تنطوي العديد
من مشروعات التكنولوجيا الانتخابية على موردين خارجيين للسلع والخدمات. هؤلاء
الموردين الخارجيين قد لا تكون لديهم نفس درجة الالتزام بنجاح الحدث الانتخابي كالذي
تتمتع به مؤسسة الإدارة الانتخابية. لذا فإن إدراج ضمانات الأداء في العقود
المبرمة مع الموردين الخارجيين يمكن أن يساعد على تقليل مخاطر استخدام التكنولوجيا
من خلال زيادة التزام الموردين الخارجيين بنجاح المشروع. كما يمكن أيضاً تطبيق ضمانات
الأداء على موظفي المؤسسة لرفع مستوى التزامهم نحو مشروع التكنولوجيا الانتخابية.
قد تشمل ضمانات
الأداء مكافآت الأداء والسندات والشروط الجزائية والدفعات المجدولة.
مكافآت الأداء
هي مبالغ مالية إضافية فوق السعر الأساسي المتفق عليه تُدفع عند استيفاء معايير
الأداء المتفق عليها. وكما هو متوقع لا ينبغي أن تُمنح المكافآت بسهولة، وبغض
النظر عن الأداء. يجب إثبات الأداء المرضي قبل دفع المكافآت. يمكن دفع المكافآت
بمعدلات مختلفة ترتبط بمستويات الأداء المتباينة.
سند الأداء
هو مبلغ مالي يدفعه مورد السلع أو الخدمات مقدماً على أن يتم ردها كلياً أو جزئياً،
عند استيفاء معايير أداء معينة.
الشرط الجزائي
في عقد ما ينص على ضرورة استيفاء معايير الأداء المتفق عليها، وإلا يتم توقيع الشرط
الجزائي. قد يشمل الشرط الجزائي دفع مبلغ مالي من قبل المورد أو مبلغ يتم خصمه من
المبالغ المستحقة للمورد. يُعد اقتطاع مبالغ من المدفوعات المستحقة على الأرجح
أكثر أنواع الشروط الجزائية فعالية.
الدفعات المجدولة
أو المقسطة في مشروع ما هي شكل آخر من أشكال ضمان الأداء. يمكن تسديد المبالغ
المستحقة على دفعات عند إتمام المراحل المتفق عليها، وتعليق الدفعة النهائية حتى
إتمام المشروع بنجاح. يُعد هذا الشكل من أشكال الدفع حافزاً قويا للموردين لتسليم
البضائع في الوقت المحدد ووفقاً للمعايير المتفق عليها.
ينبغي أن
تكون معايير الأداء المستخدمة لتطبيق ضمانات الأداء واضحة وقابلة للقياس. فالمعايير
التي تتسم بالغموض أو التي يصعب قياسها يمكن أن يكون من الصعب أو المستحيل إنفاذها.
لذا سيتحقق المزيد من الفعالية إذا اتفقت جميع الأطراف ذات الصلة على المعايير قبل
بدء المشروع. علاوة على ذلك، ينبغي الحرص على جمع البيانات ذات الصلة لضمان إمكانية
قياس الأداء.
معايير
الأداء يمكن أن تشمل إجراءات الجودة والالتزام بالتوقيت. يجب أن تكون السلع
والخدمات ذات جودة عالية، وأن تُقدم في الوقت المناسب. فالتوقيت له أهمية خاصة حين
يعتمد الحدث الانتخابي على الزمن. لذا فمن المفيد إدراج تدابير الالتزام بالتوقيت
ضمن معايير الأداء لأن قياسها أسهل عموماً من قياس الجودة.
عند إدراج
ضمانات الأداء في العقود، قد يكون من الضروري الاستعانة بالمشورة القانونية للتأكد
من أن الشروط الجزائية يمكن تطبيقها قانوناً.
