يتوقف نوع نظام الحاسوب الذي يستخدم لمعالجة سجل الناخبين ودرجة تعقيده على :
• حجم تعداد الناخبين (أو عدد السجلات) المراد تخزينها على النظام
• عدد الأنواع المختلفة من البيانات (أو حقول البيانات) المراد تخزينها
• حجم القاعدة الجغرافية المراد استخدامها في النظام (راجع "القاعدة الجغرافية لسجل الناخبين" : / en/et/etl/etl02)
• عدد المعاملات المتوقعة مع البيانات
• ما إذا كان النظام سيُستخدم في حدث واحد، أو ما إذا كان سيتم استخدامه في عمليات التسجيل المستمرة للناخبين
• كيفية إدخال البيانات
• ما إذا كان النظام سيقوم بتخزين السجلات المتقادمة، وكذلك السجلات الحالية (للحفاظ على تاريخ تسجيل الناخبين أو لأغراض التدقيق، على سبيل المثال)
• عدد المستخدمين الذين سيدخلون إلى النظام ومعدل تكرار الدخول
• ما إذا كان النظام سيُستخدم في مكتب واحد، أم في عدة مكاتب مختلفة موزعة جغرافياً
• ما إذا كان يُتوقع من المستخدمين الوصول إلى البيانات على الإنترنت، وما إذا كانوا يتوقعون أن تكون البيانات حديثة
• ما هي المنتجات التي سيخرجها النظام انظر "etl06" [CHECK FILE NAME]
• ما هي الأجهزة التي سيُستخدم عليها النظام
• ما إذا كان سيتم تشغيل النظام على أجهزة حاسوب مستقلة أو عبر شبكة
• كيف سيتم فرز البيانات والتعامل معها
إن النظام الذي صُمم لتلبية احتياجات عدد صغير نسبياً من الناخبين، لاستخدامه في مكتب مركزي صغير ولا تُفرض عليه متطلبات معقدة في المدخلات والمخرجات، سيكون بسيطاً نسبيا. ولكن، حيثما يتعين تسجيل أعداد كبيرة من الناخبين و/أو حيثما تكون هناك حاجة إلى دخول أعداد كبيرة من المستخدمين إلى النظام و/أو في ظل متطلبات معقدة للمدخلات والمخرجات، فلابد من تصميم قاعدة بيانات سجلات الناخبين بعناية وإدارتها على نحو يعظم فعاليتها.
المعالجة على دفعات أو عبر الشبكة
يتمثل أحد القرارات الرئيسية التي يجب اتخاذها فيما يتعلق ببيئة التعامل مع سجلات الناخبين في استخدام المعالجة على دفعات أو المعالجة عبر الشبكة لإدخال البيانات. في ظل أسلوب المعالجة بالدفعات، يتم إدخال البيانات على "دفعات" تتألف من العديد من السجلات (ويمثل كل سجل منهما المعاملات المتصلة بأحد الناخبين)، وتخزينها في ملف بيانات مؤقت. ويتم على فترات منتظمة (غالباً ليلاً عندما يكون نظام الحاسوب في أقل أوقات الطلب عليه) رفع دفعات البيانات إلى ملف البيانات الرئيسي، بحيث تتم إضافة السجلات الجديدة وتحديث السجلات التي تغيرت وحذف السجلات القديمة أو المحفوظة في عملية واحدة .
يُعد أسلوب التعامل على دفعات مفيداً حين تكون أجهزة الحاسوب المتاحة غير قوية أو غير متصلة بشبكة ملائمة للتعامل مع البيانات على الشبكة. مع أسلوب التعامل على دفعات، فإن أية خسارة في أداء النظام نتيجة لتحديث البيانات عادةً ما تحدث ليلاً، عندما يكون الطلب على النظام منخفضاً أو غير موجود. في بعض أنظمة قواعد البيانات، يكون على المستخدمين تسجيل الخروج من قاعدة البيانات قبل معالجة أية تحديثات، مما يجعل من تحديثات الدفعات ليلاً وسيلة مفيدة لتجنب فرض قيود على إنتاجية الموظفين. كما أن المعالجة على دفعات مفيدة أيضاً حيثما يكون النظام موزعاً عبر شبكات مادية مختلفة، بحيث يتم تحديث إصدارات منفصلة من قاعدة البيانات. في هذه الحالات، يُفضل تحديث قاعدة البيانات مرة يومياً بدلاً من تحديث كل قاعدة البيانات في كل مرة يتم فيها تحديث سجل واحد.
