Estar preparado para justificar y defender las decisiones
Debido a que el desarrollo de la lista periódica de votantes generalmente se lleva a cabo durante un breve periodo de tiempo previo a las elecciones o durante la campaña electoral misma, el mantenimiento de archivos actualizados sobre todos los electores es mucho menos importante que en otros métodos de registro, principalmente el registro permanente y el civil. De hecho, el no tener que almacenar información antigua o que actualizarla de forma regular, es una de las grandes ventajas de la lista periódica.
A pesar de esto, la integridad total de una lista de votantes puede ser impugnada y los funcionarios de la administración electoral deben estar preparados para defender la inclusión o exclusión de cada votante de la lista así como de grupos de personas, incluyendo las acusaciones de partidos políticos de sesgos sistemáticos contra sus partidarios. Por lo menos, los materiales concernientes a la decisión de incluir o excluir votantes (por ejemplo tarjetas de registro, formularios sujetos a la impugnación del registro de un votante o a la decisión de la corte de revisión) deben ser almacenados durante un periodo conveniente después de una elección. Es igualmente importante que la información sea almacenada de tal forma que sea accesible. Cualquier persona que haya tenido oportunidad de ver lo que se requiere para organizar un millón de papeles podrá apreciar la magnitud de este reto. Lo que es críticamente necesario es un sistema viable para el archivo. Comúnmente esto es realizado dentro de una determinada unidad administrativa.
También es importante que las autoridades electorales sean capaces de documentar la forma en que se tomo una determinada decisión. Cualquier imposibilidad para mantener la documentación y la justificación de las decisiones puede dar la impresión de falta de profesionalismo o de actuar de manera caprichosa. Esto puede poner en duda la integridad de la autoridad electoral al igual que la legitimidad de la elección misma. El debido mantenimiento de los archivos de las decisiones también puede ayudar a tomar decisiones consistentes en casos similares. Generalmente se deben definir políticas claras sobre los tipos de decisiones que deben ser tomadas.
