إن إدارة مختلف أنواع وكميات المواد
التي تحتاج إليها هيئة إدارة الانتخابات (EMB) لأداء وظائفها هي مهمة كبيرة ومعقدة تتلاءم كثيراً مع الحوسبة.
ويمكن استخدام البرمجيات لتحديد:
- أنواع المواد اللازمة
- كميات المواد اللازمة
- أماكن تخزين المواد
- أماكن استخدام المواد
- المواد المتوفرة والمواد التي يجب
طلبها
ويمكن استخدام البرمجيات في عملية
الشراء، ليس لتحديد الكميات المطلوبة والجداول الزمنية لتوفير الإمدادات فحسب
وإنما أيضاً للمساعدة في إدارة العقود. كما يمكن استخدام البرمجيات في إعداد وثائق
وعقود العطاءات والمساعدة في عملية صنع القرار. ويمكن أن تستعين لجان تقييم
العطاءات بالبرمجيات أيضاً للوقوف على مزايا العطاءات ولضمان التقييم العادل
للعطاءات.
كما تعد البرمجيات مفيدة بشكل خاص في
مراقبة المخزون. ففي حالة تخزين كميات كبيرة من المواد في مستودعات أو مخازن، يكون
من المهم تسجيل وتتبُّع المواد المخزنة وأماكن تخزينها. وتستطيع أنظمة البرمجيات
أداء هذه المهمة بشكل أكثر فعالية من أي نظام يدوي.
ويمكن استخدام البرمجيات أيضاً في متابعة
مراقبة التوزيع ومراقبة النقل. ويشكل هذا الأمر أهمية خاصة في الحالات التي يتم
فيها إرسال المواد إلى أماكن موزعة جغرافياً، مثل المراكز الإقليمية أو أماكن
الاقتراع.
