يمكن أن يكون الهاتف جزءاً هاماً من
استراتيجية مؤسسة الإدارة الانتخابية في الوصول إلى الناخبين.
مراكز الاتصال الهاتفي
أثناء الحدث الانتخابي، يمكن
الاستعانة بفرق من الناس للعمل في مراكز الاتصال الهاتفي بهدف التعامل مع أعداد
كبيرة من المكالمات من الجمهور. يمكن استخدام أنظمة الاستعلام في قواعد البيانات
من قبل مراكز الاتصال لتمكين الموظفين المؤقتين من التعامل مع الاستفسارات المعقدة
نسبياً، وإنشاء سجلات بعدد ونوع المكالمات.
يمكن استخدام أرقام محلية للاتصال
مجاناً أو بتكلفة منخفضة والإعلان عنها على نطاق واسع. هذه الأرقام التي يسهل تذكرها
تمكن الجمهور من الاتصال بمراكز الاتصال من أي مكان في البلاد مجاناً أو بأقل قدر
من التكلفة، على أن تتحمل الهيئة الانتخابية تكلفة المكالمات.
الخدمات المسجلة
مسبقاً بلمس الأزرار
خطوط
المعلومات عبر الهاتف يمكن أيضاً أن تكون آلية (وتُسمى أحيانا بالخدمات بلمس
الأزرار)، بحيث يستطيع المتصلون الاستماع إلى المكالمات المسجلة مسبقاً. يمكن عرض قوائم
المعلومات للمتصلين، الذين يمكنهم تحديد العناصر التي يريدونها من القائمة بالضغط
على الأرقام على لوحة المفاتيح. يعمل هذا النظام على تقليل عدد الموظفين اللازمين للرد
على المكالمات الهاتفية ويضمن اتساق المعلومات المقدمة. وعادةً ما يعطى الخيار للمتصل
للتحدث إلى أحد الموظفين إذا لم يكن راضياً عن الرسائل المسجلة. هذا الأسلوب يفيد
بشكل خاص عند استقبال أعداد كبيرة من المكالمات الواردة وعندما تنحصر استفسارات المتصلين
في مجموعة أسئلة يمكن التنبؤ بها.
ازداد إقبال
المؤسسات الحكومية والتجارية على استخدام خطوط المعلومات المسجلة مسبقاً عبر الهاتف
بشكل ملحوظ في العديد من البلدان في التسعينيات، في كثير من الأحيان، بدافع خفض
التكاليف عن طريق خفض عدد موظفي الهاتف. غير أنها لاقت قدراً كبيراً من الانتقادات
من قبل المستخدمين الذين يفضلون التعامل مع "أناس حقيقيين" بدلاً من الرسائل
المسجلة مسبقاً. هذه الانتقادات تجد مبرراً لها، حين يضطر المستخدمون إلى المرور
عبر مجموعة محيرة من القوائم والقوائم الفرعية قبل أن يتمكنوا من الوصول إلى
المعلومات التي يريدونها أو أن يُمنحوا خيار التحدث إلى موظف. لتجنب هذا النوع من
النقد، يمكن لمؤسسة الإدارة الانتخابية – عند دراسة إدخال الرسائل المسجلة مسبقاً،
الحرص على أن تكون القوائم بسيطة ومباشرة وتوفير خيار التحدث إلى أحد الموظفين في
وقت مبكر من هيكل القائمة.
خدمات الهاتف
خارج الفترات الانتخابية
خارج فترة
الحدث الانتخابي، حين يُرجح أن ينخفض عدد المتصلين بمؤسسة الإدارة الانتخابية إلى
حد كبير، قد لا تكون هناك حاجة إلى مركز اتصالات متخصص أو خط للمعلومات المسجلة مسبقاً.
ومع ذلك، قد يظل الهاتف مصدراً هاماً للاتصال بين مؤسسة الإدارة الانتخابية
والجمهور. لذا ربما تود مؤسسة الإدارة الانتخابية ضمان الحفاظ على خدمة إيصال
المعلومات عبر الهاتف بحيث تظل قادرة على الاستجابة مع العدد المتوقع من
المكالمات، مما قد ينطوي ببساطة على تكليف أحد الموظفين الدائمين بمهمة الهاتف.
تكنولوجيا
الهاتف "الذكي"
سواء أثناء أو
خارج فترة الحدث الانتخابي، يمكن لخدمات الاستعلامات الهاتفية الاستفادة من الوظائف
"الذكية" المختلفة المتاحة الآن في تكنولوجيا الهاتف. فتكنولوجيا
التحويل التلقائي للمكالمة تضمن أن الطالب لن يحصل على إشارة "انشغال الخط"
أبداً. بدلاً من ذلك، يمكن توجيه المكالمات الواردة التالية إلى الموظف المتاح. في
حالة مؤسسة الإدارة الانتخابية ذات المكاتب العديدة التي يُرجح أنها تنتشر في عدة
مناطق، يمكن استخدام تكنولوجيا إعادة التوجيه التلقائي للمكالمة لتحويل المكالمة إلى
الموظف المتاح في أي مكتب كان. يتيح ذلك توزيع أعباء العمل عبر مختلف المكاتب،
وتخفيف الضغوط عن مكتب يعاني من كثرة أعباء العمل مع ضمان إجابة مكالمات العملاء
على الفور.
وظائف الهاتف
الأخرى "الذكية" التي يمكن استخدامها من قبل مؤسسة الإدارة الانتخابية
تشمل ماكينات الرد على المكالمات وتحويل المكالمات وخاصية الانتظار. يمكن لهيئة
الهاتف المحلية تقديم المشورة بشأن وظائف الهاتف المتوافرة.
كما أن مجموعة
الخدمات الجديدة التي أصبحت متاحة على شبكات الهاتف النقال، مثل الوصول إلى
الإنترنت وخدمات البريد الإلكتروني تعمل على تحسين الاتصالات إلى حد كبير في الأماكن
المعزولة.
خدمات
الترجمة الفورية عبر الهاتف
يمكن استخدام
الهاتف لتوفير خدمات الترجمة الفورية في بعض البلدان. تتيح هذه الخدمة للشخص الاتصال
برقم معين وطلب التحدث إلى شخص بلغة معينة. تقوم خدمة الترجمة الفورية بإيصال
المتصل بمترجم يتحدث تلك اللغة. قد يكون المترجم قادراً على الرد على المكالمة
بنفسه (ويمكن أن يُزود بمعلومات لهذا الغرض من قبل وكالة تقديم هذه الخدمة)، أو قد
تبدأ مكالمة جماعية تضم المتصل، المترجم ، وشخص من الوكالة القادرة على الإجابة
على الاستفسار.
يمكن لمؤسسة الإدارة
الانتخابية الاستفادة من خدمات الترجمة الفورية لإكمال خدمة خط المعلومات عبر الهاتف.
ويمكن إدراج رقم هاتف خدمة الترجمة الفورية على المواد التي تنشرها مؤسسة الإدارة
الانتخابية، مرفقة بتعليمات الاتصال بالرقم للمزيد من المعلومات بعدد من اللغات.
