إن إدخال التكنولوجيا
الجديدة لأغراض انتخابية قد يؤدي إلى تغييرات جذرية أو إضافية. وفي كلتا الحالتين،
قد تكون هناك حاجة إلى تحويل البيانات من هيئة النظام القديم إلى الجديد. هذا
التحويل يمكن أن يستهلك وقتاً وموارد، ويحتاج إلى دراسة متأنية عند اختيار وتقييم
التكنولوجيات الجديدة.
فعند التبديل
من أحد برمجيات الأتمتة المكتبية إلى آخر، ربما لا تكون مسألة تحويل البيانات ذات
أهمية كبرى، لأن هذه البرمجيات تكون في كثير من الأحيان مزودة ببرامج للتحويل التلقائي.
ولكن، حين تكون
البيانات مخزنة على أنظمة متقادمة، وبخاصة تلك التي لم تعد تلقى دعماً من الشركات
التي صنعتها، فإن تحويل البيانات يمكن أن يشكل مشكلة خطيرة. ففي هذه الحالات، قد
يكون صعباً، إن لم يكن مستحيلاً، تحويل البيانات إلى صيغة يمكن قراءتها بواسطة
البرنامج الجديد.
هناك عدد من
الاستراتيجيات التي يمكن أن تقلل من مشكلات تحويل البيانات :
- إعداد نسخ احتياطية بانتظام للبيانات بصيغة قياسية
ليست ذات ملكية خاصة، مثل ASCII (الشفرة الأمريكية القياسية لتبادل المعلومات)
- تحديث البرنامج باستمرار ليس فقط لضمان مطابقته للمعايير
الحالية، ولكن أيضاً للتأكد من أن البيانات ذات الصلة يمكن تحويلها تلقائياً إلى
صيغ جديدة
- استخدام الصيغ القياسية للبيانات ما بين التطبيقات
- توثيق ممارسات جمع وتخزين وأرشفة البيانات، كي يتم
الاحتفاظ بمعلومات عن بيانات المكتب وخصائصها
- تسمية البيانات المؤرشفة بشكل واضح، بحيث يمكن
تحديدها في المستقبل
- ضمان تخزين البيانات في وسيلة تخزين حديثة بحيث
يمكن قراءتها في وقت لاحق. حين يتم تطوير أجهزة تخزين جديدة وأكثر كفاءة، غالباً لا
تصبح الأجهزة القديمة مدعومة من قبل التكنولوجيا الحالية. هذا هو الحال مع العديد
من أنواع الأشرطة الممغنطة التي كانت تُستخدم من قبل على نطاق واسع لتخزين
البيانات. نتيجةً لذلك، لا تستطيع العديد من المؤسسات الوصول إلى بيانات هامة تم
تخزينها لاستخدامها في المستقبل.
- التأكد من أن أنظمة تشغيل الحاسوب قادرة على تبادل
البيانات مع أنظمة التشغيل الأحدث، لأن البيانات المخزنة باستخدام نظام تشغيل متقادم
قد تكون غير قابلة للاستعادة
- ضمان تحويل البيانات المخزنة على نظام يجري استبداله
بآخر جديد. ولا يشمل ذلك وسيط التخزين فقط ولكن أيضا مكونات الحاسوب والبرمجيات
التي تمكِّن من معالجة البيانات.
- الاحتفاظ بسجلات ورقية من البيانات الضرورية، بحيث
إذا فشلت كل الوسائل الأخرى، تظل هناك إمكانية تحويل البيانات من خلال إعادة إدخال
أو مسح البيانات من السجلات الورقية.
غالبا ما
تنشأ مشكلات التحويل عندما تكون هناك حاجة إلى تحديث النظم باستخدام منتجات من
شركات مختلفة. يشمل العديد من منتجات البرمجيات برامج التحويل التي تقوم بتحويل
البيانات المخزنة في إطار برنامج آخر إلى التنسيق الخاصة بها، ولكن هذا عادة لا يشمل
إلا البرامج الأكثر استعمالاً.
عند دراسة
شراء برمجيات جديدة، من المهم معرفة ما إذا كان البيانات الموجودة سوف تحتاج إلى
أن تتحول إلى الشكل الجديد، وكيف يمكن القيام بذلك. وحتى في ظل وجود إمكانيات التحويل،
قد لا تكون بعض الوظائف مدعومة من قبل البرنامج الجديد. نتيجةً لذلك، قد تُفقد بعض
البيانات ويصبح من الضروري بذل الجهد الكثير في عملية تحويل البيانات.
