تتمثل المرحلة
الأولى من إستراتيجية تطوير وتنفيذ المشروع في تقييم الاحتياجات (كما تُوصف أيضاً
بعملية 'المسح البيئي"). وغالباً ما يبدأ تقييم الاحتياجات بتحليل العملية
الحالية لتحديد أي أوجه القصور والمجالات يمكن تحسينها. ما الذي تقوم به حالياً؟
ما الذي تريد تحسينه؟ ماذا يتوقعه أصحاب الشأن منك؟ كيف يشعر مديروك وموظفوك حيال
تطبيق التكنولوجيا الجديدة؟ هل تستطيع التكنولوجيا الجديدة تلبية احتياجاتك
وتوقعاتك؟
تتبع ذلك
عملية تقييم التكنولوجيا المتاحة، وإن أمكن، تقييم الحلول المماثلة التي نفذتها مؤسسات
أخرى للإدارة الانتخابية ومنظمات أخرى.
في هذه
المرحلة، من الممكن تتبع عدة مسارات مختلفة من البحث في وقت واحد:
- يستطيع المستشارون الفنيون تحديد ما إذا كان الحل التكنولوجي
المقترح مناسباً للغرض المقصود.
- يستطيع المستشارون الماليون تقدير تكلفة الحل
التكنولوجي المقترح وتحديد ما إذا كان معتدل السعر.
- يستطيع مديرو المشروعات تحديد ما إذا كان هناك
تأييد داخل مؤسسة الإدارة الانتخابية لإدخال التكنولوجيا المقترحة.
- يستطيع مسؤولو الإدارة العليا التشاور مع أصحاب الشأن
الخارجيين حول التغييرات المقترحة، إذا كان ذلك مناسباً.
- يمكن استكشاف حلول بديلة لتحديد ما إذا كانت هناك خيارات
أفضل أو أقل تكلفة قد لا تنطوي على التكنولوجيا.
- وفي نهاية مرحلة تقييم الاحتياجات، يجب على مؤسسة الإدارة
الانتخابية أن تتحلى بالفهم السليم للحاجة إلى التغيير، وأن تصل إلى قرار نهائي
بشأن الخيار المفضل لتلبية هذه الحاجة. هذه المعلومات يمكن استخدامها لإعداد دراسة
الجدوى، التي تمثل المرحلة التالية في استراتيجية تطوير وتنفيذ المشروع.
دراسات
الجدوى
تُستخدم دراسة الجدوى لإقناع كل من المديرين الداخليين وأصحاب الشأن الخارجيين بجدوى إدخال التكنولوجيا
الجديدة المقترحة. يجب
أن تكون دراسة الجدوى منطقية ومقنعة، وأن تبين
بوضوح جميع التكاليف والفوائد المترتبة على المقترح ولكن يجب ألا
تحتوي على الكثير من التفاصيل وإلا أتت بنتائج عكسية. إن أمكن، يجوز أن يتضمن المقترح تقديراً لجميع التكاليف طوال العمر الافتراضي للحل المقترح،
وليس فقط تكاليف السنة المالية الحالية.
معظم الأعمال اللازمة لإعداد دراسة الجدوى يُفترض الاضطلاع بها في مرحلة تقدير الاحتياجات. كذلك يُفترض أن تكون دراسات الجدوى وتقييمات
الاحتياجات مقنعة، على
أن تخاطب الجماهير المختلفة. ومع ذلك، إذا نجح تقييم
الاحتياجات في إقناع مُعديه
أنفسهم بملاءمة هذا الاقتراح، فإنه من الممكن أن
يقطع شوطاً طويلاً نحو إقناع الآخرين
بجدواه.
