إن إدارة شؤون
العاملين هي عملية بالغة التعقيد تتلاءم كثيراً مع الحوسبة. ويمكن استخدام
البرمجيات لأتْمَتة العديد من المهام الروتينية ولتخزين وتتبُّع الطيف الواسع من
البيانات المطلوبة في أي نظام لإدارة شؤون العاملين. وفيما يلي بعض المهام التي
يستطيع هذا النظام أداءها:
- تخزين البيانات المتعلقة بكل موظف
- تخزين وصف لوظيفة كل موظف
- تخزين جداول الرواتب
- المساعدة في عملية التعيين عن طريق
تخزين قوائم بالأشخاص الذين تقدموا بطلبات توظيف وتحديد المتقدمين ذوي
المهارات المناسبة (خاصة في حالة الحاجة إلى تعيين أعداد كبيرة من الموظفين
المؤقتين لأغراض الانتخابات)
- تقديم عروض العمل وإعداد عقود العمل
- تسجيل الوقت الذي يقضيه الموظفون في
العمل
- حساب مستحقات الموظفين، بما في ذلك
الرواتب، ومستحقات العمل الإضافي، وبدلات السفر والإقامة وغيرها من مكافآت
العمل، واستقطاعات الضرائب والمعاشات
- دفع مستحقات الموظفين، بما في ذلك
التحويل التلقائي للأموال إلى الحسابات المصرفية وإصدار الشيكات
- إصدار كشوف حسابات سنوية بالمدفوعات
والاستقطاعات للأغراض الضريبية (وهي معروفة باسم " group certificates" في بعض
البلدان)
- حساب مستحقات الإجازات وتسجيل
الإجازات المأخوذة والإجازات المستحقة
وفي حين أن هناك
العديد من البرامج الجاهزة لأداء هذه المهام، إلا أنه ينبغي توخي الحذر للتأكد من
أن البرنامج المعتمَد يستطيع تلبية احتياجات هيئات إدارة الانتخابات (EMBs) التي غالباً ما تكون
احتياجات معقدة. والأهم من ذلك أن أي برنامج لإدارة شؤون العاملين تستخدمه هيئة من
هيئات إدارة الانتخابات ينبغي أن يكون مرناً بما فيه الكفاية ليشمل تعيين عدد كبير
من الموظفين المؤقتين لأغراض الانتخابات حسب الاقتضاء. وينبغي لمثل هذا النظام
أيضاً أن يسمح بتطبيق أي متطلبات حكومية تتعلق بالمدفوعات والاستقطاعات المرتبطة
بالضرائب ومعاشات التقاعد وغيرها من مكافآت العمل أو الاستقطاعات أو البدلات ذات
الصلة.
