La funcionalidad de los sistemas de registro de electores pueden ser maximizados a través de la captura, almacenamiento y manejo de la información electrónica.
Entre los sistemas de entrada para el registro de electores:
- Formatos impresos para llenado de los electores
- Formatos electrónicos para llenado de los electores
- Información electrónica proporcionada por otras agencias
- Información impresa proporcionada por otras agencias
- Asesoría verbal proporcionada vía telefónica o en persona
- Información obtenida por trabajadores de campo formato impreso o electrónica
- Información derivada de solicitudes por correo
¿Que información se necesita capturar?
Antes de ponderar la modalidad de captura de la información, un EMB debe definir la información que necesita capturar. Esto depende en gran medida de los requerimientos legislativo aplicables al registro de electores, pero también pueden incluir algunos requisitos indicados por conveniencia administrativa.
La información solo necesita capturarse si existen razones legislativas o administrativas para hacerlo. Es posible que no sea necesario el total de la información incluida por el elector en el formato de registro. Algunos campos que aparecen en el formato de registro pueden ser para que el personal del EMB determine la elegibilidad para registrarse, sin embargo quizá no haya necesidad de rellenar esos campos sobre una base permanente en la base de datos.
Por ejemplo, el formato para el registro de electores instrumentado por La Comisión Australiana de Elecciones, solicita a los electores (entre otras cosas) estipular el lugar de nacimiento y, para personas del exterior de Australia, detalles de su ciudadanía, que son utilizados por el personal para determinar su elegibilidad para registrarse, sin embargo, una vez determinada no hay necesidad de almacenar esta información en la base de datos para futuras referencias. Si hay la necesidad de verificar estos datos de nueva cuenta (lo que en muy pocas ocasiones sucede), se puede conseguir una imagen digitalizada del formato original.
Los requisitos para la introducción de la información se pueden diseñar a través de los requerimientos de los resultados, por ejemplo:
- ¿Qué campos de resultados son estipulados por la legislación o son administrativamente necesarios?
- ¿Qué campos de resultados serán de utilidad para clasificar la información o para seleccionar subgrupos de información?
- ¿Qué categorías especiales pueden aplicarse al registro de electores?
- ¿Qué campos auditables/seguimiento son necesarios (como fecha y hora de entrada o corrección de la información, nombre del operador que introduce la información, registro de las entradas previas relacionadas con cada elector?)
- ¿Qué campos de resultados serán necesarios en el espectro completo de productos que se derivarán del registro de electores? (ver "etl06".)
Algunos campos de salida se pueden calcular por medio de programas de cómputo tomando como base otros campos de entrada y no necesitan ser cargados, como en los distritos electorales, los cuales pueden derivarse de los campos de dirección.
Una lista típica de campos capturados en la etapa de carga de la información pueden incluir:
- Nombre (que puede subdividirse en campos de mayor precisión, como primer nombre, segundo nombre, apellido paterno, apellido materno)
- Dirección (que puede subdividirse en otros campos como, número de apartamento, número exterior, nombre de la habitación, nombre de la calle, localidad, estado o distrito, número o código postal, país)
- Fecha de nacimiento
- Sexo
- Nombre anterior (si el nombre de la persona ha cambiado, por matrimonio o por derecho)
- Dirección anterior (para que un registro anterior pueda ser cancelado/actualizado)
- Lugar y país de nacimiento
- Número de identidad (si es aplicable a una jurisdicción específica, como el número de seguridad social)
- Detalles de la ciudadanía (por ejemplo, si es necesario probar la identidad a la hora de registrarse)
- Dirección postal (para quienes su dirección postal es distinta de la dirección de residencia)
- Indicadores de categorías especiales de electores (por ejemplo para indicar si el elector pertenece a una categoría especial, como aquellos cuya dirección debe suprimirse del registro de electores público, u otros electorales que actualmente residen fuera de su país de residencia
Captura de la información proporcionada en forma de papel impreso
Esencialmente hay dos formas en que la información proporcionada en impresión puede convertirse en formato electrónico. La primera es a través de la utilización de operadores que tecleen la información en una computadora. La segunda es por medio del uso de un equipo de digitalización con aplicación para el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) que convierta las imágenes en texto electrónico. Ambos métodos tienen ventajas y desventajas.
