Las necesidades de capacitación de personal variarán significativamente en función de su estatus (permanente o temporal) y de la clase de trabajo que realizan (técnico, operativo, administrativo, etc.). Para el personal que realiza tareas específicas y de corto plazo, como los oficiales de votación, la capacitación puede ser relativamente corta y efectuada ya sea de manera directa o mediante manuales o instructivos, por ejemplo. El personal que ejecute tareas más complejas requerirá una capacitación más estructurada y prolongada.
Generalmente se sostiene que se aprende y retiene más haciendo (capacitación operativa), siendo el método siguiente más efectivo el visual (ver que alguien más lo haga), seguido del auditivo (escuchar a alguien hablar sobre cómo hacerlo) y el escrito (leyendo sobre cómo hacerlo). Desde luego, la efectividad de cualquier técnica de capacitación específica diferirá de persona a persona, por lo que usualmente se utilizan distintas técnicas para asegurar que se satisfacen las necesidades de cada una de ellas.
Personal provisional
Las necesidades de capacitación provisional o temporal, como los oficiales de votación, son muy diferentes a las del personal permanente. El personal temporal que maneja tecnología generalmente ejecuta un rango limitado de tareas específicas. Por tanto, la capacitación puede ser diseñada para atender esas tareas limitadas, lo que puede significar realizar la capacitación en un formato corto y fácil de digerir. De hecho es una fortuna, ya que el personal temporal suele emplearse en grandes volúmenes y no sería práctico o económico realizar una capacitación prolongada.
La complejidad de la capacitación requerida para el personal temporal dependerá en gran medida de la complejidad de la tecnología. Esto es una buena razón para que la tecnología sea simple y fácil de utilizar y supervisar. Entre más simple sea la tecnología, más fácil será manejarla con una capacitación mínima. De hecho, para la tecnología cuyo uso fundamental sea su uso en sitios operados y supervisados por personal temporal, es probable que la sencillez en su diseño y operación sean las consideraciones fundamentales para su selección.
En muchos casos, la capacitación tecnológica para personal temporal será diseñada para un módulo en su capacitación general. El módulo tecnológico puede ser realizado mediante el uso de un manual escrito o ilustrado, un video o una exhibición directa. De resultar apropiado, también se pueden manejar materiales estáticos o interactivos utilizando programas de cómputo o internet.
Para mayor información sobre los métodos de capacitación general, ver Capacitación.
Cuando el personal temporal se contrata básicamente para manejar tecnología, como un escáner, la capacitación tiene que ser diseñada en función de esa tecnología específica. En estos casos, es preferible la capacitación directa con ejercicios reales. Un operador experimentado, con habilidades para la enseñanza, puede ser el capacitador más apropiado. Después de la capacitación inicial, puede ser necesaria una de carácter continuo que le permita al operador familiarizarse rápidamente con las tareas. Es conveniente que esta clase de capacitación sea supervisada de cerca por un capacitador más experimentado.
Personal permanente "no técnico"
El personal permanente o de largo plazo de carácter "no técnico" a menudo usará tecnología en su trabajo cotidiano, pero lo hará como una herramienta para completar otras actividades y no como una actividad en si misma. El personal que utiliza procesadores de palabra, hoja de cálculo u otros programas para oficina, la capacitación formal puede contribuir de manera significativa a incrementar su productividad y ampliar el catálogo de actividades que pueden ser realizadas por personal "no técnico".
En muchos países, las compañías ofrecen capacitación en las aplicaciones de programas de cómputo más populares, esto generalmente se realiza en laboratorios de cómputo donde a cada uno de los asistentes se le asigna una computadora en la cual seguir programas estructurados. Estos cursos suelen dedicar medio día, uno o varios días a un tema en particular, dependiendo de su complejidad. Generalmente se ofrecen en los niveles inicial, intermedio y avanzado para ajustarse a las habilidades y conocimientos de los asistentes.
Las compañías que ofrecen cursos de computación usualmente ofrecen un manual y, en ocasiones, muestras de archivos en discos para que los estudiantes los conserven después del curso y que los conocimientos adquiridos puedan ser reforzados o consultados posteriormente.
Otra forma de tener capacitación sobre como utilizar programas para automatizar la oficina, especialmente cuando no se cuenta o no resultan prácticos los cursos directos, es a través de técnicas de autoaprendizaje empleando materiales escritos, videos, paquetes de programas de cómputo o paquetes de capacitación de internet.
Cuando se requiere que una buena parte del personal sea capacitada en una tecnología específica puede resultar preferible en términos de costo-efectividad emplear uno o más capacitadores que ofrezcan la capacitación en el sitio mismo del trabajo utilizando sistemas y ejemplos de la vida real., haciéndola más útil y relevante.
Los modernos programas de cómputo para automatizar las oficinas a menudo incluyen funciones de "ayuda" e interfases intuitivas que le permiten a los usuarios operar los distintos sistemas con poca capacitación formal. En cierto sentido, la capacitación para el uso de estos sistemas está integrada en ellos. Mucho personal, especialmente aquel que realice tareas relativamente directas, es capaz de usar estos sistemas con muy poca o sin capacitación formal.
Una forma en la que los programas de cómputo modernos coadyuvan en este proceso es a través del uso de reglas y convenciones comunes entre los distintos programas para que una vez que un proceso es aprendido (por ejemplo, la función cortar y pegar), se pueda utilizar en distintas aplicaciones sin necesidad de capacitación adicional. Esta característica se debe considerar cuando se compran programas de cómputo, es decir, los programas que utilicen reglas comunes para distintas aplicaciones son generalmente preferibles a los que no usan reglas comunes consistentes.
Sin embargo, si bien muchos usuarios pueden operar sus propios programas para oficina conforme a un nivel aceptable de productividad con muy poca o sin capacitación formal, hay muchas características de las aplicaciones de los programas más modernos que no son ejecutables con la misma capacitación. Por ejemplo los rotuladores de correspondencia pueden ahorrar mucho esfuerzo si se usan de manera efectiva. Para sacar el mayor provecho de esos programas es conveniente aprender como ligar los documentos a una fuente de información y como utilizar varios campos para rotular un documento. La capacitación formal puede llegar a explicar las complejidades de estos procesos y otros similares, generando una mayor productividad con un menor esfuerzo.
Otro aspecto importante de la capacitación tecnológica es que debe ser un proceso continuo. Sobre todo porque los programas de cómputo son regularmente actualizados con nuevas capacidades, es importante asegurarse que el personal recuerde y actualice periódicamente sus habilidades mediante cursos de capacitación. Una forma de lograrlo es incluir capacitación tecnológica en el plan de desarrollo y capacitación del personal, con el compromiso del personal y de la administración de que la capacitación tecnológica será regularmente revisada.
Personal técnico
El personal técnico, incluyendo el personal permanente y los contratistas externos, requieren de más capacitación intensiva que les permita ejecutar sus tareas efectivamente. Esto puede darse a través de cursos universitarios o capacitación especializada para técnicos.
Algunas compañías ofrecen cursos de capacitación acreditados y bajo estándares reconocidos. Estos cursos pueden ser utilizados como una guía sobre el nivel de habilidad técnica obtenido por el personal y pueden ser utilizados por los empleadores como un medio para determinar la idoneidad de los solicitantes para los empleos tecnológicos.
Como en el caso del personal "no técnico", el técnico también debe mantener al día sus habilidades recibiendo capacitación periódica que le permita refrescar y actualizar sus conocimientos.
