Soyez prêt à justifier et défendre vos décisions
La liste électorale périodique est établie pendant une période relativement courte, juste avant une élection ou durant la période électorale. La tenue de données à jour sur tous les électeurs revêt beaucoup moins d'importance que lorsqu'il s'agit des autres méthodes d'inscription, soit la liste continue et le registre de l'état civil. Le fait de ne pas avoir à conserver les données originales et à les mettre à jour en tout temps est sans doute l'avantage majeur dont jouit la liste périodique.
Il n'en reste pas moins que l'intégrité de la liste électorale peut être contestée. Les gestionnaires de l'administration électorale devraient être prêts en tout temps à défendre l'inclusion ou l'exclusion du nom de chaque électeur ou groupe de personnes, y compris les accusations par les partis politiques à l'effet que l'administration électorale puisse être biaisée contre ses sympatisants. Il faudrait au moins conserver le matériel qui a rapport aux décisions d'inclure ou d'exclure des électeurs (p. ex. les cartes d'inscription, les formulaires d'opposition à une inscription et la décision de la cour de révision). Ces documents devraient être conservés pour une période raisonnable après l'élection. Il est tout aussi important d'entreposer ces documents de façon à ce qu'ils soient aisément accessibles. Quiconque a connu ce que représente l'archivage de millions de documents peut comprendre l'ampleur de ce défi. Il faut à tout prix un système de classement efficace. La plupart du temps, les documents sont classés par unité géographique définie.
Il importe également que les autorités électorales puissent documenter chaque décision. L'incapacité à documenter et à justifier ses décisions peut être interprétée comme un manque de professionnalisme et le signe d'une action arbitraire. L'intégrité de l'autorité électorale, tout autant que la légitimité de l'élection elle-même, en serait ruinée.
Le maintien de fichiers qui supportent les décisions prises peut également aider à la prise de décisions uniformes dans des cas similaires. Des politiques claires devraient être définies pour aider ceux qui ont à prendre des décisions.