Puede ser preferible la captura manual de información para digitalizar la información ya que el personal generalmente está mejor habilitado para interpretar la mala escritura que un programa ICR. Durante el proceso manual de captura de los formatos de registro los operadores pueden tomar decisiones acerca de la elegibilidad del elector en caso de que la firma sea o no aceptable o si se ha mostrado o no la información necesaria. No obstante, la captura manual puede ser una tarea tediosa, poco gratificante y su monotonía puede llevar a cometer errores provocados por la falta de concentración.
Se pueden tomar algunas medidas para incrementar la precisión de la captura manual de información. Un método común es que una persona solicite información para ser capturada y que otra verifique la misma información. Este proceso de verificación puede tomar la forma de teclear dos veces la información, manteniendo ambos copias electrónicas en forma separada. Las dos copias son entonces comparadas electrónicamente. Si ambos son iguales, el registro es aceptado. Si son diferentes, el registro es revisado por un supervisor contra el original para asegurarse de que el registro esté correctamente tecleado. Un método de verificación alterno es contar con una segunda persona que revise la información tecleada por la primera persona contra el formato original.
Otra modalidad para incrementar la exactitud de la captura manual de información es diseñar una pantalla de captura para la introducción de datos a efecto de maximizar el margen de precisión. Por ejemplo, una pantalla de captura debe seguir el mismo orden lógico que el formato base, con elementos de diseño que obliguen al operador a seguir el orden establecido en el formato impreso.
También se pueden desarrollar programas que ejecuten pruebas lógicas a la información introducida a efecto de minimizar errores. Por ejemplo, se pueden utilizar 'máscaras' de captura para que cuando se requiera un dato numérico, solamente se puedan introducir números contenidos en un rango especificado., O que solamente se pueda introducir información válida de fechas en un campo fecha. Los programas pueden forzar al operador a introducir datos válidos en cada campo, para que los campos no sean saltados o dejados en blanco por accidente. Cuando la información de un campo debe cumplir con un estándar específico, como en el caso de una lista definida de variables, el programa puede rechazar cualquier entrada que no cumpla con el estándar establecido. Mejor aún, cuando la información de un campo debe cumplir con una lista definida de variables, el sistema puede ofrecer únicamente esas variables, a menudo en campos 'desplegables' o en lista de opciones. Por ejemplo, un campo de sexo podría únicamente permitir al operador escoger entre las opciones 'hombre' o 'mujer'.
Cuando la información el componente elector de una base de datos de registro de electores está ligada a otra sección de la base de datos, como el componente dirección, el programa puede forzar la introducción de información permitiendo al operador seleccionar una dirección válida contenida en una base de datos de direcciones. Cualquier dirección dada por el elector que no cumpla con cualquiera de las direcciones de la base de datos es rechazada por el sistema, de este modo se forras al operado o supervisor a investigar la legitimidad de la dirección recibida. En algunos casos, la dirección dada puede ser una variación no oficial de la dirección oficial. En otros, la dirección puede ser fraudulenta. Si se encuentra que la dirección dada es legítima pero no está contenida en la base de datos correspondiente, se debe llevar a cabo un proceso independiente para actualizar la base de datos antes de que el registro del elector sea procesado, preservando por consiguiente la integridad de la base de datos de direcciones.
La introducción de información a través de equipo de digilitalización óptica y programas ICR para convertir imágenes en texto electrónico puede ser preferible a la captura manual cuando el volumen de información que se tienen que procesar es significativo, por lo que no es probable que el proceso manual de captura de la información adicione un valor agregado al proceso para hacer que valga la pena.