أما المعالجة عبر الشبكة فهي عملية يتم فيها استخدام أجهزة الحاسوب القوية، ويتشارك المستخدمون في شبكة قادرة على السماح بالتحديث عبر الشبكة. في هذه الحالة، يتم إدخال البيانات في قاعدة البيانات الحية بدلاً من ملف مؤقت للدفعات. بمجرد تحديث سجل عبر الشبكة، يصبح متاحاً للمستخدمين الآخرين للنظام. تُعد المعالجة عبر الشبكة أكثر ملاءمة للمستخدمين إذ يتم تحديث البيانات باستمرار ولا يتعين عليهم انتظار تحديث الدفعات ليلاً. إلا أن المعالجة عبر الشبكة أكثر صعوبة في التنظيم لأنها تتطلب نظام شبكة معقدة (وعادةً ما تكون باهظة الثمن) لجعلها ممكنة، وخصوصاً حين يكون المستخدمون موزعين جغرافياً. كما ينبغي إيلاء العناية الخاصة عند تصميم قاعدة بيانات لضمان عدم قيام مختلف المستخدمين بتحديث السجل نفسه في نفس الوقت، مما يؤدي إلى احتمال وقوع أخطاء.
من وجهة نظر سهولة الاستخدام، فإن المعالجة عبر الشبكة يوفر للمستخدمين معلومات أكثر حداثة مقارنة بالمعالجة على دفعات. إلا أن المعالجة على دفعات يمكن استخدامها على أنظمة أقل تكلفة ويكون بشكل عام أقل تعقيداً في تصميمه وإدارته من المعالجة عبر الشبكة. في كثير من الحالات، لا يُعد نقص البيانات الحديثة نتيجةً لاستخدام أنظمة الدفعات مشكلة كبيرة.
الأنظمة الموزعة أو المركزية
يمكن استخدام قاعدة بيانات معقدة كسجلات الناخبين بطريقتين: كنظام موزع أو كنظام مركزي.
يمكن استخدام النظام الموزع حين يمتد مستخدمو النظام عبر أكثر من شبكة واحدة. في معظم الحالات، يحدث هذا عندما يكون المستخدمون متباعدون جغرافياً عن بعضهم البعض، مثل المكاتب الإقليمية في مدن مختلفة. في إطار النظام الموزع، يحتفظ كل عنصر من عناصر النظام بنسخة من قاعدة البيانات و(في المعتاد) بمجموعة فرعية من البيانات. على سبيل المثال، في ولاية قضائية ذات ست مناطق مختلفة، يمكن لكل منطقة من المناطق الست الاحتفاظ ببيانات الناخبين المسجلين فقط في تلك المنطقة. حين تنشأ الحاجة إلى تنسيق البيانات الموزعة بين المناطق، يمكن أن يتم ذلك عن طريق التحديث على دفعات (انظر أعلاه).
في ظل النظام المركزي، تُحفظ جميع البيانات في قاعدة بيانات مركزية واحدة يتم الوصول إليها عبر شبكة تربط جميع المكاتب الإقليمية (إن وجدت). بالنظر إلى المثال أعلاه، في ولاية قضائية ذات ست مناطق مختلفة ونظام مركزي، يمكن للمستخدمين في أية منطقة الوصول إلى البيانات المحفوظة في أية منطقة من المناطق. كما أن أية تحديثات ذات تأثير عابر للأقاليم (كانتقال أحد الناخبين من منطقة إلى أخرى، مما يؤدي إلى إنشاء سجل جديد في منطقة ما وحذف سجل حذف في منطقة أخرى) يمكن أن تصبح نافذة المفعول فوراً. أما في النظام الموزع، فإن مثل هذه الآثار العابرة للأقاليم سيكون عليها انتظار إجراء التحديث على دفعات.
تشمل المزايا الرئيسية للنظام الموزع انخفاض التكاليف الناجمة عن الحاجة الأقل إلى الشبكات ذات السعة العالية والعابرة للأقاليم، وتحسين أداء النظام الناجم عن أحجام الملفات الصغيرة، إذ إن كمية البيانات التي يتم التعامل معها في النظام الموزع أقل مما تكون عليه في النظام المركزي.
أما النظام المركزي، رغم كونه أكثر كلفة نظراً إلى أنه يحتاج إلى شبكة ذات سعة أكبر وأحجام أكبر للملفات، إلا أنه ينطوي على ميزة توفير سبل الوصول إلى جميع البيانات لجميع المستخدمين والسماح بالتحديث التلقائي للسجلات في مختلف المناطق.
