يمكن استخدام التكنولوجيا للمساعدة في
إدارة هيئات إدارة الانتخابات (EMBs). ويمكن استخدام العديد من منتجات برامج الحاسوب المتوفرة في
مجموعات أتْمَتة المكاتب لأغراض إدارة المؤسسات.
وتشتمل أنواع عمليات إدارة المؤسسات
التي يمكن أن تستفيد من تطبيق التكنولوجيا على:
- عمليات التخطيط الداخلي، مثل التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي
- إدارة المشروعات
- إدارة شؤون العاملين، بما في ذلك التوظيف والحفاظ على سجلات
العاملين ودفع رواتب العاملين
- أنظمة الإدارة المالية، وتشمل إعداد التقديرات والميزانيات،
ومراقبة النفقات، والإبلاغ المالي، ومراجعة الحسابات
- إدارة الإمداد والمخزون، بما في ذلك المشتريات، وإدارة العقود،
ومراقبة المخزون، ومراقبة المستودعات/التوزيع، ومراقبة النقل
- رصد وإدارة النظم الحاسوبية
من الناحية المثالية يمكن الربط بين
مختلف نظم إدارة المؤسسات لتوفير نظام شامل لإدارة الانتخابات. ويمكن ربط نظم
التخطيط بنظم إدارة المشروعات لضمان أن المشروعات تتماشى مع الخطط الاستراتيجية
والتشغيلية ذات الصلة. وتؤثر نظم إدارة المشروعات بدورها على نظم إدارة العاملين
وإدارة المواد والنظم المالية. ويمكن ربط أنظمة البرمجيات المستخدمة في إدارة
الإمداد والمخزون بنظم الإدارة المالية ذات الصلة للتنسيق بين عمليات وضع
التقديرات وإعداد الميزانيات ودفع المستحقات. وبالتالي يمكن ربط هذه النظم بنظام
إدارة العاملين لتوفير نظام شامل يضم جميع جوانب عملية إدارة الانتخابات.
وينبغي للنظم التي يتم الربط بينها
بهذه الطريقة أن تضمن السير السلس لعملية الانتخابات، حيث يتم تعيين وتجهيز
العاملين بشكل يتيح لهم أداء مهامهم على الوجه الصحيح.
وهناك عدة منتجات برامج يمكن أن تساعد
أية هيئة من هيئات إدارة الانتخابات في تنفيذ عمليات التخطيط الداخلي. إذ يمكن
استخدام البرامج المدروسة لتسهيل التخطيط الاستراتيجي على مستوي أعلى، مما يساعد
على تحديد الغايات والأهداف والرؤى. كما يمكن استخدام البرامج لإجراء التخطيط
التشغيلي بصورة أكثر واقعية، وكذلك أكثر تحديداً وأكثر تفصيلاً، بما في ذلك تحديد
المهام ووضع مؤشرات الأداء.
ويمكن استخدام البرمجيات أيضاً لإدخال
المهام في التقاويم، مما يسمح بجدولة المهام، ووضع الجداول الزمنية جنباً إلى جنب
مع المواعيد النهائية والإنذار المسبق والمعلومات عن الاجتماعات، وإبلاغ المواعيد
الحاسمة تلقائياً إلى جميع الموظفين المعنيين.
