إن النظام
الانتخابي المعمول به والتشريعات التمكينية في كل مقاطعة قضائية ستحدد إلى حد بعيد
أي البيانات يجب أن تكون مدرجة في سجلات الناخبين والأغراض من سجلات الناخبين.
إن التأهل أو
عدم التأهل لتسجيل الناخبين عموماً يحدده التشريع. تشمل طلبات التسجيل عادةً
الخطوات التي يتعين على مقدم الطلب أن يتخذها لإثبات الأهلية للتسجيل. قد تضم هذه
الخطوات استكمال استمارة البيانات الشخصية، وإقراراً بالأهلية، وإثبات الأهلية عن
طريق تزويد ممثلي مؤسسة الإدارة الانتخابية بوثائق إثبات الهوية ذات الصلة، كشهادات
الميلاد وجوازات السفر، وثائق الهجرة أو إقرار شهود معترف بهم في حالة تعذر تقديم إثبات
الهوية لسبب مقبول.
عادة ما يحدد
التشريع الانتخابي كيفية تعريف الدائرة انتخابية. قد يتطلب ذلك أن يشمل سجل
الناخبين البيانات الجغرافية للناخبين لضمان أن يتم تسجيل الناخب للتصويت في
الدائرة الانتخابية التابع لها عنوان سكنه.
مرة أخرى، تشير
هذه الاشتراطات إلى أنه يُستحسن التقاط بيانات سجل الناخبين ومعالجتها إلكترونياً.
كما يُنتظر
أيضاً أن يشير التشريع الانتخابي المطبق إلى كيفية استخدام سجلات الناخبين في
عملية التصويت. في معظم الحالات، يُستخدم سجل الناخبين في أماكن التصويت ومكاتب مؤسسة
الإدارة الانتخابية لتحديد حق الشخص في التصويت، وبالتالي يجب أن يكون مناسباً
لأغراض التصويت. يعني ذلك أن نسخاً من المعلومات ذات الصلة المخزنة في سجلات
الناخبين تتوافر، على سبيل المثال، في صورة قائمة ورقية مطبوعة مرتبة بالترتيب
منطقي، بحيث يمكن العثور بسهولة على معلومات الناخبين، أو في صورة قائمة إلكترونية
يمكن الدخول إليها بواسطة الحاسوب. وفي كلتا الحالتين، ثمة حاجة إلى التقاط بيانات
سجلات الناخبين والتعامل معها إلكترونياً.
كما أن اشتراط
تسجيل إدلاء الناخب المسجل بصوته يؤثر أيضاً على تصميم قاعدة بيانات سجلات
الناخبين، وعلى كيفية استخدامها.
بيانات
الناخب التي سيتم التقاطها ومعالجتها إلكترونياً تحددها اشتراطات إضافية كالحاجة إلى
تجميع لوائح رئيسية للناخبين لغرض تحديد حالات تكرار التصويت، أو حالات الامتناع
عن التصويت في حالة أنظمة التصويت الإجباري.
