Un registre des électeurs peut avoir une plus grande fonctionnalité si ses données sont saisies, entreposées et traitées par un système informatisé.
Les données contenues dans le registre électronique des électeurs d'un organisme électoral peuvent être essentiellement de deux catégories, soit celles qui concernent les électeurs eux-mêmes et celles qui représentent des éléments géographiques. La saisie de la première catégorie de données constitue un des éléments majeurs du registre. (voir Données géographiques d'un registre des électeurs)
Les données concernant les électeurs peuvent provenir de diverses sources :
- des formulaires imprimés remplis par les électeurs;
- des formulaires électroniques remplis par les électeurs;
- des données électroniques fournies par d'autres organismes;
- des renseignements fournis par d'autres organismes sur des documents imprimés;
- des renseignements reçus verbalement en personne ou par téléphone;
- des renseignements recueillis sur le terrain par des préposés et inscrits électroniquement ou sur des documents imprimés;
- des renseignements provenant du courrier retourné à l'expéditeur.
Déterminer les données à saisir
Avant de décider de la façon de saisir les données, un organisme électoral aura à préciser quelles données lui sont nécessaires, ce qui dépendra en grande mesure des dispositions législatives qui touchent le registre, mais aussi de la façon dont le processus d'inscription est administré par l'organisme.
Les seuls détails qu'il est nécessaire de consigner au registre sont ceux qui sont requis par la législation ou pour des fins administratives et il ne sera peut-être pas nécessaire de saisir tous les détails qu'un électeur peut avoir inscrits dans sa demande d'inscription. Certains de ces détails peuvent servir strictement à confirmer l'éligibilité de l'électeur et il pourrait être inutile de les conserver en permanence dans le registre.
Dans le formulaire de demande d'inscription utilisé par la Commission électorale de l'Australie, par exemple, l'électeur doit inscrire, entre autres, son lieu de naissance et, pour ceux qui sont nés à l'étranger, leur citoyenneté. Ces renseignements sont utiles au personnel de la commission pour établir l'éligibilité du demandant, mais il n'est pas nécessaire de les consigner au registre pour consultation future. Advenant qu'il devienne nécessaire dans de rares cas de les consulter, il est possible de se référer à un exemplaire numérisé des formulaires originaux.
Pour décider quels détails devront être consignés au registre, il faudra se baser sur les fins pour lesquelles chaque catégorie devra éventuellement être utilisée, par exemple :
- les champs de sortie des données prescrits par la législation ou nécessaires à des fins administratives;
- les champs de sortie qui pourraient servir à classifier ou à extraire des données par catégorie;
- les catégories de données qui peuvent confirmer l'éligibilité des électeurs;
- les données qui seront requises aux fins de vérification, comme la date et l'heure des saisies et des modifications, le nom du préposé à la saisie et tout renseignement servant à effectuer des renvois à des saisies antérieures pour le même électeur;
- les champs de sortie qui devront éventuellement figurer sur les documents à produire à partir du registre des électeurs.
Certains champs de données pourront être ignorés à la saisie parce que le logiciel sera en mesure de les déterminer à partir d'autres données déjà saisies, comme la circonscription de l'électeur que le logiciel pourra confirmer à partir des champs d'adresse.
Ce qui suit représente une liste standardisée des champs qu'il pourrait être nécessaire de saisir :
- le nom de l'électeur qui peut se subdiviser dans des champs plus précis, comme le prénom, un deuxième prénom, le nom de famille ou le nom de famille à la naissance, s'il y a lieu;
- l'adresse de l'électeur qui peut aussi se subdiviser dans des champs plus précis, comme le numéro d'unité, le numéro civique, le nom de l'immeuble, le nom de la rue, la municipalité, l'État, le district ou la province, le code postal et le pays;
- la date de naissance de l'électeur;
- le sexe de l'électeur;
- l'adresse précédente qui permettra d'annuler ou de modifier une inscription déjà existante;
- le lieu et le pays de naissance;
- le numéro d'identité si un tel système existe au pays, comme un numéro de sécurité sociale;
- la citoyenneté, si des preuves de citoyenneté sont exigées;
- l'adresse postale, si elle diffère de l'adresse de résidence;
- le code indiquant une catégorie spéciale d'électeurs, s'il en est, comme les électeurs dont l'adresse doit être omise des listes imprimées ou ceux qui résident présentement à l'extérieur du pays.