La más grande desventaja con el uso de ICR en la captura de información es el nivel de precisión alcanzado. Como en ocasiones los formatos impresos para el registro de electores tienden a ser ilegibles, los sistemas ICR pueden tener dificultades para convertir con precisión estos formatos en texto, particularmente cuando los nombres están siendo interpretados, ya que los programas ICR no cuentan con patrones gramaticales previsibles que lo permitan. No obstante, la precisión de los programas ICR continuamente se están mejorando, y los márgenes de error de estos son mucho menores que los encontrados en las primeras versiones de estos programas.
Los programas ICR pueden ser efectivos si la precisión de la información capturada es conciliada por un operador contra el formato original. Este proceso se puede mejorar a través de programas que capturen tanto el texto interpretado y una imagen del formato origina, desplegándolos al mismo tiempo en la pantalla para que sea revisado por los operadores. Este método elimina la necesidad de referirse al formato original y da como resultado que el proceso de revisión puede instrumentarse de manera relativamente rápida por un operador capacitado y con experiencia.
Los programas ICR están bien adaptados para capturar texto impreso. Los ICR pueden ser 'enseñados' para que entiendan distintas tipografías o tipos de letra impresos con un alto grado de precisión.
Captura de la información proporcionada en formato electrónico
Comparada con la captura de información proporcionada en formatos impresos, la captura de información en formato electrónico es un proceso relativamente sencillo. Por definición, la información brindada en formato electrónico no tienen que convertirse en una copia impresa. No obstante, se pueden presentar ciertas dificultades cuando la información dada no está formateada de la misma forma en que están las tablas donde se va a incluir.
Por ejemplo, una agencia externa puede proporcionar a un EMB una lista de personas que tienen que incluirse en el registro de electores, que estará listo para recibir la información que será incluida en varios campos definidos, donde cada campo se refiere a un tipo de información específica, como el campo de apellido. Si los datos importados no contienen información formateada en la misma estructura de campos, deberá convertirse a la estructura deseada. Por ejemplo, un EMB puede dividir las direcciones de los electores en campos por separado: número de apartamento, número de calle, nombre del predio, nombre de la calle, localidad, estado o distrito, número o código postal. La información de una agencia externa puede proporcionarse en un formato de 'campo libre', esto es, la dirección completa se puede teclear en un solo campo, sin ninguna falla en la dirección dentro de sus componentes. En este caso, se deben concebir distintas alternativas para convertir la información importada en el formado deseado. Desafortunadamente, esto a menudo solamente se puede lograr con una considerable intervención manual, haciendo el intercambio electrónico de datos un ejercicio más complejo que podría hacerlo aparecer superficial.
La solución para importar información electrónica dentro de una base de registro electoral está en coordinar las estructuras de campos de la información con la agencia proveedora de información para asegurar su consistencia. La mejor forma para hacerlo es llegar a un conjunto de estándares sobre la complicación de la estructura de la información que puedan usarse a lo largo del espectro de agencias que cuentan con información similar. Alrededor del mundo se presentan estos tipos de estándares.
Los problemas relacionados con los estándares de la estructura de la información no se pueden presentarse cuando el EMB recopila la información electrónica del registro electoral en forma directa, es decir, del propio elector. Por ejemplo los formatos para el registro electrónico proporcionados a través de interés, se pueden estructurar de tal forma que de ser posible, permite el llenado directamente en la estructura de base de datos correcta.
Otra forma en que se puede capturar la información electrónica sobre registro electoral es suministrando trabajadores de campo con dispositivos portátiles para la captura de datos. Estos dispositivos se pueden programar para recibir la información del trabajador de campo mientras hace una visita domiciliaria. La información se puede descargar de estos dispositivos por medio de discos removibles, conectándolo directamente a una computadora o descargando la información a través de Internet.
Como en el proceso de captura manual de datos, se pueden aplicar pruebas lógicas a la información capturada electrónicamente para identificar cualquier posible error. Por ejemplo, cualquier información que contenga letras en campos que únicamente deben contener números puede señalarse, y los operadores pueden investigar el problema, y de ser posible, corregirlo, regresando a la fuente en caso necesario. De igual manera, una dirección remitida electrónicamente que no cumpla con el estándar establecido en la base de datos de direcciones puede ser objeto de investigación y de corrección, tanto como sea necesario.
