Les besoins de formation du personnel varient selon le statut permanent ou occasionnel des employés et du genre de travail qu'ils doivent accomplir, soit des tâches de soutien, un travail technique, opérationnel, administratif ou autres. La formation du personnel affecté à des tâches spécifiques et occasionnelles, tel que les préposés aux bureaux de vote sera plutôt brève et effectuée par interaction, par manuels didactiques ou vidéocassettes. Ceux qui sont appelés à accomplir des tâches plus complexes nécessiteront une formation plus structurée.
Lors d'une formation, il importe de mettre l'accent sur la quantité d'information apprise et retenue par les sujets. Règle générale, la méthode par laquelle les sujets retiennent davantage est celle d'exercices pratiques, la seconde, l'exercice visuel par lequel le sujet observe quelqu'un d'autre accomplir l'activité, suivie de l'explication orale de l'activité et finalement de la lecture. Ces méthodes peuvent cependant offrir des résultats variés selon les sujets en question, et il sera normalement nécessaire d'en utiliser de différentes suivant les besoins de chaque groupe de personnes à former.
Personnel occasionnel
Les besoins de formation du personnel occasionnel comme les préposés aux bureaux de vote sont très différents de ceux du personnel permanent. Le personnel occasionnel accomplit normalement des tâches spécifiques et limitées, et sa formation peut être restreinte à ces fonctions, selon une méthode brève et facile à assimiler; ces personnes sont normalement recrutées en grand nombre et il ne serait pas rentable et pratique de leur offrir une formation intensive et prolongée.
Le degré de formation requis pour le personnel occasionnel comme les préposés aux bureaux de vote devra être en fonction de la complexité du système de technologie qu'ils devront utiliser. Cette considération justifie à elle seule la nécessité d'adopter un système de technologie facile à utiliser et à superviser, car plus le système sera simple, moins les utilisateurs auront besoin de formation. De fait, pour tout système destiné à être utilisé et supervisé par du personnel occasionnel, la simplicité de conception et d'utilisation est l'une des principales caractéristiques dont devrait être dotée la technologie.
Dans la plupart des cas, l'utilisation de la technologie devrait être une composante de la formation générale des ressources occasionnelles. Cette partie de leur formation peut être offerte sour forme de manuel illustré, de vidéocassette, ou d'une présentation interactive. Si possible, du matériel didactique écrit ou de préférence interactif peut être fourni par un logiciel utilisant un médium, tel qu'un disque ou par Internet (voir Formation).
Pour le personnel occasionnel embauché principalement pour accomplir des tâches d'application technologique comme l'opération d'un numériseur à balayage, sa formation doit être de nature spécifique à la technologie utilisée. Dans de pareilles circonstances, la méthode interactive d'apprentissage pratique est la plus efficace et devrait être offerte par un opérateur expérimenté qui possède des aptitudes de formation. Après une formation initiale, on peut poursuivre avec une formation continuelle par le biais d'une supervision d'un opérateur compétent.
Personnel permanent autre que les informaticiens
Les employés permanents à long terme, autres que les informaticiens, font un usage quotidien de la technologie, mais celle-ci représente un outil dans l'accomplissement de leurs fonctions plutôt qu'une fonction en soi. Le degré de formation qu'ils nécessiteront dépendra de la complexité du système qu'ils auront à utiliser. Dans le cas des employés appelés à utiliser le traitement de textes, les chiffriers et autres logiciels de bureautique, une formation académique peut être avantageuse pour accroître le rendement et lpermettre de cumuler un plus grand nombre de tâches qui n'auront pas à être confiées à des informaticiens.
Dans plusieurs pays, des entreprises commerciales offrent de la formation dans l'utilisation de la plupart des logiciels courants. Cette formation est en générale donnée dans des salles d'ordinateurs où les sujets sont assignés à un ordinateur individuel et reçoivent des instructions interactives d'application pratique sous la direction d'un formateur professionnel. La durée de ces cours peut varier d'une demi journée à quelques jours pour chaque logiciel selon sa complexité. Ce genre de formation se donne à plusieurs niveaux: débutant, moyen et avancé.
Les cours offerts par ces entreprises se complètent souvent d'un manuel didactique et parfois même d'exemples de fichiers électroniques sur disquettes que les sujets peuvent conserver pour consultation ultérieure une fois la formation terminée.
Une autre méthode de formation peut être utilisée pour l'apprentissage de la bureautique, surtout lorsque la méthode interactive n'est pas offerte. Il s'agit de la méthode autodidactique au moyen de manuels imprimés, vidéocassettes, logiciels de formation ou d'Internet.
S'il est nécessaire de former un nombre important d'employés à l'utilisation d'un système spécifique, il peut être plus rentable de faire appel aux services d'un ou de plusieurs formateurs pour offrir la formation sur le lieu de travail. Cette méthode offre l'avantage de pouvoir utiliser des exemples d'application du système spécifique de l'organisme.
La plupart des logiciels modernes de bureautique offrent des fonctions d'aide et des interfaces intuitives tels des touches, des menus ou des assistants qui permettent aux utilisateurs de faire fonctionner les systèmes sans avoir à recevoir une formation conventionnelle. En réalité, la formation proprement dite est intégrée à ces logiciels. La plupart du temps, les personnes affectées à des tâches relativement simples parviennent à utiliser les systèmes avec un minimum de formation ou sans aucune formation conventionnelle.
Cette méthode est d'autant plus facilitée si l'on a recours à des logiciels qui utilisent des fonctions et des applications communes à la plupart des logiciels. Ainsi, une fois que les sujets apprennent à accomplir une fonction spécifique d'un logiciel, comme par exemple la fonction de traitement de texte «couper-coller», ils n'ont pas à apprendre cette même fonction s'ils ont à utiliser d'autres logiciels. Il est donc important de considérer cette caractéristique d'applications communes des logiciels lors de leur achat.
Bien que la plupart des employés peuvent utiliser adéquatement les diverses fonctions de traitement de texte sans formation, la plupart des logiciels offrent plusieurs applications qu'ils ne connaissent pas. Ainsi, la fusion de textes peut permettre des économies importantes d'efforts et de temps, mais pour profiter de cette fonction, il faut savoir relier les documents à des données comme les bases de données relationnelles et utiliser les champs variables à l'intérieur du document à fusionner. Une formation peut expliquer comment profiter de ces diverses applications subtiles et permettre d'accroître le rendement.
La formation pour les applications technologiques doit comporter une autre caractéristique, soit celle de la continuité. Vu que les logiciels sont constamment mis à jour, il est primordial que le personnel continue de recevoir une formation également à jour. À cette fin, il importe d'inclure cette formation comme un élément du plan de formation et de développement de chaque employé. L'employé de même que la direction de l'organisme se doivent de respecter cet engagement.
Personnel technique
Le personnel technique y compris les employés permanents et les sous-traitants devront recevoir une formation plus poussée pour leur permettre d'accomplir leurs fonctions avec efficacité, comme une formation universitaire ou collégiale ou, particulièrement pour les informaticiens, une formation spécialisée.
Certaines entreprises commerciales de formation offrent des cours accrédités en technologie. Ces cours peuvent être reconnus dans le cadre des compétences académiques des personnes qui postulent pour des postes de nature technique.
Tout comme pour le personnel non technique, les techniciens devraient eux aussi garder leurs compétences techniques à jour en recevant une formation continue.