Saisie des données à partir de documents imprimés
Il existe essentiellement deux méthodes pour convertir en format électronique les données fournies sur papier. La première consiste à faire enregistrer les détails dans un système informatisé par des préposés à la saisie. La deuxième est d'avoir recours à un procédé de reconnaissance optique de caractères (ROC) ou encore celui de reconnaissance intelligente de caractères (RIC). Les deux méthodes offrent des avantages et comportent des inconvénients.
La méthode manuelle permet aux préposés à la saisie d'interpréter l'écriture à la main, ce que les procédés de lecture numérisée ne peuvent pas faire. Les opérateurs à la saisie sont aussi en mesure de prendre certaines décisions pour confirmer l'éligibilité des électeurs, par exemple en déterminant si une signature est acceptable ou si les détails fournis sont suffisants, encore des fonctions que les procédés de lecture numérisée ne sont pas en mesure de faire. D'autre part, la saisie manuelle peur être une fonction monotone et peu valorisante qui peut porter les préposés à commettre des erreurs à cause d'un manque de concentration.
Il existe certaines procédures qui permettent d'accroître le degré d'exactitude lors de la saisie manuelle. La méthode courante consiste à faire exécuter la saisie par une personne et de la faire vérifier par une autre en regard du document original. Une autre méthode oblige à faire exécuter deux saisies distinctes et de les garder séparées. Le logiciel peut ensuite en faire une comparaison et si les données sont identiques, la saisie est acceptée, sinon un vérificateur peut comparer les saisies avec le document original et s'assurer que les corrections sont apportées.
Une autre stratégie visant à accroître le degré d'exactitude d'une saisie manuelle est de s'assurer que le formulaire informatisé qui apparaît à l'écran de l'ordinateur de saisie est conçu de manière à suivre le même ordre logique que le formulaire imprimé pour permettre au préposé à la saisie de suivre le même ordre visuel logique.
Dans le but de conserver au minimum la marge d'erreurs, le logiciel de saisie peut être développé de manière à exécuter automatiquement certains tests logiques. Par exemple, le logiciel peut utiliser des masques de saisie de sorte que seules les données numériques se situant à l'intérieur d'une étendue spécifique peuvent être inscrites dans certains champs et que seules les dates valides peuvent être acceptées dans les champs de date. Le logiciel peut également être développé de manière à obliger un préposé à la saisie à compléter tous les champs sans laisser un «vide» accidentellement. Lorsque les données destinées à un champ spécifique doivent être d'un certain format à l'intérieur de certaines variantes, un logiciel peut être développé de manière à refuser toute donnée qui ne se conforme pas au format acceptable. Encore mieux, dans les cas où des données ne peuvent répondre qu'à une série de variantes spécifiques, le logiciel peut offrir une liste de ces variantes dans une boîte à onglets. Ainsi, un champ exigeant d'inscrire le sexe de l'électeur pourrait n'offrir que deux options, soit «masculin» ou «féminin».
Lorsque la partie d'un registre qui contient les données concernant les électeurs est reliée à une autre partie du registre, soit les données géographiques des adresses, le logiciel peut obliger le préposé à la saisie de ne saisir que les adresses valides qui sont déjà contenues dans la base d'adresses. Le système rejettera alors toute adresse qu'un électeur peut avoir inscrite dans sa demande mais qui n'est pas déjà contenue dans le registre d'adresses. Le préposé à la saisie ou un superviseur doit alors faire les recherches concernant l'adresse inscrite dans la demande de l'électeur et qui peut, dans certains cas, être une variante de l'adresse officielle ou, dans d'autres cas, une adresse frauduleuse. Le système peut permettre de mettre à jour le registre d'adresses si celle indiquée par l'électeur est effectivement valide, avant que la demande de l'électeur puisse être acceptée, ce qui permet de maintenir l'exactitude du registre des adresses.
