حيثما يتم
تحميل برنامج ما على عدد من أجهزة الحاسوب في المؤسسة، يُفضل أن يُستخدم نفس الإصدار
من البرنامج. فاستخدام إصدار مشترك يضمن إمكانية التشارك في مختلف الملفات كوثائق
معالجة النصوص وجداول البيانات وملفات البيانات والبريد الإلكتروني بين الموظفين
في مختلف المواقع من دون أية مخاوف حول تحويل البيانات أو عدم القدرة على قراءة
ملفات الآخرين.
أما السبيل إلى
تحقيق هذه القواسم المشتركة في إطار مؤسسة ما، لاسيما مؤسسة كبرى، هو إنشاء مكتبة برمجيات
بالنظام والتحكم في توزيعات هذه البرمجيات من خلال عملية موثقة.
تهدف هذه العملية
بشكل خاص إلى تتبع الإصدارات المختلفة من برنامج ما. يتم تحديث البرنامج بانتظام،
في المتوسط كل سنتين إلى ثلاث سنوات. بين التحديثات الكبرى، يمكن إصدار بعض
التحديثات المصغرة أو "حزم الخدمات"، التي تهدف أساساً إلى تصحيح
المشكلات أو الأخطاء. من المهم إدارة هذه العملية، والمعروفة باسم "التحكم في
الإصدار"، لضمان أن كافة المستخدمين لديهم نفس الإصدار من البرنامج. إذا كان
لدى المستخدمين إصدارات مختلفة، قد تنشأ مشكلات التوافق، حتى في داخل البرنامج
نفسه، فتكون الملفات التي أنشئت في إصدار ما غير متوافقة مع تلك التي أنشئت في
إصدار آخر.
أكثر الطرق
فعالية لإدارة التحكم في الإصدار، هو منع إمكانية تحديث المستخدمين للبرمجيات أو
تثبيت برامج جديدة بأنفسهم. ثم يجب أن يتم تحديث البرمجيات بناء على تعليمات
مسؤولي النظام بطريقة يمكن السيطرة عليها وفقاً لخطة استراتيجية التكنولوجيا الموثقة.
يثير ذلك
مسألة توقيت تحديث البرنامج إلى الإصدار الجديد.
