Dans les cas où une nouvelle technologie électorale est adoptée pour en remplacer une autre, le changement est plutôt marginal que radical et nécessite exclusivement la conversion des données du système précédent au nouveau. La conversion devient alors un projet d'importance majeure dans le choix de la nouvelle technologie.
Les logiciels d'entreposage de données développés depuis le début du millénaire actuel permettent de convertir les données entre différents types de logiciels sans problème majeur. Toutefois, lorsque les données sont entreposées dans des systèmes vieillis et démodés, surtout ceux qui ne sont plus maintenus par leurs fabricants, leur conversion peut représenter un problème majeur. Une telle entreprise peut même s'avérer impossible.
On peut adopter diverses stratégies qui peuvent éliminer ou tout au moins réduire les problèmes de conversion de données, dont les suivantes :
- exécuter les sauvegardes régulières dans un format standard et non exclusif, tel le code ASCII;
- exécuter les sauvegardes régulières de la manière
prévue par le système actuel et conserver des copies
multiples dans des endroits différents;
- faire des mises à jour constantes des
logiciels pour qu'ils demeurent conformes aux normes du jour;
- utiliser des formats de données standardisés avec tous les logiciels;
- documenter la sauvegarde, l'entreposage et l'archivage des données afin de pouvoir les inventorier de manière compréhensible;
- cataloguer clairement et logiquement les données archivées de façon à pouvoir les identifier dans l'avenir;
- s'assurer que les données sont constamment entreposées sur un véhicule d'usage courant afin de pouvoir utiliser plus tard un mécanisme capable de les récupérer - certains équipements d'entreposage sont de moins en moins utilisés comme les rubans magnétiques et les disquettes qui sont graduellement remplacés par des lecteurs au laser, comme les disques compacts, et qui sont eux-mêmes en voie d'être remplacés par une autre génération d'équipements de stockage, tels que les disquettes Zip et les disques numériques polyvalents «DVD» et d'autres mécanismes constamment en voie d'élaboration;
- s'assurer que le système d'exploitation de l'ordinateur utilisé est compatible avec les systèmes d'exploitation courants afin d'éviter la possibilité que les données sauvegardées dans un système d'explotation désuet ne puissent pas être récupérées au moyen de matériels et de logiciels modernisés;
- s'il devient évident que le matériel et les logiciels utilisés sont sur le point d'être périmés, convertir les données entreposées dans un système plus courant avant qu'il ne soit trop tard;
- éviter de conserver uniquement des données en archivage si l'on prévoit les convertir pour être utilisées dans l'avenir, comme les documents créés par traitement de texte, les chiffriers, les documents de présentation, le courrier électronique et les logiciels de banques de données;
- conserver des copies imprimées des données importantes;
- si toutes ces solutions ne s'avèrent pas possibles, il peut être nécessaire de refaire la saisie des données ou de copier des versions imprimées par lecteur optique.
Même lorsqu'on remplace un système relativement moderne par un autre de fabrication différente, la conversion des données peut encore être problématique. La plupart des logiciels modernes offrent la possibilité de convertir des données conservées par un logiciel différent. Cette nouvelle pratique cherche à inciter les utilisateurs à adopter de nouveaux systèmes plus modernes.
Chaque fois que l'on songe à adopter un nouveau logiciel, il faut s'assurer que les données existantes pourront y être converties. Même lorsque cette possibilité existe, il se peut que certaines tâches exécutées par l'ancien logiciel ne puissent pas l'être par le nouveau, rendant les données inutilisables ou nécessitant un travail de conversion très ardu.
