منذ إدخالها
في نهاية السبعينيات، صارت برمجيات جداول البيانات أحد أكثر تطبيقات الأتمتة
المكتبية شيوعاً في الاستخدام، بعد أن حلت محل جداول البيانات اليدوية ودفاتر
الأستاذ التي ظل المحاسبون يستخدمونها على مدى مئات الأعوام. تستطيع برمجيات جداول
البيانات تقديم وعرض وطباعة البيانات على هيئة جدول وإجراء الحاسبات الأوتوماتيكية
على مجموعة من الأرقام.
تُستخدم برمجيات
جداول البيانات بشكل واسع النطاق لدعم أنشطة الإدارة الانتخابية. وهي تشمل إعداد
السجلات المالية وميزانيات التنظيم العام للانتخابات وتخطيط عمليات الاقتراع وحساب
وعرض نتائج الانتخابات، من بين عدة أشياء أخرى. ورغم أن بعض هذه الوثائق من الممكن
إعدادها بواسطة معالج النصوص، فإن الكثير من المستخدمين يفضلون الميزات التي
تمنحها برمجيات جداول البيانات.
تسمح برمجيات
جداول البيانات للمستخدم بإدخال أعمدة وصفوف من البيانات. يُسمى تقاطع الصف
والعمود خلية. يتم إدخال البيانات أو الصيغ في الخلايا وتقوم الصيغ بإجراء
الحسابات على البيانات المخزنة في الخلايا الأخرى. وهذا يعني أن القيم التي تقدمها
الصيغ تتم إعادة حسابها تلقائياً كلما تغيرت البيانات.
كذلك تستطيع برمجيات
جداول البيانات إعداد وعرض وطباعة الرسوم البيانية اعتماداً على صفوف وأعمدة
البيانات، مما يجعلها ذات نفع عند تحليل البيانات ودراسة الاتجاهات.
مميزات برمجيات جداول البيانات
بالإضافة إلى
إجراء أنواع عديدة من الحسابات، تمتاز برمجيات جداول البيانات ببعض الخصائص
المشابهة ببرمجيات معالجة النصوص، كإمكانية كتابة وتحريك ونسخ وحذف ولصق البيانات
الموجودة بخلايا أو مجموعات من الخلايا والصفوف والأعمدة. يتم حفظ جداول البيانات
كملفات إلكترونية ومن الممكن عرضها وتحريرها وطباعتها، شرط عدم مسح الملف
الإلكتروني. وهذا يعني أنه من الممكن حفظ عدة نسخ من وثائق جداول البيانات للاطلاع
عليها عند الحاجة. كذلك من الممكن نسخ وتحريك ولصق البيانات من جدول بيانات إلى
آخر.
تمنح أغلب برمجيات
جداول البيانات مجموعة أساسية من المميزات هي:
- تستطيع وظيفة الحسابات إجراء الجمع
والطرح والضرب والقسمة على عناصر صيغة مكتوبة داخل خلية. كما أن هناك صيغاً
سابقة التعريف تُعرف باسم "الدالات" تستطيع إجراء حسابات بسيطة أو
معقدة نسبياً باستخدام قيم محددة تُسمى بالوسائط، بترتيب أو هيكل معين. بعض
الدالات شائعة الاستخدام في برمجيات جداول البيانات هي "المجموع"
لجمع أرقام موزعة على عدد من الخلايا، و"المتوسط" لحساب القيمة
المتوسطة لمجموعة من الخلايا، و"التقريب" لتقريب عدد في خلية
معينة.
- تعمل وظيفة المخطط على إنشاء مخطط
من البيانات التي يتم إدخالها في ورقة العمل. وبمجرد إنشاء الرابطة بين ورقة
العمل والمخطط المرسوم، يتم تحديث المخطط تلقائياً بالقيم التي تم إدخالها في
ورقة العمل المقصودة.
- تعمل وظيفة الإدراج على إدراج
الخلايا والصفوف والأعمدة في أي مكان بالوثيقة، بالإضافة إلى إدراج الأحرف
والبيانات في الخلايا.
- تعمل وظيفة النسخ على إنشاء نسخة
مزدوجة من البيانات في الخلية أو في مجموعة من الخلايا والصفوف والأعمدة
بالوثيقة.
- تعمل وظيفة الحذف على مسح الأحرف
والكلمات، بالإضافة إلى الخلايا أو مجموعة من الخلايا والصفوف والأعمدة.
- تعمل وظيفة اللصق على إدراج المواد
في خلية تمت إزالتها أو نسخها من خلايا أخرى.
- تعمل وظيفة التنسيق على تصميم
الوثيقة من خلال تحديد الصفحة والهامش وحجم علامة التبويب، وتطبيق ملامح
شكلية خاصة كنوع ولون الخط، الخط العريض، الخط المائل، وضع خط أسفل النص
والإبراز.
- تعمل وظيفة البحث والاستبدال على البحث
عن أحرف أو كلمات أو عبارات معينة في الوثيقة واستبدالها بأخرى.
- تعمل وظيفة إدارة الملفات على تخزين
والدخول إلى وتحريك وحذف ملفات الحاسوب.
- تعمل وظيفة الطباعة على إنتاج نسخة
ورقية من وثيقة تم إعدادها ببرنامج جدول البيانات وتخزينها إلكترونياً.
وبالإضافة إلى هذه الميزات الأساسية،
تستطيع أغلب برمجيات جداول البيانات إدراج رأس/تذييل الصفحة، وإجراء بعض الوظائف
الإضافية كالفرز والتدقيق الإملائي وتعقب التغيرات من بين عدة أشياء أخرى.
كما يمكن أيضاً إدراج صور ورسوم في
وثيقة جدول البيانات، رغم أن ذلك يكون أكثر تعقيداً مقارنةً بنفس الإجراء في
برمجيات معالجة النصوص.
وتستمر قائمة الميزات المتاحة في
برمجيات جداول الأعمال في النمو مع صدور الإصدارات الجديدة إلى الأسواق.
هناك الكثير من الكتب والمجلات ومواقع
الإنترنت المتاحة للمساعدة في اختيار برنامج جدول البيانات الملائم. في الكثير من
الأحيان، يُباع برنامج جدول البيانات كحزمة واحدة مع مكونات الحاسوب الملائمة،
كجزء من اتفاقية شراء أو كجزء من المعايير الحكومية أو تلك المطبقة في المجال.
يُفضل أن يتم تدريب طاقم العاملين
بمؤسسات الإدارة الانتخابية على كيفية استخدام برمجيات جداول البيانات. يتوافر
المدربون الخارجيون في أغلب البلدان، إلا أن أغلب مؤسسات الإدارة الانتخابية
تستطيع الاعتماد على طاقم العاملين لديها لتقديم التدريب داخل المؤسسة. كما أن أغلب البرمجيات يصل معها دليل المستخدم إلى
جانب البرامج التعليمية الذاتية على الشاشة.
تتجلى أفضل مزايا برمجيات جداول
البيانات حين يتم تحليل البيانات على هيئة بُعدين (صفوف وأعمدة). عند تحليل أنواع
عديدة من المتغيرات، أو حين تكون هناك العديد من العلاقات المختلفة بين المتغيرات
المتنوعة، تكون قواعد البيانات العلائقية أكثر نجاعة في تسجيل وتحليل البيانات.
