يُعد البريد
المباشر التلقائي وسيلة أخرى يمكن لمؤسسة الإدارة الانتخابية بواسطتها استخدام
التكنولوجيا للوصول إلى الناخبين.
أصبح البريد
المباشر التلقائي ممكناً بفضل التخزين الإلكتروني لبيانات الاسم والعنوان في قواعد
البيانات و/أو جداول البيانات. بعد ذلك يمكن استخدام برمجيات معالجة النصوص أو
برمجيات قواعد البيانات لطباعة البريد الشخصي لأولئك المدرجة أسماؤهم في قائمة البريد
الإلكترونية.
من خلال فرز
البيانات وفقاً لحقول محددة، يمكن تخصيص البريد المباشر وتوجيهه إلى كل مستلم. على
سبيل المثال، في حالة إعادة رسم الحدود الانتخابية، يمكن لمؤسسة الإدارة
الانتخابية استخدام قاعدة بيانات تسجيل الناخبين لكتابة الرسائل الشخصية لجميع
الناخبين المسجلين والذين تغيرت دوائرهم الانتخابية، وإطلاعهم على مناطقهم الجديدة.
يمكن تغيير محتوى
البريد المباشر التلقائي وفقاً لمعايير يحددها المستخدم. في المثال أعلاه، تم
تخصيص البريد المباشر للإشارة إلى الدائرة الانتخابية لكل ناخب. في حالات أخرى،
يمكن تغير نص الرسائل لتأخذ في الاعتبار الظروف الخاصة باستخدام البيانات الواردة
في قاعدة بيانات القوائم البريدية. على سبيل المثال، تفاصيل معايير التسجيل الانتخابي
الخاص التي تنطبق على الحالات الفردية قد تختلف في كل خطاب وفقاً لفئة تسجيل كل ناخب
المحددة في قاعدة البيانات.
عادةً ما
يكون عملياً لمؤسسة الإدارة الانتخابية أن تقوم بطباعة كميات صغيرة من رسائل
البريد المباشر داخل المؤسسة. ولكن عند الحاجة إلى طباعة عدة مئات أو آلاف من
الرسائل، غالباً يكون من الأفضل تكليف إحدى المؤسسات البريدية بالمهمة. في هذه الحالة
يكون من الممكن عموماً تزويد المؤسسة البريدية العامة بقاعدة البيانات ذات الصلة،
والوثائق الرئيسية للدمج البريدي على قرص أو عن طريق البريد الإلكتروني مع تعليمات
حول كيفية إجراء الدمج البريدي. حينئذٍ ستكون المؤسسة البريدية قادرة على طباعة الرسائل
باستخدام البيانات الرقمية لمؤسسة الإدارة الانتخابية. في هذه الحالة، يجدر بمؤسسة
الإدارة الانتخابية التحقق من النسخة التجريبية للبيانات المدمجة قبل الشروع في الطباعة
وإرسال الخطابات لضمان أن كل شيء صحيح.
بعض المؤسسات
البريدية تستطيع إضافة القيمة إلى البريد المباشر التلقائي عن طريق إرسال عدة مرفقات
أو ملاحق مع رسائل البريد المدمج. قد يشمل ذلك مجرد ملحق ثابت مع الرسالة أو، في
حالة الإجراءات الأكثر تعقيداً، يمكن وضع رموز على رسائل معينة كي تلقى ملحقات خاصة.
على سبيل المثال، حين ترغب مؤسسة الإدارة الانتخابية في إرسال ملاحق مختلفة تستهدف
الناخبين المسجلين في دوائر انتخابية معينة، يمكن للمؤسسة البريدية الاعتماد على
عملية إدراج محوسبة لإدراج الملحق المحدد لكل ناخب في دائرة انتخابية ما.
.
