نظراً إلى أن
مؤسسات الإدارة الانتخابية تحتاج إلى استخدام العديد من أنظمة الحاسوب، فهي غالباً
ما تحتاج إلى خدمات إدارية مكرسة. تشمل بعض التوصيات المتعلقة بأفضل الممارسات
لإدارة أجهزة الحاسوب :
- تحديد الخدمات التي تحتاج إلى الأتمتة.
- التأكد من أن تكنولوجيا المعلومات تحظى بدعم جميع
أصحاب الشأن والمستخدمين، وأنهم يفهمون دور تكنولوجيا المعلومات في إنجاز العمل.
- تقدير التكاليف الإجمالية بما في ذلك الصيانة
وعقود تطوير برمجيات محددة.
- إعداد جرد كامل لأجهزة الحاسوب وملحقاتها.
- وضع معايير لمكونات وبرمجيات الحاسوب.
- إعداد وثائق واضحة عن جميع الإجراءات التي ينبغي
اتباعها بانتظام لتشغيل أنظمة الحاسوب وللحفاظ عليها والأجهزة الطرفية.
- رصد الامتثال لسياسات تكنولوجيا المعلومات المحددة.
- إعداد أدلة المستخدم والوثائق لدعم أنظمة الحاسوب،
بحيث يتمكن الموظفون الجدد الذين يحتاجون إلى استخدام النظام من التعامل معه بسرعة
في وقت قصير.
- التخطيط لاستبدال أنظمة الحاسوب.
- تقييم خبرات الموظفين اللازمة لتطوير وتنفيذ
وتشغيل وصيانة أنظمة الحاسوب.
- نظيم برنامج للتدريب المستمر كي يتمكن الموظفون
على الدوام من مجاراة العصر.
- تنظيم دورات تدريب للمستخدمين بحسب الحاجة.
- تقييم المخاطر الأمنية لأنظمة الحاسوب، وتثبيت برامج
جدار الحماية وبرامج مكافحة الفيروسات وضمان تحديث برمجيات الأمن بانتظام.
- تطوير الإجراءات الأمنية بما في ذلك السيطرة على إمكانية
الدخول إلى الأنظمة والإجراءات الاحتياطية وخطط التعافي من الكوارث.
ورغم كل ذلك،
فالأمر يتوقف على حجم وميزانية مؤسسة الإدارة الانتخابية إذ قد يكون أكثر ملاءمة
وأقل تكلفة أن تقوم شركات الخدمات في القطاع الخاص بأداء بعض هذه المهام، بحيث
يمكن أن تتحمل مؤسسة الإدارة الانتخابية تكلفة الاستعانة بخبراء على درجة عالية من
التخصص دون تكبد التكلفة الكاملة لتعيين خبير على نحو ثابت.
يتوقف الأمر على
منصة الحاسوب المستعملة، فهناك برمجيات متخصصة يمكن استخدامها لرصد وإدارة أنظمة
الحاسوب في مؤسسات الإدارة الانتخابية. تستطيع هذه البرمجيات إجراء عمليات التشخيص،
وتحليل وتقديم التقارير عن أداء النظام وتوافر النظام، كما يمكنها تحديد ما إذا
كانت هناك أية مشكلات يتعين معالجتها. مع زيادة الطلب على أنظمة الحاسوب، يكتسب رصد
أداء النظام أهمية أكبر، إذ يمكن لهذا الرصد تحديد مدى الحاجة إلى تحديث أو تعديل
قدرة النظام على تلبية الطلب الأكبر.
إذا قررت
مؤسسة الإدارة الانتخابية الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة أنظمة الحاسوب لديها، فلابد
من تحديد علاقاتها بالموردين من خلال عقود تُصاغ بعناية، مع رصد تنفيذها بانتظام
لتقليل المخاطر التي ينطوي عليها الاعتماد على طرف ثالث لتولي خدمات التكنولوجيا.
اعتبارات أخرى
إن أنظمة
الحاسوب معقدة، كما أن عدد المهام المختلفة التي ينطوي عليها تطوير وتنفيذ هذه
الأنظمة يجعل من إدارة أنظمة الحاسوب عنصراً هاماً من عناصر إدارة التكنولوجيا.
يعتمد الأمر على
حجم مؤسسة الإدارة الانتخابية، إلا أنه من المستحسن إنشاء إدارة لأنظمة الحاسوب
بمؤسسة الإدارة الانتخابية ورسم استراتيجية عامة لتكنولوجيا المعلومات. سيضمن ذلك
اتباع نهج ثابت في إدارة التكنولوجيا في جميع أنحاء مؤسسة الإدارة الانتخابية وكذلك
سيضمن إلمام مسؤولي النظام بالسياق العام الذي يوجد به نظام بعينه.
تعتمد جميع
جوانب تكنولوجيا الحاسوب على مكوناته. نتيجةً لذلك، فإن إدارة مكونات الحاسوب تُعد
جزءاً مهماً من تنفيذ التكنولوجيا. تشمل المكونات المعتادة ما يلي :
- أجهزة الحاسوب الشخصية (المتصلة
بشبكة أو المستقلة)
- خوادم الشبكة
- وسائط التخزين الاحتياطي
- الطابعات
- ماكينات تصوير الوثائق
- ملحقات الحاسوب الطرفية
- معدات التصويت
- الماسحات الضوئية
- معدات الاتصالات
في أفضل
الحالات، يتم شراء مكونات الحاسوب وفقاً للاستراتيجية العامة لتكنولوجيا المعلومات
بالمؤسسة. والمكونات التي تورد من جهات التصنيع أو الموردين المشتركين يُرجح أن
تكون متوافقة مع بعضها البعض عما لو تمت الاستعانة بمجموعة من الموردين والمصنعين.
ويمكن أن تُستخدم
سجلات الأصول لإحصاء مكونات الحاسوب. فشريط الباركود الذي يُوضع على مكونات
الحاسوب والذي يُقرأ بواسطة قارئات الباركود يُعتبر وسيلة مفيدة للتفتيش على
الأصول.
إن التعامل
مع جميع عناصر الحاسوب من خلال برنامج موثق للصيانة ومواعيد ثابتة للصيانة والتفتيش
من قبل الفنيين المدربين يمكن أن يكون وسيلة فعالة لضمان استمرار عمل الأجهزة على
النحو الصحيح.
تكتسب إدارة الخوادم
أهمية خاصة. نظراً إلى أن الأنظمة المتصلة بالشبكات تعتمد على سلاسة تشغيل الخوادم،
فإن لبناء أنظمة الخوادم الموثوق بها الأولوية الرئيسية على الأرجح. تشمل أنظمة الخوادم
بصفة عامة مجموعة من الطرق الاحتياطية لضمان تقليل وقت تعطل الشبكة إلى الحد
الأدنى أو القضاء عليه، وإعداد نسخ احتياطية من البيانات بانتظام. تشمل هذه
الأساليب استخدام بطاريات للخوادم (أو 'مزارع الخوادم') حيث توجد نسخ متطابقة مع
البيانات على أقراص صلبة وأجهزة حاسوب مختلفة، وطرق كابلات بديلة تربط بين محطات
العمل والخوادم.
