adéquatement et entreposés en lieu sûr. Ces documents sont à toute fin pratique la seule preuve d'une éventuelle double inscription et sont d'une importance décisive dans les cas de poursuites à ce titre.
La deuxième préoccupation est la nécessité de transférer les renseignements à partir des formulaires d'inscription à la liste électorale, ce qui peut entraîner la création d'une deuxième base de données. Si la liste n'est pas informatisée, la création de la liste électorale doit se faire aussitôt que les données commencent à être disponibles. Cela signifie donc que la liste préliminaire électorale est confectionnée même avant que toutes les données soient recueillies.
La gestion des données est une préoccupation importante dans la gestion du matériel d'inscription. Elle doit être fondée sur une structure géographique; les unités devraient être aussi petites que possible. Gérer l'inscription de 40 000 électeurs à l'échelle de la circonscription peut s'avérer une tâche difficile. Gérer 100 unités administratives de 400 électeurs chacune est considérablement plus facile. Quiconque aurait tenté de trier 40 000
fichiers, ou toute autre chose, pourrait apprécier la complexité d'une telle situation.
Entreposage pendant de courtes périodes
Les formulaires d'inscription devront toujours être entreposés pour la période de confection de la liste électorale, que l'on utilise un système informatique ou non. Plusieurs pays exigent que les formulaires d'inscription soient retenus par l'administration électorale. Les recenseurs sont responsables des formulaires dans leur propre région. Ils confectionnent la liste des électeurs pour la région qui leur a été assignée. Lorsqu'ils ont terminé la confection de leur liste, d'autres gestionnaires à l'inscription produisent normalement la liste maîtresse pour la région. Plusieurs administrations ne confectionnent pas de liste nationale. Lorsqu'il s'agit d'un système de circonscriptions uninominales, la liste peut être maintenue au niveau local.
Les formulaires d'inscription sont souvent utilisés pour vérifier les signatures sur les formulaires de mise en candidature et sur les pétitions en vue d'initiatives ou de référendum. Il faudra donc entreprendre des démarches pour entreposer les cartes d'inscription et les formulaires en blanc.
Transmission des données
Les données seront également transmises à partir des points de cueillette locaux (les centres d'inscription ou les bureaux d'inscription locaux) jusqu'à l'administration électorale centrale qui est chargée de confectionner la liste nationale. S'il existe une banque de données informatisée centrale, la transmission des données se fait par le biais de transactions qui atteignent un haut degré d'intégrité puisqu'elles permettent de vérifier que chacun des fichiers a été dûment envoyé et reçu. Si la banque de données n'est pas informatisée, la liste dactylographiée ou manuscrite sera transmise. Il faut développer des politiques relativement à la livraison (à qui, par qui, à quel endroit, et de quelle façon et en combien de copies) selon les circonstances.
Informatisation
Lorsque la liste électorale est nationale, la transmission des données du site local au bureau central de l'administration nationale par informatique est très efficace. Dans d'autres contextes, toutefois, la liste peut n'être que pour une région géographique bien spécifique, comme par exemple pour une circonscription. Dans une démocratie représentative, les électeurs peuvent voter seulement dans la région où se trouve leur résidence. La liste peut de fait n'être maintenue qu'au niveau de la section de vote. Un système de représentation proportionnelle, où le vote n'est pas rattaché à une limite territoriale, peut exiger la centralisation des données. La liste périodique dans les provinces canadiennes qui utilisent ce type de liste, n'est maintenue qu'au niveau de la circonscription.
On peut développer des logiciels pour traiter un volume élevé de données d'inscription tout autant que pour la production des listes électorales. Il s'agit là d'une tâche ardue et chacun des détails de la procédure doit être informatisé. Les logiciels utilisés pour l'inscription des électeurs sont conçus de façon à répondre à des spécifications locales et sont très coûteux.
