يتمثل أحد
العناصر الحاسمة في تنفيذ التكنولوجيا الجديدة في تعيين هيكل إداري مسؤول عن المشروع.
يتوقف نوع
الهيكل الإداري المعتمَد لأي مشروع على حجم المؤسسة ومدى تعقيد المشروع. ومع ذلك، فهناك
بعض المبادئ العامة.
علي الهيكل
الإداري الخاص بمشروع تكنولوجي كبير أن يتضمن أو أن يخضع مباشرةً إلى الرئيس
التنفيذي لمؤسسة الإدارة الانتخابية. يعكس ذلك أهمية التكنولوجيا في إدارة العملية
الانتخابية. لقد أصبحت التكنولوجيا في غاية الأهمية بالنسبة لنجاح إجراء
الانتخابات لدرجة أن الإدارة العليا ينبغي أن تتحمل دوراً كبيراً في تنفيذها.
ويمكن تأسيس الهيكل
الإداري للتكنولوجيا الخاصة بمؤسسة الإدارة الانتخابية في إطار الاستراتيجية العامة
لتكنولوجيا المعلومات. سيضمن ذلك اتباع نهج ثابت في إدارة التكنولوجيا في جميع
أنحاء مؤسسة الإدارة الانتخابية وكذلك ضمان أن المديرين المعنيين يدركون السياق
العام لمشروع معين.
في المعتاد
يتضمن الهيكل الإداري النموذجي للتكنولوجيا داخل مؤسسة الإدارة الانتخابية:
• لجنة عليا للسياسات يرأسها الرئيس التنفيذي (أو تخضع
مباشرةً للرئيس التنفيذي)، وتضم كبار المديرين المعنيين، وتكون مسؤولة عن وضع
السياسة العامة، وتلقي التقارير من اللجان الأدنى، ومنح الموافقات على المشروعات
• لجنة متوسطة لكل مشروع كبير أو مجموعة من المشروعات،
يرأسها المسؤول الأعلى (العضو باللجنة العليا)، وتضم فريقاً من المديرين والموظفين
الفنيين من جميع المناطق المعنية بالمشروع، وتكون مسؤولة عن الإشراف على المشروع،
وتقديم التقارير إلى اللجنة العليا، وتلقي التقارير من لجان المستوى الأدنى ومنح
الموافقات على الجوانب الأكثر تفصيلاً في المشروع.
•
لجنة فنية دنيا لكل مشروع، يرأسها عضو في اللجنة المتوسطة، وتضم فريقاً من مسؤولي المشروع
والموظفين الفنيين الذين
يلعبون دوراً مباشراً في المشروع، وتكون المسؤولة
عن الإشراف اليومي على التشغيل
الفني للمشروع وتقديم التقارير إلى اللجنة المتوسطة.
يتمثل الهدف الرئيسي من
الهيكل الإداري للتكنولوجيا في وضع الاستراتيجية
العامة لتكنولوجيا المعلومات، والموافقة على ورصد المراحل المختلفة من
تطوير وتنفيذ
المشروع. تُعني اللجان العليا بقضايا
السياسة العامة والاتجاه الاستراتيجي، واللجان المتوسطة تضمن تنفيذ المشروع وفقاً لاستراتيجية
المشروع المحددة، في حين
تتكفل اللجان الفنية الدنيا بكافة
التفاصيل الفنية.
تضمن لجان الإدارية الفنية على وجه
الخصوص أن يتم اتباع الجداول الزمنية واستيفاء المعايير. فالمشروعات التي يتم
تشغيلها في مرحلة متأخرة، وإغفال الاختبارات الحاسمة أو التهاون في الالتزام بالمعايير
حتماً تؤدي إلى الكوارث في الميدان الانتخابي. كما أن الإدارة مسؤولة عن وضع جدول
زمني واقعي و معايير واقعية في المقام الأول. كما يُفترض أن تكون الإدارة مسؤولة
عن التخطيط للطوارئ في حالة وقوع مشكلة.
من المهم تحديد المسؤوليات بوضوح، كي
يتمكن المسؤولون من المضي قدماً بثقة وكي يمكن تغطية جميع جوانب المشروع. من
الممكن تعريف جوانب المسؤولية في مرحلة تطوير وتنفيذ المشروع.
كبار المديرين المعنيين بإدارة
التكنولوجيا لا يُشترط أن تكون لديهم مهارات أو معلومات فنية، إلا أن ذلك يعد ميزة
واضحة. وبعد أن أضحت العمليات الانتخابية تعتمد بشكل متزايد على التكنولوجيا، سوف تنطوي
إدارة السياسات والقرارات أيضاً على الجوانب التكنولوجية. ومن ثم فإن المديرين
الذين لا يتمتعون بالمهارات أو المعرفة التكنولوجية سيضطرون إلى الاعتماد على
مستشارين فنيين. لتجنب الاعتماد الكامل على الآخرين أو اتخاذ قرارات لا تستند إلى
المعلومات السليمة، سيستفيد المديرون من اكتساب المهارات التكنولوجية الخاصة بهم.
من المحتمل أن يتناقص عدد كبار
المديرين الذين يفتقرون إلى الخبرة الفنية مع مرور الوقت. فبعد أن تصبح التكنولوجيا
أكثر شيوعاً في مؤسسات الإدارة الانتخابية وغيرها من الهيئات، وحين تصبح طائفة أوسع
من الموظفين أكثر اعتماداً على التكنولوجيا، فسيرجح أن يكون لدى الموظفين المعينين
في الإدارة العليا خلفية عن مجال التكنولوجيا. وسيعمل ذلك على تحسين إدارة
التكنولوجيا في المستقبل.