Captura de la información proporcionada vía telefónica.
En algunos casos puede ser posible permitir a los electores registrarse o actualizar su registro electoral por teléfono automáticamente, sin embargo las oportunidades para este tipo de transferencias son muy raras:
No obstante, puede ser viable (si la legislación electoral lo permite) aceptar cambios al registro elector por teléfono. En estos casos el mensaje verbal debe ser trasladado a un formato electrónico a efecto de actualizar el registro de electores electrónico. Esto puede tomar la forma de errores en el formato pasado al operador, el cual es entonces tecleado o escaneado en el sistema de cómputo. La ventaja de esta propuesta es que permite obtener una pista auditable en papel que puede ser utilizada para verificar la legitimidad de los cambios efectuados al registro.
Alternativamente, el operador que toma la llamada telefónica puede actualizar el registro en pantalla. Esta es una ventaja para ahorrar tiempo al eliminar la etapa de elaboración de una impresión del registro. En este caso, la base de datos debe registrar que el cambio fue reportado vía telefónica, como para dejar una pista auditable del cambio efectuado.
Captura de la información derivada de la devolución de un correo
Cuando la información derivada del registro de electores es utilizada para enviar correo a los electores, este correo puede ser devuelto con anotaciones que pueden ser de mucha utilidad para el registro. Por ejemplo, el correo que es devuelto "no conocido en esta dirección" puede ser utilizado para anotar el registro del elector y (dependiendo de la legislación local) sirve para eliminar a la persona del registro o para dar lugar a una investigación sobre los derechos del elector para permanecer registrado.
En otros casos, el correo devuelto nos indica que deben hacerse correcciones a los nombres o direcciones. Esta información también podría usarse para corregir el registro.
Dependiendo del tipo de anidación hecha al correo devuelto, el proceso de captura de información sobre las anotaciones puede ser automatizado a distintos niveles. Si las direcciones obtenidas incluyen una barra de códigos como identificación o un número o código de identidad, ésta puede usarse para simplificar la captura de cualquier anotación contenida en el correo devuelto. Si esas anotaciones se encuentran en categorías definidas, entonces la captura de tal información puede automatizarse en un alto grado. Por ejemplo, los correos que contienen códigos de barras de identificación que establece que el elector ya no vive en la dirección registrada se puede categorizar separadamente y verificarse en lector de códigos de barra como para registrar la información relevante en la base de datos del registro de electores.
Cuando las anotaciones muestran correcciones a los nombres o direcciones, se podría necesitar de un operador para hacer los cambios dentro del registro electrónico. Este proceso podría hacerse más rápido si utilizamos códigos de barras o números de identificación para acceder con mayor rapidez al registro del elector con el propósito de realizar los cambios pertinentes.
Funcionalidad de los sistemas de captura de información
Los sistemas de entradas de datos utilizados para introducir la información del registro de electores, ya sea de copias impresas o fuentes electrónicas, pueden diseñarse para ejecutar un amplio abanico de funciones que agregarán un valor al proceso.
Un registro de electores, se conoce típicamente como una entidad que está en continuo movimiento, específicamente cuando se utiliza un registro continuo. Aún cuando se utiliza un registro periódico, se deben realizar cambios. Un sistema de captura de información debe permitir la adición de nuevos registros, la corrección y eliminación de los registros existentes. De igual forma, también estar (idealmente) diseñado para dejar un registro de los cambios, a efecto de obtener un registro histórico de los cambios efectuados.
Los registros de electores también pueden diseñarse para aceptar la información proveniente de distintas fuentes, que impacta en el registro del elector. Por ejemplo, el registro original de un elector puede derivar de un formato de solicitud requisitado por el elector. Los detalles de su dirección pueden ser actualizados en fecha posterior a través de la información remitida electrónicamente por otra agencia gubernamental.