Les systèmes qui ont recours aux procédés de lecture numérisée ROC et RIC pour convertir des formulaires d'inscription en format électronique pourraient être préférable à la saisie manuelle lorsqu'il est nécessaire de saisir des quantités importantes de données et que le procédé manuel n'ajouterait pas de valeur appréciable au projet pour s'avérer rentable.
L'inconvénient majeur d'un procédé de lecture numérisée réside dans le degré d'exactitude qu'il peut offrir. Les formulaires imprimés d'inscription des électeurs étant en général remplis à la main, les différentes formes d'écriture peuvent être difficiles à interpréter par les procédés de lecture numérisée qui n'offrent pas aux logiciels les formes grammaticales prévisibles à suivre. Le degré d'exactitude de ces procédés s'améliore constamment et la marge d'erreurs des versions modernes est beaucoup plus basse que celle des versions précédentes.
Les procédés de lecture numérisée peuvent toujours être utilisés pour la saisie de données écrites à la main pourvu que les données, une fois saisies, soient vérifiées par un préposé en regard des formulaires originaux, tout comme la vérification des données saisies par des préposés. Une autre méthode de vérification utile à ce procédé consiste à développer le logiciel pour lui permettre de saisir les données que le lecteur a interprétées et une image du formulaire original, puis de les afficher côte à côte sur un même écran afin que les préposés puissent les comparer. Une telle méthode élimine la nécessité d'avoir recours au formulaire original et permet à un préposé d'expérience de faire la vérification assez rapidement.
Les procédés de lecture numérisée se prêtent très bien à la saisie de texte dactylographié. Leur logiciel peut être développé pour reconnaître divers types de caractères de dactylographie et d'imprimerie avec un degré d'exactitude très élevé.
Saisie des données disponibles en format électronique
Comparativement à la saisie des données reçues sur des documents imprimés, la saisie des données déjà disponibles en format électronique est plutôt simple. Elle peut tout de même présenter des difficultés si les données obtenues ne sont pas de forme compatible aux tables de données dans lesquelles elles doivent être inscrites.
Par exemple, un autre organisme peut fournir à l'organisme électoral des données concernant des personnes à inscrire automatiquement au registre des électeurs. Ce dernier peut être configuré pour inscrire les coordonnées dans plusieurs champs distincts, comme un champ destiné uniquement au nom de famille alors que les nouvelles coordonnées reçues sont structurées de façon différente. Dans ce cas, les données reçues devront être converties pour les adapter à la structure du registre. Malheureusement, une telle activité exige souvent une manipulation manuelle assez laborieuse. L'échange de données avec d'autres organismes dans un format électronique peut donc s'avérer plus complexe que ce qu'il laisse paraître.
La solution à ce problème consiste à structurer, dès le début, les champs de données du registre pour qu'ils soient les mêmes que ceux de l'organisme qui fournira les renseignements., Ainsi grâce à une technologie standardisée, il est possible d'uniformiser les structures des champs de données entre les organismes qui fourniront des noms d'électeurs
De tels problèmes ne devraient pas se présenter lorsque l'organisme électoral reçoit des données électroniques directement des électeurs. Si, par exemple, le processus d'inscription permet à l'électeur de s'inscrire par le biais d'Internet ou à des kiosques informatisés, les formulaires d'inscription informatique devraient être conçus de façon à s'harmoniser avec la structure de la base de données du registre.
Une autre méthode qui vise à obtenir les données d'un registre informatisé consiste à fournir des unités portables de saisie aux travailleurs qui sont sur le terrain. Ces unités informatisées permettent aux travailleurs de saisir sur le champ les données recueillies lors de visites à domicile exécutées dans le but de mettre à jour le registre des électeurs. Les données peuvent ensuite être téléchargées dans le registre soit à partir du disque amovible de ces unités, en connectant l'unité directement à un ordinateur ou soit en téléchargeant les données à partir d'Internet.
