Elections and Technology

Topic Indexإعداد الميزانية

بعد تقرير أن تكنولوجيا معينة في المتناول من حيث السعر، تتمثل الخطوة التالية في إعداد ميزانية مفصلة. يجب أن تأخذ الميزانية في اعتبارها كلا من التكاليف المباشرة والمستمرة المرتبطة بالتكنولوجيا المختارة.

هناك أربعة عناصر لميزانية التكنولوجيا: قائمة السلع والخدمات المراد شراؤها، تكلفة كل بند، والجدول الزمني للسداد، وأية جوانب للتوفير المتوقع فيما يتصل بالتكنولوجيا الجديدة. باستثناء البنود التي تُستخدم في مناسبة واحدة فقط ثم يتم التخلص منها، فإن معظم بنود التكنولوجيا تحتاج إلى تمويل مستمر لأعمال الصيانة. من الضروري أيضاً توفير الأموال اللازمة على امتداد عمر هذه التكنولوجيا.

بنود الميزانية

تبعاً لنوع ونطاق التكنولوجيا قيد الدراسة، قد تظهر العناصر التالية في الميزانية:

مكونات الحاسوب (المشتراة أو المستأجرة)، على سبيل المثال، أجهزة الحاسوب والشاشات والطابعات والماسحات الضوئية والآلات الناسخة وأجهزة الفاكس ومعدات الاتصالات وأجهزة التصويت الإلكتروني والشاشات التي تعمل باللمس
البرمجيات (المرخصة أو المشتراة أو المستأجرة)، على سبيل المثال، الأتمتة المكتبية وقواعد البيانات والشؤون المالية وشؤون العاملين والملكية الخاصة وشبكة الإنترنت والاتصالات
تحديث مكونات الحاسوب
تحديث البرمجيات
الاتصالات – على سبيل المثال، رسوم الشبكة، ووصلات الأقمار الصناعية، والكابلات، والاتصالات اللاسلكية والاتصالات عن بعد
الأجهزة الطرفية – على سبيل المثال، لوحات المفاتيح، وأجهزة المودم، والسماعات، ومكبرات الصوت، ومحركات الأقراص، ووحدات الكتابة على الأقراص، وأجهزة التخزين الاحتياطي، ووسائل الراحة البشرية، ومصادر الطاقة في حالات الطوارئ
المواد المستهلكة – على سبيل المثال، حبر الطابعة ومسحوق الحبر، والورق، والأقراص
الدعم – على سبيل المثال، فنيو الإصلاح
الصيانة – على سبيل المثال، الفنيون
الرواتب – على سبيل المثال، دفع أجور الموظفين الذين يكرسون وقتهم جزئياً أو كلياً للعمل في مشروع التكنولوجيا الجديدة
الاستشاريون – على سبيل المثال، استشاريو إدارة المشروع، والاستشاريون الفنيون أو مراجعو الحسابات المستقلون
النقل – على سبيل المثال، النقل من مكان الشراء إلى مكان التخزين وإلى مكان الاستخدام
الطاقة – على سبيل المثال، الكهرباء لتشغيل التكنولوجيا وما يرتبط بها من إضاءة وتكييف الهواء ومولدات الطاقة الكهربائية للاستخدام في حالات الطوارئ أو للاستخدام حيث تكون مصادر الطاقة المحلية لا يعول عليها
التخزين – على سبيل المثال، التخزين أثناء الاستخدام وبين مرات الاستخدام
التدريب – على سبيل المثال، تدريب الموظفين على استخدام التكنولوجيا الجديدة بدوام كامل وبدوام جزئي
المعلومات العامة – على سبيل المثال، شن حملة لتوعية الجماهير على استخدام نظام التصويت الإلكتروني الجديد
التوثيق – على سبيل المثال، مواصفات النظام، وكتيبات الصيانة الفنية، وأدلة المستخدمين، وكتيبات التدريب
الطباعة – على سبيل المثال، الوثائق التي صُممت لاستخدامها مع التكنولوجيا، مثل بطاقات أو نماذج الاقتراع التي يمكن قراءتها إلكترونياً
الأنظمة الاحتياطية – على سبيل المثال، الأنظمة البديلة، كالأنظمة اليدوية التي يمكن اللجوء إليها في حالة فشل التكنولوجيا، فضلاً عن أنظمة النسخ الاحتياطي وتخزين البيانات في حال فشل النظام
تكاليف الاستبعاد – على سبيل المثال، التكاليف المرتبطة بالتخلص من أو بيع التكنولوجيا المتقادمة
تقديرات الإهلاك وتناقص القيمة – على سبيل المثال، معدات الحاسوب التي يُتوقع أن تستمر لمدة ثلاث سنوات لها قيمة يمكن شطبها بعد ثلاث سنوات، أي معدل إهلاك بنسبة حوالي 33٪ سنوياً.

