En muchos casos, la nueva tecnología adoptada para propósitos electorales no difiere sustancialmente de la práctica previa. En esos casos se trata más de cambios cuantitativos que radicales y suele surgir la necesidad de convertir la información de los viejos sistemas a los nuevos. Consecuentemente, la conversión de transferencia de información puede ser un elemento crucial cuando se eligen y evalúan nuevas tecnologías.
A principios del nuevo siglo, la mayoría de los programas para el almacenamiento de información son capaces de convertirla o transferirla en diversos formatos. Consecuentemente, el proceso de conversión no suele ser difícil con los programas de cómputo más recientes.
Sin embargo, cuando la información está almacenada en sistemas obsoletos, especialmente aquellos que ya no son respaldados por las compañías que los crearon, la conversión puede ser un problema serio. En estos casos puede ser muy difícil, sino es que imposible, convertir la información a un formato que pueda ser leído por los programas modernos.
Hay distintas estrategias que se pueden emplear para minimizar los problemas relacionados con la conversión de datos, incluyendo:
- Respaldar periódicamente la información en un formato estándar como el ASCII.
- Respaldar periódicamente a la información en el formato utilizado por el sistema en uso y conservar varias copias en lugares diferentes.
- Actualizar regularmente los programas para asegurar que se sujetan a los estándares vigentes.
- Utilizar formatos estándar para las distintas aplicaciones.
- Documentar las prácticas de recolección, almacenamiento y archivo informativo para saber con que información se cuenta.
- Clasificar claramente la información almacenada para poder identificarla fácilmente en el futuro.
- Asegurar que la información es almacenada en un medio de almacenamiento vigente, de otra forma se pueden enfrentar problemas para encontrar un mecanismo que pueda leer la información correctamente -algunos medios de almacenamiento son cada vez menos comunes, por ejemplo los discos magnéticos y floppys están siendo gradualmente desplazados por los productos de lectura láser como los cd's, que a su vez están siendo sustituidos por la siguiente generación conformada por discos zip y dvd's.
- Asegurar que el sistema operativo de los sistemas de cómputo utilizados sea capaz de compartir información con los sistemas operativos en uso.
- Si se tiene conocimiento de que el equipo o programas se están volviendo obsoletos y ya no van a tener respaldo, convertir la información a un sistema actualizado antes de que sea demasiado tarde.
- Recordar que la información que se quiera convertir o reutilizar en el futuro no es solo información almacenada en bases de datos.
- Conservar registros en disco duro de la información más importante.
- Si todo lo demás falla, se puede convertir la información escanéandola de los registros del disco duro.
Incluso cuando los sistemas son actualizados de un sistema relativamente moderno a otro desarrollado por una compañía distinta, subyace el problema de la conversión de información. La mayoría de los programas modernos pueden convertir la información almacenada bajo otro programa a su propio formato. Esta facilidad se encuentra disponible precisamente para que los usuarios puedan tener la posibilidad de transferir su información de un producto a otro.
Cuando se consideran nuevos programas, es importante verificar que es posible convertir la información del viejo formato al nuevo. Incluso cuando existan facilidades para la conversión, algunas funciones pueden carecer de soporte en el nuevo formato, provocando que alguna información no se pueda utilizar, o que se tenga que realizar un gran esfuerzo para completar la conversión. Este asunto debe ser considerado como parte del procedimiento de evaluación cuando se seleccionen nuevos programas.
