يمكن استخدام التكنولوجيا لتوفير نطاق عريض من المعلومات للأحزاب والمرشحين.
معلومات من سجلات الناخبين
تشترط الكثير من البلدان أن تقوم مؤسسة الإدارة الانتخابية بتقديم معلومات من سجلات الناخبين إلى الأحزاب المسجلة والأعضاء المنتخبين في البرلمان و/أو المرشحين في الانتخابات. حيثما يكون هناك سجل محوسب للناخبين، تُعد هذه عملية بسيطة نسبياً.
يمكن تقديم البيانات من سجلات الناخبين إلى الأحزاب والأعضاء والمرشحين في صورة ورقية أو إلكترونية. ولأن العديد من سجلات الناخبين قد يضم أسماء كثيرة، فإن هذه السجلات قد تكون كبيرة جداً، مما يجعل البدائل المطبوعة على الورق أو الميكروفيش ضخمة ومكلفة في إنتاجها. أما النماذج الإلكترونية لسجلات الناخبين فهي عادةً أرخص وأسهل في إنتاجها. قد تشمل النماذج الإلكترونية نسخاً مكتوبة على قرص مرن أو قرص مدمج أو شريط ممغنط، أو نسخاً مرسلة عن طريق البريد الإلكتروني أو قابلة للتنزيل من الإنترنت.
نظراً إلى أن سجلات الناخبين عادةً ما تحتوي على البيانات الشخصية، فهي غالباً تخضع لقيود تتعلق بالخصوصية. وعلى مؤسسات الإدارة الانتخابية التأكد من أن المعلومات المقدمة من سجلات الناخبين للأحزاب أو أعضاء أو المرشحين ستُقدم وفقاً للتشريعات والإرشادات ذات الصلة وأنها تتمتع بالحماية ضد الوصول غير المصرح به أو إساءة الاستخدام.
قد تعتمد الصورة التي تُقدم بها البيانات الإلكترونية إلى الأحزاب والأعضاء والمرشحين على الحاجة المحددة للبيانات، وكمية البيانات المقدمة، ودرجة الوعي التكنولوجي لدى المستخدمين.
يمكن تقديم البيانات بنسق text ، ASCI و Rich Text Format rtf التي يمكن قراءتها ليس فقط من جانب جميع حزم برمجيات معالجة النصوص الأوسع استخداماً ولكن أيضا من جانب أنواع أخرى من البرامج. ولكن في الكثير من الأحيان يتم تقديم البيانات بنسق ملفات معالجة النصوص أو جداول البيانات أو قاعدة بيانات ذات الملكية الخاصة مما قد يمكن أو لا يمكن من قراءتها من قبل حزم برمجيات المستخدمين. إن أمكن، فمن المستحسن تقديم البيانات بمجموعة من التنسيقات لتلائم احتياجات مختلف المستخدمين.
بالإضافة إلى توفير بيانات سجل الناخبين على هيئة قائمة بسيطة، قد يكون أيضاً من المرغوب فيه (أو من شروط السياسة أو التشريع) توفير مجموعة من البرامج التي تعمل جنباً إلى جنب مع برنامج البيانات للعمل في إطار أحد أنظمة التشغيل المستخدمة على نطاق واسع والتي يمكن استخدامها بمفردها على الحاسوب والاستغناء عن البرامج الإضافية. مثل هذه المجموعة يمكن أن تشمل وظائف قواعد البيانات المختلفة، بما في ذلك القدرة على البحث وعرض وطباعة البيانات على أساس مجموعة من المعايير.
المراسلات العامة
يمكن استخدام التكنولوجيا أيضاً في المراسلات العامة مع الأحزاب السياسية والمرشحين. فمن الممكن الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني والفاكسات للاتصال بالأحزاب والمرشحين بسرعة، وجملةً إذا لزم الأمر. عند التقاط بيانات الحزب والمرشح إلكترونياً، يمكن استخدام برمجيات دمج المراسلات في قواعد البيانات وأنظمة معالجات النصوص لإرسال رسائل عامة أو مخصصة للأحزاب والمرشحين.