في المعتاد تتضمن دراسة الجدوى العناصر
التالية :
- بيان واضح بالاحتياجات
- بيان واضح بالخيار المقترح
- بيان واضح بأية خلفية أخرى ذات صلة بالاقتراح
- دراسة للخيارات الأخرى، ومناقشة للأسباب التي تجعل الخيار المقترح هو
الأفضل
- بيان بالتكاليف والمنافع غير النقدية للخيار المقترح
- تقييم للتكاليف وسبل التوفير النقدي المرتبطة بالاقتراح، بما في ذلك
التكلفة الكاملة للاقتراح على امتداد العمر الافتراضي للمشروع، بالإضافة إلى السنوات
المستقبلية
- إشارة إلى الخطوات اللازمة للموافقة على هذا الاقتراح، مثل موافقة مجلس
الوزراء أو تمرير التشريعات اللازمة من قبل البرلمان
- بيان بالمشاورات التي دارت مع أصحاب الشأن و/أو تلك التي يجب أن تتم، إشارة
إلى دعم أصحاب الشأن أو معارضتهم حتى الآن
- الجدول الزمني للمشروع
- التوصية بالمضي قدماً في المقترح
المواصفات
بمجرد الموافقة على دراسة الجدوى من قبل السلطات المعنية والحصول على التمويل اللازم، فإن الخطوة التالية هي
اختيار مورد أو موردي السلع والخدمات الضرورية. يعتمد الأمر على حجم
وتكلفة ودرجة تعقيد المشروع، فقد تنطوي على إصدار مناقصة. أما المشروعات الأصغر فقد تتم فقط من
خلال طلب عروض أسعار من الموردين.
من الجوانب الرئيسية لطلب تقديم العطاءات أو عروض الأسعار تحديد مجموعة
واضحة من المواصفات للتكنولوجيا
المطلوبة. وتكون المواصفات عموماً مخصصة للأغراض الفنية وليس
لإعلام المديرين غير الفنيين. وبالتالي فإنها تميل إلى أن تكون فنية وتفصيلية.
المواصفات الجيدة تحدد بوضوح ودون ، لبس المنتجات أو الخدمات الجاري البحث عنها تحديداً.
ويختلف مضمون
المواصفات بشكل كبير
وفقا للمنتجات أو الخدمات المطلوبة. وكقاعدة عامة، قد تتضمن المواصفات:
- بيان واضح بالمنتجات أو
الخدمات المطلوبة، مع
تحديد جميع التفاصيل الضرورية
- بيان واضح بالغرض
المقصود من المنتجات أو الخدمات
- بيان واضح بأية خلفية أخرى
ذات صلة
- إن أمكن، الإشارة إلى
التكلفة المتوقعة للمنتجات أو الخدمات المطلوبة، شاملةً التكلفة الكاملة
للمقترح على امتداد
العمر الافتراضي للمشروع، بما في ذلك السنوات المقبلة
- بيان بما إذا كانت هناك أية خطوات لا يزال يتعين القيام بها قبل المضي قدماً
في المشروع، مثل موافقة مؤسسة حكومية ما أو تمرير التشريعات اللازمة من قبل
البرلمان
- الجدول الزمني للمشروع
- بيان بما إذا كانت المتطلبات المختلفة المحددة إلزامية أم اختيارية
- بيان بما إذا كانت السلع أو الخدمات يجب أن تتفق مع أية معايير أو ضوابط للجودة
معترف بها
- قائمة بأية شروط للاختبار يتعين الوفاء بها قبل المضي قدماً في التنفيذ
- وصف لمستويات الأمن المطلوبة والمنطبقة على المشروع، إن وجدت
- وصف لأية وثائق قد تكون مطلوبة، مثل الكتيبات الفنية أو أدلة المستخدمين أو
تقارير المتعاقدين
- الإشارة إلى ما إذا كان التدريب مطلوب كجزء من الخدمة
- الإشارة إلى كيفية تقييم المقترحات المقدمة من قبل الموردين
- طلب عروض أسعار يتعلق بأثر التغييرات في المواصفات على تكلفة المشروع (على
سبيل المثال، إذا تم إجراء أعمال إضافية، ما هي التكاليف الإضافية المفروضة؟)
القائمة أعلاه ليست بأي حال شاملة، وقد
تنطبق اعتبارات أخرى على حالة معينة.
أهم المعلومات التي يجب أن تُدرج في
أية مواصفات هي تفاصيل عن المنتج أو الخدمة المطلوبة. إن أمكن، فإنه من المستحسن
أن نتوقع كل التغييرات المحتملة التي قد تطرأ على مواصفات المشروع وتضمينها في طلب
عرض الأسعار من البداية. إن تجاوز التكاليف المتوقعة غالباً ما يحدث عند تغيير
المواصفات بعد أن تكون المواصفات الأولية قد أُعدت وتم اختيار الموردين. لذا
فالدراسة المتأنية لمواصفات المرحلة قد يجنب المشروع تجاوز الميزانية، ويزيد من فرص
نجاحه.
