عند تصميم
نظام آلي لتسجيل الناخبين، من المفيد تحديد أغراض عملية تسجيل الناخبين. ويشمل ذلك
عادة ما يلي:
- التحديد المسبق لهوية الناخبين المؤهلين (مما يزيل
الحاجة إلى إثبات هوية للناخبين في مكان الاقتراع عند التصويت)
- التحديد المسبق لأهلية الترشح (مما يزيل الحاجة
إلى إثبات الأهلية للترشح خلال فترة الترشيح)
- التحديد المسبق لأهلية الانضمام إلى الأحزاب
السياسية (باستخدام تسجيل الناخبين كوسيلة للتحقق من تأهل حزب سياسي للتسجيل)
- مراقبة الأمانة (باستخدام عملية تسجيل الناخبين
كوسيلة لمنع تكرار التصويت وانتحال شخصيات الآخرين)
- عمل وثائق إثبات الهوية (من قبيل بطاقات تسجيل
الناخبين)
- التخطيط للاقتراع (باستخدام سجل الناخبين باعتبار
ذلك وسيلة لتحديد الأماكن التي يجب أن يجري الاقتراع فيها، وعدد الموظفين وحجم
المواد المطلوبة في كل مكان اقتراع)
- إنتاج قوائم بالناخبين المؤهلين لاستخدامها عند الاقتراع
(باستخدام سجلات الناخبين كدليل على حق الشخص في التصويت)
- تحديد أسماء الأشخاص الذين أدلوا أو لم يدلوا
بأصواتهم في الانتخابات (باستخدام السجلات التي تُعد أثناء الاقتراع استناداً إلى
سجلات الناخبين، لاسيما لرصد حالات تكرار التصويت، وفي أنظمة التصويت الإجباري، لرصد
حالات الامتناع عن التصويت)
- توعية الناخبين (باستخدام سجلات الناخبين كسبيل
يمكِّن من الاتصال بالناخبين ولفهم العوامل الديموغرافية للسكان الناخبين)
- تزويد الأحزاب السياسية والمرشحين ببيانات تسجيل
الناخبين (حسبما يقتضيه القانون لأغراض الحملات الانتخابية والشفافية)
- نشر قوائم سجلات الناخبين علناً (لأغراض الشفافية)
- للأغراض غير الانتخابية (مثل قوائم هيئات المحلفين
وتقاسم البيانات مع الهيئات الحكومية الأخرى المختصة بإنفاذ القانون ولأغراض حماية
الإيراد العام)
هذه الأغراض
المختلفة لسجلات الناخبين تًملي الشكل الذي يجب تخزين ومعالجة سجلات الناخبين عليه.
لإنتاج مجموعة واسعة من منتجات سجلات الناخبين، يجب التقاط البيانات الواردة في
سجلات الناخبين إلكترونياً وتخزينها في صورة إلكترونية، ويكون ذلك عادةً في إطار نظام
قاعدة البيانات.
يمكن استخدام
قاعدة بيانات سجلات الناخبين من قبل مؤسسة الإدارة الانتخابية للمساعدة في مختلف
جوانب العملية الانتخابية، مثل التخطيط للانتخابات وإعادة ترسيم الدوائر الانتخابية.
يمكن تجميع بيانات
تسجيل الناخبين على المستويات الجغرافية المختلفة للمساعدة في تحديد الأماكن التي
يجب أن تخصص للاقتراع والموارد (من حيث العاملين والمواد) التي ينبغي أن تكرس لكل
مكان اقتراع. قد يكون من الممكن أن تقوم مؤسسة الإدارة الانتخابية بربط بيانات
تسجيل الناخبين بقواعد بيانات إدارة مراكز الاقتراع لحساب كميات المواد وعدد
الموظفين اللازمين تلقائياً. يمكن القيام بذلك عن طريق تعيين "مناطق التجميع"
في كل مراكز الاقتراع، وحساب عدد الناخبين المسجلين بمنطقة التجميع في كل واحد من مراكز
الاقتراع.
كما يمكن
تجميع بيانات تسجيل الناخبين على المستويات الجغرافية المختلفة للمساعدة في إعادة
رسم حدود الدوائر الانتخابية أو إعادة ترسيم الدوائر الانتخابية. حين يشترط نظام
الترسيم مراعاة أعداد الناخبين المتوقعة في المستقبل، يمكن استخدام قاعدة بيانات
تسجيل الناخبين لوضع مخطط لتحرك الناخبين وتحديد اتجاهات النمو مع مرور الوقت. ولكن،
في حين أن بيانات سجلات الناخبين قد تظهر اتجاهات نحو النمو أو التراجع، ينبغي الحرص
عند استخدام هذه البيانات لأغراض إعادة ترسيم الدوائر الانتخابية على إدراج العوامل
الأخرى، كخطط تطوير مشروعات الإسكان في المستقبل أو خطط هدم المساكن.
