تتمثل طريقة
أخرى لتقليل مخاطر استخدام التكنولوجيا في وجود سياسات واضحة بشأن تحديد تلك المعلومات
التي سيتم نشرها على الملأ، وتلك التي ستظل سرية من بين ما تحتفظ بها مؤسسة الإدارة
الانتخابية من معلومات.
الكثير من استخدامات
التكنولوجيا تفيد فقط بقدر ما للبيانات التي تحويها من جودة. ويكتسب ذلك أهمية خاصة
بالنسبة للتكنولوجيا الانتخابية، حيث تكون البيانات المستخدمة في كثير من الأحيان هي
البيانات الشخصية للناخبين، فضلاً عن بيانات التصويت.
ولكي تكون البيانات
الانتخابية دقيقة، يجب أن يكون الأشخاص الذين يقدمون البيانات على ثقة من أن
بياناتهم الشخصية آمنة وأن أية بيانات حساسة ستظل سرية. من ناحية أخرى، أولئك
الذين يعتمدون على البيانات الانتخابية، كالمرشحين والأحزاب وهيئات مراقبة
الانتخابات، يجب أن يكونوا واثقين من أن البيانات حقيقية، لذا من المستحب السماح
بقدر معين من المراقبة العامة.
يجب تلبية هذه
الاحتياجات المتنافسة من حيث الخصوصية بالنسبة لبيانات الأفراد والشفافية بالنسبة
للبيانات الانتخابية الرئيسية كي تتقلص مخاطر جميع الأطراف المعنية.
الالتزام بمعايير
الخصوصية
يمكن لمؤسسة الإدارة
الانتخابية وضع المعايير المدونة والواضحة للخصوصية وإتاحتها للجمهور. هذه
المعايير يمكن أن تحدد :
- أي المعلومات الشخصية يتم تسجيلها وتخزينها من قبل
مؤسسة الإدارة الانتخابية
- أي أنواع المعلومات الشخصية يمكن إتاحتها للجمهور
(كالأسماء والعناوين)
- أي أنواع المعلومات الشخصية ليست متاحة للجمهور (كتواريخ
الميلاد، وأرقام بطاقات الهوية، الخ)
- ما إذا كانت أية معلومات شخصية غير متاحة للجمهور
تُتاح لهيئات مختارة (كهيئات إنفاذ القانون ووكالات الضمان الاجتماعي وهيئات
البحوث الطبية)
- ما إذا كانت أية معلومات شخصية يتم توفيرها للمرشحين
والأحزاب السياسية أو أعضاء البرلمان
- ما إذا كان الشخص لديه الحق في تقديم طلب للحصول
على أية معلومات شخصية غير معلنة (كعنوان شخص ما يعتبر نشر عنوانه تهديداً لسلامته،
أو سلامة أفراد أسرته)
- ما إذا كان الشخص لديه الحق في التقدم بطلب لعرض
معلوماته الخاصة ومن ثم تعديل أي من المعلومات التي قد تكون غير صحيحة
في الكثير من
البلدان، تُطبق قوانين الخصوصية القائمة على البيانات الانتخابية. ولكن، في حالة
عدم وجود قوانين للخصوصية معمول بها، يجوز لمؤسسة الإدارة الانتخابية اتباع قواعد الخصوصية
الاختيارية الخاصة بها.
الحفاظ على
توافر المعلومات
بينما تحتاج
مؤسسة الإدارة الانتخابية إلى التأكد من أن المعلومات الشخصية الحساسة ستظل سرية، إلا
إنها بحاجة أيضاً إلى أن تكون لديها سياسة واضحة تحدد أي المعلومات التي تحتفظ بها
ستكون متاحة للجمهور. إتاحة المعلومات للجمهور هو جزء هام لضمان شفافية العملية
الانتخابية وخضوعها للرقابة العامة. والشفافية تساعد على بناء الثقة في العملية
الانتخابية عموماً.
وكما هو
الحال مع سياسة الخصوصية بالمؤسسة، فإن سياسة الكشف يمكن أن تحدد بوضوح أي المعلومات
يجب أن تتاح للجمهور، وما يجب القيام به للوصول إلى مثل هذه المعلومات. إن قائمة أنواع
المعلومات التي يمكن لمؤسسة الإدارة الانتخابية إتاحتها طويلة، ويمكن أن تشمل كل
شيء بدءاً من تلك المعلومات التي تُعتبر غير حساسة، مثل بيانات شخصية معينة، إلى وثائق
العمل الداخلية الحساسة، مثل تقديم المشورة للحكومة.
بعض أنواع
المعلومات التي يمكن في المعتاد إتاحتها للجمهور:
- بيانات القوائم الانتخابية (بما في ذلك الأسماء
والعناوين والدوائر الانتخابية)، باستثناء البيانات الشخصية الخاصة
- نتائج الانتخابات (بما في ذلك بيانات التصويت على
جميع مستويات الفرز الخاصة بجميع الانتخابات الأخيرة)
- قوائم أماكن الاقتراع
- القوانين والسياسات والإجراءات والإرشادات الانتخابية
- قائمة بمسؤولي مؤسسة الإدارة الانتخابية
- إقرارات الكشف السياسي
بعض البلدان تطبق
قوانين حرية المعلومات التي قد تتطلب أن تقوم مؤسسة الإدارة الانتخابية بإتاحة أنواع
محددة من المعلومات للجمهور، ولكن حيثما لا تُطبق قوانين حرية المعلومات، قد يكون
على مؤسسة الإدارة الانتخابية وضع إجراءاتها الاختيارية.
يمكن استخدام
التكنولوجيا لتسهيل توافر المعلومات. على وجه الخصوص، حيثما تُتاح كميات كبيرة من
البيانات، قد يكون أكثر ملاءمة وأكثر فائدة أن يتم توفيرها في شكل إلكتروني. يمكن
الحصول على هذه المعلومات عبر مواقع الإنترنت الخاصة بمؤسسة الإدارة الانتخابية،
أو على أقراص مدمجة، على سبيل المثال.