تقدير التكاليف

بمجرد تحديد كل العناصر الممكنة في النفقات، من الضروري توضيح تكلفة كل بند من البنود، والتي تُقدر على أساس العمر المتوقع للمعدات أو المشروع.

الجدول الزمني للمشروع

في معظم الحالات، لا يكون من الضروري سداد جميع تكاليف التكنولوجيا الجديدة مقدماً. بعد التكاليف الأولية للشراء والإنشاء، عادةً ما تكون هناك تكاليف مستمرة للصيانة والتطوير على مدى عمر المشروع. ويمكن حساب ميزانية المدى الطويل باتباع جدول زمني للسداد يعتمد على إتمام مراحل أساسية من المشروع.

حين يشمل المشروع مرحلة الاختبار و/أو التقييم، فمن المستحسن تسديد دفعات تدريجية تعتمد على إنجاز المراحل الأساسية المتفق عليها. إذا كان هناك شرط ينص على إيقاف المشروع في حال فشل النظام في اجتياز الاختبار، يجب أن يسمح نظام جدول السداد بتقليل التكلفة التي تتكبدها مؤسسة الإدارة الانتخابية.

يُفترض تأخير الدفعة النهائية المستحقة للموردين إلى ما بعد الانتهاء الناجح للمشروع. فهذا يضمن التزام الموردين باستكمال المشروع. كما يمكن أيضاً إدراج الشروط الجزائية في عقد التسليم، للجوء إليها إذا لم يتم الوفاء بالمتفق عليه.

من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني للمشروع طوال، بل ويُفضل أن يتجاوز، العمر المتوقع لهذه التكنولوجيا. يتيح ذلك إمكانية تحديد جميع التكاليف الممكنة وأيضا الوقوف على التكاليف المستقبلية المترتبة على استبدال أو تحديث التكنولوجيا.

يمكن أن يُستخدم هذا الجدول الزمني لتحديد المراحل الواردة في جدول المشروع حيث سيكون من المناسب سداد دفعات مقابل تنفيذ النظام وصيانته.

سبل التوفير الممكنة

وعلى سبيل الممارسات المستحبة، تحدد ميزانية التكنولوجيا الجديدة سبل التوفير المناظرة التي يمكن تحقيقها على امتداد سير المشروع. على سبيل المثال، قد تُعوض التكاليف من خلال سبل التوفير التي تحققت عن طريق وقف العمليات اليدوية التي يتم استبدالها بالحل التكنولوجي. في بعض الحالات، قد تكون تكلفة النظام الجديد أقل من تكلفة النظام القديم، مما يؤدي إلى تحقيق التوفير الصافي. وهذا هو أسهل أنواع الأنظمة الجديدة التي يمكن الحصول على التمويل من أجله.

من المحتمل، على المدى القصير، أن يكون النظام الجديد أكبر تكلفة من النظام القديم. يحدث ذلك خاصة في حالة تشغيل النظامين القديم والجديد جنباً إلى جنب قبل التحول بالكامل إلى النظام الجديد. بالإضافة إلى ذلك، غالباً ما تكون هناك تكلفة كبرى تسدد مرة واحدة عند إنشاء النظام الجديد. من المهم بشكل خاص حساب التكلفة التقديرية للمشروع على مدى عمره كله، فضلاً عن سبل التوفير المتوقعة، حين يُرجح أن يتحقق التوفير الصافي على المدى الطويل.

Personal tools

Elections and Technology