Comme pour la saisie manuelle des données, le logiciel peut exécuter des tests de logique sur la saisie de données qui sont déjà sous forme électronique afin de déceler les erreurs que ces dernières contiennent. Par exemple, les données contenant des lettres qui doivent être saisies dans des champs n'acceptant que des chiffres peuvent être marquées par des onglets pour fin de vérification à la source et de correction par un préposé. Le même procédé peut s'appliquer aux adresses qui ne sont pas considérées valides par le registre d'adresses.
Saisie de données recueillies par téléphone
Dans de rares occasions (lorsque la loi le permet), les électeurs peuvent s'inscrire par téléphone ou faire modifier les détails du registre qui les concernent, par téléphone. Les messages verbaux doivent alors être convertis en format électronique, soit par une saisie manuelle à l'ordinateur ou soit par une lecture numérisée, pour mettre le registre à jour, à partir d'un formulaire écrit ou dactylographié par le préposé au téléphone. Cette procédure offre l'avantage de disposer d'un document écrit qui permet une vérification s'il est nécessaire de confirmer la légitimité des changements au registre.
Le préposé au téléphone pourrait également saisir directement les modifications aux détails apparaissant à l'écran, permettant ainsi de réaliser une économie de temps en éliminant l'obligation de remplir un formulaire à la main. Dans ce cas, il est préférable, pour fin de vérification, d'indiquer dans le registre que les données ont été obtenues par téléphone.
Saisie de données à la suite de courrier retourné
Lorsque les données d'un registre des électeurs sont utilisées pour préparer des envois par la poste aux électeurs, le courrier pourrait être retourné avec des notes qui peuvent servir à mettre le registre à jour. Ainsi, les envois retournés avec la mention « inconnu à cette adresse » peuvent permettre d'inscrire cette mention au registre ou, si la loi le permet, de radier l'électeur ou de faire enquête pour déterminer si son inscription doit être conservée.
D'autres envois retournés peuvent signaler l'orthographe erroné du nom ou de l'adresse et permettre ainsi de corriger les données du registre.
Selon la mention inscrite sur l'envoi retourné, sa saisie pourrait, le cas échéant, être elle-même informatisée ou du moins en partie. Si les étiquettes d'adresses produites pour les envois contiennent des codes à barres ou des numéros d'identité, ces derniers peuvent simplifier la saisie des mentions sur les envois retournés, surtout si elles sont de catégories spécifiques. Les envois contenant un code à barres et retournés parce que l'électeur ne réside plus à l'adresse mentionnée peuvent être triés séparément et soumis à une lecture numérisée des codes. Les annotations nécessaires peuvent ensuite être portées à la base de données du registre.
La mention du courrier retourné signalant la correction des noms ou des adresses permettra à un préposé d'effectuer les changements nécessaires au registre, un procédé qui sera d'autant plus rapide en utilisant des codes à barres ou des numéros d'identité qui offrent l'accès rapide aux données de l'électeur.
Fonctionnalité des systèmes de saisie de données
Les systèmes de saisie de données des registres des électeurs, autant à partir de documents imprimés que d'autres sources électroniques, devraient être conçus pour exécuter des fonctions qui offrent un haut degré de rentabilité.
Un registre des électeurs est une application technologique en mouvement, particulièrement s'il s'agit d'un registre permanent. Même un registre périodique devra offrir la possibilité d'y effectuer des modifications. Tout système de saisie de données doit permettre de faire des ajouts, des modifications et des radiations de données. Un système de registre devrait idéalement garder en mémoire les changements apportés aux renseignements qui concernent chaque électeur afin de conserver en tout temps un historique de son inscription.
Comme il a été décrit plus haut, les écrans et les logiciels de saisie devraient effectuer des tests de logique pour s'assurer que les données sont conformes aux critères déjà établis. Plus particulièrement, les adresses devraient être saisies de manière à respecter les adresses valides contenues dans l'élément géographique de la base de données du registre.
Autant que possible, un système de registre des électeurs devrait également être configuré de manière à accepter les données qui concernent ses électeurs et qui proviennent d'autres sources électroniques. Par exemple, l'inscription originale d'un électeur peut avoir été saisie à partir d'un formulaire qu'il a lui-même rempli alors que son adresse peut avoir besoin d'être modifiée par la suite à partir de renseignements fournis électroniquement par un autre organisme du gouvernement.
